Bruidswarenhuis
Van alle bruiloftonderdelen is het entertainment het onderdeel waar gasten het meest uiteenlopende verwachtingen bij hebben. De ene helft van de zaal wil een dj die tot sluitingstijd doorgaat, de andere helft had liever een band met een zanger. Ouders verwachten misschien een goochelaar tijdens het diner, jongere gasten willen vooral een dansvloer. Precies omdat de verwachtingen zo verschillen, valt een afzegging hier extra op. Er is geen neutrale vervanging die iedereen tevreden houdt, zoals er bij een cateraar nog wel een alternatief gerecht is.
Als het entertainment vlak voor de bruiloft afzegt, is de eerste vraag niet wat je voelt, maar wat er in de afspraak staat. In bruidswarenhuis.nl leg je die afspraak vast op het moment dat je het blok entertainment op de startpagina van jullie dossier aanmaakt. Daar noteer je de leverancier, en die keuze wordt vanzelf een post in het budget: met de naam van de leverancier, de categorie entertainment, het bedrag, de datum waarop betaald moet worden en apart de aanbetaling en de restbetaling. Wie op dat moment ook de kluis gebruikt om de offerte en het contract te bewaren, kan bij een afzegging direct teruglezen wat er over annuleren is afgesproken, zonder in mailboxen te moeten zoeken.
Wat er dan concreet gebeurt, hangt af van hoe ver de restbetaling al openstaat. Stel, de dj heeft een aanbetaling gehad van tweehonderd euro en de restbetaling van vijfhonderd euro stond genoteerd voor twee weken voor de bruiloft. Zegt de dj drie weken van tevoren af, dan is die restbetaling nog niet verstuurd en hoef je dat bedrag dus niet terug te vragen. Het systeem laat in het budget zien wat er nog openstond, zodat je in één blik weet welk deel van het bedrag je kwijt bent aan de aanbetaling en welk deel je vrij hebt om aan een vervanger te besteden. Zonder dat overzicht ga je op zoek naar een nieuwe leverancier zonder te weten wat je daaraan nog kunt uitgeven.
Wie er dan aan zet is, ligt niet bij het systeem maar bij jullie zelf: bruidswarenhuis.nl houdt bij wat er is afgesproken en wat er is betaald, maar de afzegging zelf regel je met de leverancier of via de weddingplanner als jullie die aan het dossier hebben toegevoegd. Heeft de weddingplanner toegang gekregen tot het blok entertainment, dan ziet die persoon dezelfde post in het budget en kan die net zo goed contact opnemen met een vervangende dj of band. Dat voorkomt dat alleen jullie tweeën midden in een werkweek nog snel moeten bellen.
Om een vervanger te vinden, is de gids bij het blok entertainment er niet toevallig. Die gids bevat leveranciers in Nederland met hun website en telefoonnummer, juist voor het moment dat je niet de tijd hebt om zelf drie weken te zoeken. Je vervangt de oude leverancier in het blok door de nieuwe, en het budget past de post daarop aan: nieuwe naam, nieuw bedrag, nieuwe data voor aanbetaling en restbetaling. Het oude bedrag dat je al had aanbetaald, blijft zichtbaar als afzonderlijke post, zodat je kunt zien wat de afzegging jullie per saldo heeft gekost.
Het tweede gevolg van een afzegging speelt zich af op de dag zelf, in het draaiboek. Daar staat het entertainment vaak op meerdere momenten: de opbouw voor het diner, het moment waarop de muziek overgaat van achtergrond naar dansvloer, het slotnummer aan het einde van de avond. Valt de leverancier weg, dan verandert dat draaiboek mee. Heb je bijvoorbeeld een band vervangen door een dj, dan verdwijnt de tijd die voor het opbouwen van instrumenten stond, en moet je nagaan of de dj eerder of later kan beginnen dan de band gepland stond. Wie het draaiboek pas ná het regelen van de vervanger bijwerkt, loopt het risico dat de mc of ceremoniemeester op de dag zelf van een verkeerd tijdstip uitgaat.
Omdat de verwachtingen van gasten bij dit onderdeel zo uiteenlopen, is het juist hier verstandig om vooraf iets vast te leggen wat bij andere onderdelen minder nodig is: een korte omschrijving van wat er hoort te gebeuren, los van wie het uitvoert. Niet de naam van de dj, maar dat er tussen acht en negen uur achtergrondmuziek moet zijn en daarna een dansvloer tot in de nacht. Die omschrijving zet je in het moodboard of gewoon als toelichting bij het blok, en die blijft overeind ook als de uitvoerende partij wisselt. Dat is wat een afzegging voor gasten draaglijk maakt: niet dat de dj van tevoren bekend was, maar dat het programma van de avond hetzelfde blijft.
Soms is een vervanging niet meer op tijd te regelen en moet je improviseren met wat er al is: een speellijst via een geluidsinstallatie die de locatie toch al had, in plaats van een dj. Ook dat is een moment om het blok entertainment niet te verwijderen maar aan te passen, zodat de post in het budget klopt met wat er werkelijk is uitgegeven, en zodat het draaiboek een realistisch beeld geeft van hoe de avond verloopt. Een leeg blok vertelt niemand meer wat er die avond gebeurt; een aangepast blok wel.
Niet elke afzegging vraagt om haast. Zegt een goochelaar die voor tijdens het diner was geboekt drie maanden van tevoren af, dan is er geen enkele reden om binnen een dag een vervanger te vinden. Je past het blok aan zodra je een nieuwe leverancier hebt gevonden, en tot die tijd blijft de oude post gewoon zichtbaar in het budget als aanwijzing dat hier nog iets moet gebeuren. Wat wél op tijd moet, is het bijwerken van de restbetaling: staat die nog gepland op een datum die inmiddels is verstreken zonder dat er een leverancier is, dan geeft dat een vertekend beeld van wat er nog openstaat. Dat is het moment om de datum in het budget aan te passen aan de nieuwe leverancier, in plaats van de oude datum te laten staan.