Bruidswarenhuis
Van alle onderdelen van een bruiloft is het entertainment het onderdeel waarover gasten zich vooraf het meest een beeld vormen, en waarover dat beeld het meest uiteenloopt. De ene helft van de gastenlijst rekent op een dj tot diep in de nacht, de andere helft had liever een band gehad die om twaalf uur stopt zodat er nog gesprekken te voeren zijn. Die verwachtingen bestaan los van wat jullie hebben afgesproken, en dat maakt annuleren of verzetten van dit blok anders dan bijvoorbeeld het verzetten van de bloemist. Bij de bloemist merkt niemand het verschil tussen plan A en plan B. Bij het entertainment merkt iedereen het, en dat is precies waarom de afspraak die je hierover maakt, en wat je doet als die afspraak niet meer past, aandacht verdient.
Een dj, band of ander entertainment boek je meestal ruim van tevoren, vaak eerder dan de catering, omdat goede acts op populaire trouwdata het snelst vol zitten. Dat betekent dat wie halverwege het proces van gedachten verandert, meestal niet te maken heeft met een lege agenda bij de aanbieder, maar met een geboekte datum die al is vrijgehouden. Dat vrijhouden is waar de kosten van annuleren vandaan komen: de aanbieder heeft voor die avond geen andere klant meer aangenomen, en verwacht dus een vergoeding als hij op het laatste moment toch niets te doen heeft. Hoe dichter bij de datum, hoe hoger dat percentage meestal ligt. Dat verschilt per aanbieder en staat in de offerte die jullie hebben ondertekend; het systeem zelf berekent dat niet voor je uit, maar helpt je wel om te zien wat er al aan aanbetaling is voldaan en wat er nog open staat op het moment dat je moet beslissen.
Het entertainment staat als los blok op de startpagina van het dossier, naast de andere onderdelen zoals muziek en ceremonie. Zodra je daar een keuze vastlegt, verandert er niets aan de andere blokken; het budget en het draaiboek reageren alleen op wat er in dit blok gebeurt. Stel dat jullie eerst een dj hadden geboekt en later besluiten dat het toch een band moet worden, dan pas je dat blok aan met de nieuwe naam en gegevens. De oude leverancier verdwijnt niet vanzelf uit het budget; die post blijft staan totdat jullie hem zelf aanpassen of verwijderen, zodat je nooit kwijt bent wat er ooit is afgesproken en wat daarvan al betaald is.
Elke keuze die je bij het entertainment vastlegt wordt automatisch een post in het budget, met de naam van de leverancier, de categorie entertainment en het bedrag dat je hebt ingevuld. Daarbij vul je ook de aanbetaling in en, los daarvan, de restbetaling, met de datums waarop die verschuldigd zijn. Op het moment dat je annuleert, verandert het systeem dat bedrag niet zelf; jullie vullen zelf in wat de aanbieder aan annuleringskosten in rekening brengt, zodat die kosten alsnog ergens in het budget terechtkomen in plaats van te verdwijnen. Zo blijft zichtbaar dat er geld is uitgegeven aan een keuze die niet is doorgegaan, wat net zo goed onderdeel is van het overzicht als de kosten die wel tot een geleverde dienst hebben geleid.
Stel dat jullie een dj hebben vastgelegd, een aanbetaling van een deel van het totaalbedrag hebben gedaan, en drie maanden voor de bruiloft besluiten dat een band beter past bij wat de gasten willen. In de offerte van de dj stond dat annuleren binnen vier maanden voor de datum een percentage van het totaalbedrag kost. Jullie passen het blok op de home aan: de dj wordt vervangen door de band, met een nieuwe offerte, een nieuw bedrag en een nieuwe datum voor aanbetaling en restbetaling. In het budget voeg je een extra post toe voor de annuleringskosten van de dj, zodat die apart van de nieuwe boeking blijft staan. Het draaiboek, waar de dj eerst een blok had staan van tien uur avonds tot een uur nacht, wordt aangepast naar de tijden die met de band zijn afgesproken. Zo blijft in één dossier te zien wat er is gewijzigd, wat dat heeft gekost, en wat er voor de dag zelf nu klopt.
Het entertainment is een van de weinige onderdelen die in het draaiboek een tijdsblok krijgen dat door de avond loopt, in plaats van een eenmalig moment zoals de ceremonie. Een dj of band heeft vaak een opbouwtijd, een starttijd, eventueel een pauze en een eindtijd, en die tijden hangen samen met andere blokken zoals het diner of de speeches. Verzet je het entertainment, dan is het dus niet genoeg om alleen het budget bij te werken; het draaiboek moet mee, anders staat er op de dag zelf een tijdschema dat niet meer overeenkomt met wie er daadwerkelijk komt spelen. Andersom geldt dat als je het entertainment schrapt zonder vervanging, dat blok in het draaiboek leeg blijft staan totdat jullie het zelf verwijderen of invullen met iets anders, zoals een langere pauze voor gesprekken.
Niet elke wijziging is een annulering. Verzetten van de starttijd van de dj van tien naar elf uur, omdat het diner uitloopt, is meestal geen probleem en kost niets; dat is een aanpassing binnen de bestaande afspraak, niet het intrekken ervan. Datzelfde geldt voor het wijzigen van het genre of de playlist, of het toevoegen van een extra uur als dat vooraf mogelijk is gemaakt in de offerte. Het is dus niet zo dat elke aanpassing aan dit blok geld kost; alleen het volledig afzeggen van een geboekte aanbieder, of het wisselen naar een andere aanbieder, valt onder annuleren met de bijbehorende kosten. Dat onderscheid staat niet in het systeem als regel, maar in de offerte die bij de post in het budget past, en die je bij twijfel er zelf op naslaat.
Sommige bruiloften hebben niet één maar twee vormen van entertainment, bijvoorbeeld een band voor het diner en een dj voor later op de avond. Voor die situatie zet je een tweede blok op de home naast het eerste, met een eigen leverancier, een eigen post in het budget en een eigen plek in het draaiboek. Valt een van de twee weg, dan annuleer je alleen dat blok; het andere blijft ongewijzigd staan. Zo kun je bijvoorbeeld de band laten vervallen zonder dat dat gevolgen heeft voor de afspraak met de dj, en blijft in het budget precies te zien welke van de twee kosten heeft veroorzaakt door het afzeggen.
Het systeem stuurt geen bericht naar de leverancier als jullie een blok aanpassen of verwijderen; dat contact leggen jullie zelf, telefonisch of via de aanbieder zelf. Er komt ook geen automatische waarschuwing als een annuleringstermijn dichterbij komt; wat je wel hebt, is de datum die je zelf bij de post hebt ingevuld, zodat je bij het doornemen van het budget kunt zien hoeveel tijd er nog is voordat een beslissing duurder wordt. Wie de offerte en de correspondentie met de aanbieder heeft opgeslagen in de kluis, heeft in ieder geval op één plek staan wat er precies is afgesproken over opzegtermijnen, zodat die informatie niet ergens in een oude e-mail moet worden opgezocht op het moment dat het ertoe doet.