Bruidswarenhuis
Een datum in mei is iets anders dan een datum in november, en dat verschil raakt het entertainment harder dan de meeste andere onderdelen van de bruiloft. Een fotograaf werkt binnen en buiten, een cateraar past het menu aan op het jaargetijde, maar een dj, band of goochelaar heeft een agenda die in het hoogseizoen simpelweg voller is. Van april tot en met september trouwt Nederland het meest, en in dat blok vallen ook nog eens de weekenden waarop iedereen wil trouwen: eind mei, juni, begin september. Wie in die periode een specifieke band of dj op het oog heeft, moet eerder vastleggen dan bij een winterbruiloft, waar dezelfde leverancier vaak nog een paar maanden voor de datum vrij is.
Dat heeft ook met prijs te maken, al noemen we hier geen bedragen, want die verschillen per leverancier en per regio. Wat we wel kunnen zeggen: in het hoogseizoen is er minder ruimte om te onderhandelen, simpelweg omdat de vraag hoger is dan het aanbod. Een dj die in juni drie aanvragen per week krijgt voor dezelfde zaterdag, hoeft niet met zich te laten schuiven. In januari ligt dat anders. Dat betekent niet dat een winterbruiloft per se goedkoper is, maar wel dat er meer ruimte is om te schuiven met tijden, uitloop of extra's.
Bij geen ander onderdeel van de bruiloft lopen de verwachtingen van gasten zo uiteen als bij het entertainment, en het seizoen versterkt dat verschil nog. Familie die vooral de ceremonie en het diner belangrijk vindt, verwacht een rustige avond met achtergrondmuziek. Vrienden die zelf net getrouwd zijn of regelmatig op bruiloften komen, verwachten een dansvloer die vol blijft tot het einde. Bij een bruiloft in de tuin op een junimiddag verwacht bijna niemand een uitbundig feest tot diep in de nacht; bij een besloten feestzaal in november ligt de lat vaak juist hoger, omdat er geen buitenruimte is om even te ontsnappen aan de muziek.
Dit uiteenlopen van verwachtingen merk je vooral als de locatie buiten is. Een tuin, een boerderij of een strandlocatie werkt in de zomer goed voor een band met versterking, maar diezelfde locatie in oktober vraagt om een overkapping, een generator of een verplaatsing naar binnen zodra het weer omslaat. Wie dat niet vooraf met de leverancier bespreekt, ontdekt het op de dag zelf, en dan is er geen tijd meer om iets te regelen. Dit is dan ook precies waar we in het draaiboek van pas komen: daar staat het entertainment terug als vast onderdeel van de tijdlijn, met het moment van opbouw, de soundcheck, de eerste set en de overgangen naar diner en toespraken. Wie weet dat de locatie bij regen naar binnen verhuist, zet dat gewoon in het draaiboek als alternatief tijdstip, zodat iedereen die met de uitvoering te maken heeft dezelfde volgorde voor ogen heeft.
Op de startpagina van jullie dossier staat entertainment als los blok, naast de andere keuzes zoals catering, muziek voor de ceremonie en de trouwlocatie. Zodra jullie in dat blok een leverancier vastleggen, wordt die keuze vanzelf een post in het budget. Daar staat wie het is, voor welk moment op de dag het geldt, en in welke categorie het valt. Dat is meteen ook waar het seizoen zichtbaar wordt: een dj die in juni boekt, ziet vaak een eerdere datum voor de aanbetaling dan een dj die in januari boekt, simpelweg omdat de leverancier in het hoogseizoen strakker plant.
Bij die post vullen jullie het bedrag in, de datum waarop betaald moet worden, en apart de aanbetaling en de restbetaling. Dat apart bijhouden is nuttig, want bij entertainment lopen die twee bedragen vaak verder uiteen dan bij bijvoorbeeld de bruidstaart. Een band die het hele weekend gereserveerd wordt, vraagt soms een aanbetaling die pas veel later gevolgd wordt door de restbetaling, terwijl een dj die alleen de avond doet die twee bedragen dichter bij elkaar plant. Het systeem rekent vanzelf uit wat er op elk moment nog openstaat, zodat jullie niet zelf twee bedragen van elkaar hoeven aftrekken op een moment dat er toch al genoeg te regelen is.
Het is niet nodig om het entertainment als eerste vast te leggen, ook niet in een druk seizoen. De volgorde die in de praktijk werkt, begint bij de trouwlocatie en de datum: zodra die vaststaan, weet je pas of er ’s avonds laat nog muziek mag klinken of dat de locatie om tien uur stil moet zijn. Wie het entertainment eerder boekt dan de locatie, loopt het risico dat de gekozen dj of band niet aansluit bij wat er die avond wel of niet mag. Andersom is het ook niet nodig om, zodra de locatie vaststaat, binnen een week het entertainment te regelen. Vooral bij een bruiloft buiten het hoogseizoen is er ruimte om eerst de gastenlijst en het karakter van het feest te laten landen voordat je een keuze maakt die daar het beste bij past.
Het is verder niet nodig om voor elk moment van de dag een ander soort entertainment te boeken. Sommige stellen denken dat er een apart iemand moet zijn voor de borrel, een ander voor het diner en weer een ander voor het feest. Dat kan, maar het hoeft niet: veel dj's en bands bouwen die overgangen zelf in, en dat is precies iets om in het eerste gesprek te vragen in plaats van uit te gaan van wat gebruikelijk zou zijn.
Wie voor de bruiloft toch twee vormen van entertainment wil, bijvoorbeeld een akoestisch duo bij de ceremonie en een dj later op de avond, zet daarvoor gewoon een tweede blok op de startpagina naast het eerste. Beide worden dan los bijgehouden in het budget, met hun eigen aanbetaling, restbetaling en plek in het draaiboek. Zo blijft voor iedereen duidelijk wat waarvoor bedoeld is, ook al vallen beide onder dezelfde noemer entertainment.