Bruidswarenhuis
De bruiloft is voorbij, de laatste gasten zijn naar huis en het lijkt alsof het werk klaar is. Voor de meeste onderdelen van de dag is dat ook zo. Voor het entertainment niet helemaal. Er is nog een restbetaling die moet worden overgemaakt, en er is een onderdeel dat je pas ná de dag echt kunt beoordelen: of het gedaan heeft wat er was afgesproken.
Een fotograaf levert foto's, een cateraar levert eten, een bloemist levert bloemen. Je kunt bij alle drie vrij eenvoudig zien of er is geleverd wat is afgesproken. Bij entertainment ligt dat anders. De ene helft van de gasten vond de DJ geweldig omdat hij precies aanvoelde wanneer de dansvloer vol moest, de andere helft vond het te hard of te lang doorgaan met dezelfde soort muziek. Een familielid vond de coverband een aanwinst, een ander gast miste juist rustige achtergrondmuziek tijdens het diner. Dat verschil zit niet in slechte uitvoering. Het zit in verschillende verwachtingen die niemand vooraf hardop heeft uitgesproken. Daarom is dit precies het onderdeel waarbij het achteraf doornemen van de afspraken zin heeft: niet om iemand ergens op af te rekenen, maar om te zien of wat er in de gids en de offerte stond, ook is wat er die avond gebeurde.
Op de startpagina van jullie dossier staat entertainment als een van de blokken, naast bijvoorbeeld muziek, catering en fotograaf. Zolang de bruiloft nog moet komen, gebruiken jullie dat blok om een keuze te maken: uit de gids met leveranciers, of met een eigen contact dat je zelf toevoegt. Na de bruiloft blijft dat blok gewoon staan, met de gegevens van wie het entertainment heeft verzorgd. Handig, want als er later nog een vraag is over die avond, of je een aanbeveling wilt doen aan iemand anders die gaat trouwen, staat alles nog waar je het gelaten hebt. Er verschijnt geen aparte melding die zegt dat de bruiloft voorbij is; het blok verandert niet van vorm. Het is aan jullie om het als afgerond te beschouwen.
Bij het blok voor entertainment hoort een post in het budget, met de leverancier, het bedrag, en de datum waarop betaald moet worden. Die post is destijds gesplitst in een aanbetaling en een restbetaling. Bij veel dj's en bands is de aanbetaling voor de dag zelf al voldaan, en staat de restbetaling pas open na de bruiloft, soms met een betaaltermijn van een aantal dagen erna. Dat betekent dat het budgetoverzicht na de bruiloft niet automatisch op nul staat. Stel dat de DJ negenhonderd euro heeft gekost, waarvan driehonderd euro aanbetaling voor de boeking en zeshonderd euro restbetaling die pas na de bruiloft verschuldigd is: die zeshonderd euro staat gewoon in het overzicht als openstaand, tot jullie het bedrag invullen als betaald. Wie dat laat liggen omdat de bruiloft achter de rug is en de aandacht ergens anders ligt, ziet dat bedrag pas veel later terug als iets dat nog moet gebeuren. Beter is om die ene overboeking meteen te doen zodra de rekening binnenkomt, en de post in het budget bij te werken zodat het overzicht klopt met de werkelijkheid.
Het draaiboek van de dag zelf noemt entertainment op de uren waarop het gebeurde: de aankomst van de DJ, de soundcheck, het moment waarop de band begint, de overgang naar de dansvloer. Na de bruiloft is dat draaiboek niet iets om weg te gooien, want het is meteen het beste hulpmiddel om terug te kijken op wat er is afgesproken tegenover wat er is gebeurd. Stond er in het draaiboek dat de coverband om tien uur zou beginnen en de DJ om half twaalf zou overnemen, maar liep dat in de praktijk twee uur uit doordat het diner uitliep, dan zie je in het draaiboek precies waar het schema en de werkelijkheid uit elkaar liepen. Dat is nuttig als er nog een gesprek moet volgen met de leverancier, bijvoorbeeld omdat de afgesproken speeltijd daardoor is ingekort en dat niet de bedoeling was.
Niet elke bruiloft heeft één entertainmentblok. Sommige stellen hebben een DJ voor 's avonds en een singer-songwriter voor tijdens de borrel, en hebben daarvoor zelf een tweede blok toegevoegd op de home. Bij hen staat er dus ook een tweede budgetpost met een eigen aanbetaling en restbetaling, en die twee lopen zelden op dezelfde datum af. Wie dat over het hoofd ziet en alleen de grootste post afhandelt, laat de kleinere onopgemerkt openstaan. Andere stellen hebben helemaal geen los blok voor entertainment aangemaakt omdat de muziek werd gedaan door een neef met een laptop, geregeld via het blok voor muziek in plaats van entertainment. Voor hen is er na de bruiloft niets af te ronden in geldelijke zin, en is het enige wat overblijft het gesprek met de gasten over hoe de avond viel.
Het is verleidelijk om het geld en de indruk van de avond in één moment af te handelen: de laatste rekening betalen en meteen ook maar besluiten of het geslaagd was. Dat is niet nodig en vaak ook niet eerlijk richting de leverancier. Een DJ die precies deed wat er was afgesproken, verdient zijn restbetaling los van de vraag of de helft van de gasten liever andere muziek had gehad. Het budgetoverzicht gaat over het bedrag en de datum, niet over de sfeer. Splits die twee dus ook na de bruiloft: reken de restbetaling af zoals afgesproken, en bewaar het gesprek over hoe de avond viel voor het moment dat daar behoefte aan is, of voor niemand.