Bruidswarenhuis
Wie een zaal boekt, boekt meteen een heleboel mee: een vergunning die er al ligt, een keuken die klaarstaat, tafels en stoelen die er al staan, een toilet voor honderd man en een plan voor als het regent. Trouwen thuis of in de tuin betekent dat niemand van dat alles al geregeld heeft. Het gebouwblok in jullie dossier staat er dan niet voor niets een stuk leger bij dan bij een bruidspaar dat een landgoed huurt. Dat is geen gebrek, het is een ander soort werk: in plaats van één leverancier kiezen zetten jullie zelf de blokken neer die bij een normale locatie al inbegrepen zitten.
De eerste vraag die opgelost moet zijn voordat er iets anders gebeurt, is de gemeente. Niet omdat de gemeente feestjes verbiedt, maar omdat een tuinfeest met muziek na tien uur, een tent op eigen terrein of gasten die auto's langs de straat parkeren, in de meeste gemeenten aan regels gebonden is die per gemeente verschillen. De ene gemeente vraagt een melding, de andere een vergunning, een derde niets zolang je onder een bepaald aantal gasten blijft. Zet dit blok als eerste in je dossier en vraag het gewoon op bij de gemeente zelf; giswerk hierover kost je achteraf meer tijd dan het opbellen zelf.
Daarna komt de tent, en dat is het onderdeel waar de meeste stellen op vastlopen omdat ze denken dat het om één beslissing gaat terwijl het om drie gaat: het tentdoek zelf, de vloer eronder en de verwarming of koeling. Een tuin van vijftig gasten in juni kan zonder zijwanden, een tuin van tachtig gasten in oktober niet zonder verwarming en een stevige vloer, want gras wordt na een paar uur regen en dansen een modderveld. Vraag bij de verhuurder niet alleen naar de huurprijs van het doek maar naar de complete opstelling: vloer, verlichting, verwarming en het op- en afbouwen zijn vaak losse posten die samen het echte bedrag vormen. Zet die drie als apart blok in het budget, ook als je de tent bij één partij huurt, zodat je ziet wat elk onderdeel kost en wanneer het betaald moet worden.
Wat bij een zaal automatisch mee komt en bij een tuin niet, is sanitair. Twee toiletten in huis zijn voor tien gasten genoeg en voor tachtig gasten volstrekt niet. Een sanitairwagen huren is dan geen luxe maar een noodzaak, en dat geldt ook voor stroom: een geluidsinstallatie, koelkasten voor de catering en verlichting bij avond trekken samen vaak meer dan de meterkast in een gewoon huis levert. Een aggregaat of een extra aansluiting via het energiebedrijf regelen kost tijd, dus zet dit blok neer zodra je weet hoeveel gasten er komen, niet pas de week ervoor.
Bij catering verandert de vraag niet wie er kookt, maar waar. Een cateraar die gewend is in een zaal met eigen keuken te werken, moet bij een tuin weten of er stroom en water in de buurt is, of er een aparte tent voor het bereiden komt en waar het serviesgoed heen gaat na het eten. Vraag dit als vast onderdeel van het gesprek, niet als bijzaak; sommige cateraars werken liever met een eigen kookwagen, andere vragen om een keuken binnen. Dat verschil zie je vooraf alleen als je het navraagt, niet in de folder.
Waar dit soort bruiloft juist minder werk oplevert dan bij een gehuurde locatie, is bij de trouwauto en de trouwambtenaar. Als de ceremonie in de tuin plaatsvindt, is er geen aanrijtijd naar een tweede adres en geen planning rond twee locaties op één dag. Sommige stellen slaan de trouwauto zelfs helemaal over, omdat de afstand van huis naar tuin een paar meter is. Zet dat blok dan gewoon niet neer in het dossier in plaats van het uit gewoonte toch in te vullen; een blok dat je niet nodig hebt, hoeft niet ingevuld te worden.
De entertainment en muziek vragen om dezelfde nuchtere blik. Een dj met een grote installatie is voor een tuin met buren aan drie kanten een ander gesprek dan voor een afgesloten zaal buiten de bebouwde kom. Vraag de dj of muzikant naar het geluidsniveau dat ze normaal draaien en leg dat naast wat de gemeente toestaat op dat adres; dat voorkomt dat het feest om elf uur stilgelegd wordt omdat een buurman de politie belt. Dit is een van de punten waarop een thuisbruiloft net iets meer overleg vraagt dan een zaal, waar de geluidsgrens al in het huurcontract staat.
Wat opvalt zodra alle blokken er staan, is dat de volgorde niet toevallig is. De gemeente eerst, omdat die bepaalt wat er mag. Dan de tent met vloer en klimaat, omdat die bepaalt hoeveel gasten er passen en of het weer een probleem wordt. Dan sanitair en stroom, omdat die aantallen vasthangen aan het aantal gasten dat inmiddels vaststaat. Pas daarna de catering, omdat die zich aanpast aan de ruimte die er dan al ligt. Wie deze volgorde omdraait en eerst een cateraar boekt zonder te weten of er stroom voor een kookwagen is, moet vaak alles opnieuw bespreken zodra de tent er wél staat.
Wat hier ook wegvalt, is de aanbetaling die bij een zaal standaard is om de datum vast te leggen. Een tuin of een huis is al gereserveerd, want het is van jullie of van iemand die het toestaat. Dat scheelt een aanbetalingspost in het budget die bij een gehuurde locatie meestal het eerste bedrag is dat vaststaat. In plaats daarvan komen de aanbetalingen bij de tentverhuurder, de sanitairwagen en de cateraar, en die vallen vaak later in het jaar dan een locatie-aanbetaling normaal zou vallen. Zet daarom niet de datum van de bruiloft als enige ijkpunt in je spaarplanning, maar de losse betaaldata van elk van deze blokken.
Een laatste punt dat bij dit soort locatie vaker over het hoofd gezien wordt dan bij een zaal, is de opruiming. Een zaal levert schoon op en ruimt zelf op; een tuin niet. Vraag bij de tentverhuurder of het afbouwen en het weghalen van de vloer bij de huur inbegrepen is, en zet in het draaiboek een moment voor de dag na de bruiloft in plaats van te veronderstellen dat dat zichzelf regelt. Wie dat blok niet apart neerzet, ontdekt het de ochtend na het feest wanneer er niemand meer is om het te doen.