Bruidswarenhuis
Bij entertainment ligt er geen vaste verwachting, en dat is precies het probleem. Bij de trouwlocatie weet iedereen wat er komt: een zaal, een tuin, een tent. Bij entertainment denkt de ene familie aan een dj tot twee uur 's nachts, de andere aan een goochelaar tijdens het diner, en de bruidegom zelf misschien aan helemaal niets omdat hij een hekel heeft aan speeches. Die verschillen komen niet vanzelf boven tafel. Ze komen boven tafel op de avond zelf, als je oom al staat met een microfoon die niemand had gepland.
Daarom is het verstandig om entertainment vroeg als eigen blok op de startpagina van je dossier te zetten, los van muziek en los van de ceremonie. Een dj is iets anders dan een band, en een band is iets anders dan een goochelaar die tussen de gangen door langs de tafels gaat. Heb je meerdere vormen, dan zet je gewoon een blok per vorm neer: één voor de dj na het diner, één voor het kinderentertainment in de middag. Staat de vorm die jullie willen er niet bij in de gids, dan voeg je hem toe via de knop voor een nieuw blok, met de optie anders.
Entertainment is het onderdeel dat mensen het langst laten liggen, omdat het invulling voelt eerder dan verplichting. Het gevolg is dat het te laat op de planning verschijnt en dat de invulling dan wordt bepaald door wie zich als eerste meldt: een neef die wel eens platen draait, een vriendin die een speech wil geven zonder dat iemand haar dat heeft gevraagd. Dat is niet erg als jullie dat willen. Het wordt lastig als jullie iets anders voor ogen hadden en dat nergens hebben vastgelegd. Een blok op de startpagina dwingt geen keuze af, maar het maakt zichtbaar dat er een keuze open ligt, en voor wie.
Zodra je het blok invult, met een naam uit de gids of een leverancier die je zelf al kende, wordt het een post in het budget. Bij die post horen een categorie, een bedrag, een datum waarop het betaald moet worden, en een verdeling in aanbetaling en restbetaling. Bij een dj is dat vaak een aanbetaling bij boeking en een restbetaling in de week voor de bruiloft; bij een goochelaar die per uur werkt, kan de afspraak anders liggen. Het systeem rekent uit wat er per post nog openstaat, zodat je niet zelf moet bijhouden of die tweede helft al is overgemaakt.
Dit is waar entertainment zich onderscheidt van een post als de trouwauto of de bruidstaart: bij entertainment lopen de bedragen verder uiteen, omdat de vorm zo verschilt. Een dj met eigen apparatuur rekent anders dan een liveband met vijf man op het podium. Vul daarom per blok het werkelijke bedrag in zodra je een offerte hebt, in plaats van een schatting die je later toch moet aanpassen. Een schatting die blijft staan, is de reden dat mensen achteraf denken dat hun budget niet klopte, terwijl het budget nooit is bijgewerkt.
Elk blok dat je aanmaakt, komt terug in het draaiboek van de dag. Bij entertainment betekent dat: het moment waarop de dj begint, hoe lang de set duurt, wanneer er ruimte is voor een goochelaar tussen de gangen, en op welk tijdstip een liveband wisselt met een dj voor de rest van de avond. Dat is meer dan een tijdstip alleen. Het is de plek waar je vastlegt wat er gebeurt als twee dingen tegelijk zouden kunnen: de speech van de getuige en de eerste set van de band, bijvoorbeeld. Zonder dat op papier te hebben staan, wordt die volgorde op de avond zelf ter plekke bepaald, meestal door wie het hardst roept.
Een voorbeeld uit de praktijk: een bruidspaar boekt een dj voor de avond en een strijkkwartet voor de ontvangst. Beide staan als los blok in het dossier, beide met hun eigen bedrag en betaaldatum. In het draaiboek staat het kwartet ingepland van vier tot half zes, de dj vanaf negen uur. Tussen half zes en negen is er niets vastgelegd voor muziek, en dat is een bewuste keuze geweest: die tijd is voor het diner en de speeches, zonder achtergrondmuziek die concurreert met wie er aan het woord is. Die keuze staat er niet omdat het systeem daar iets over voorschrijft, maar omdat het paar hem zelf heeft ingevuld nadat ze zagen dat er een gat in de middag zat.
Jullie kunnen de getuige toegang geven tot het deel van het dossier dat over het draaiboek gaat, zodat hij weet hoe laat zijn speech moet beginnen zonder dat hij daarvoor telkens moet bellen. Datzelfde kan voor een ouder die de kinderentertainer heeft geregeld en wil zien of de betaling klopt. Wat niet wordt overgedragen, is de keuze zelf. Iemand toegang geven tot een blok betekent dat die persoon meekijkt of meewerkt aan wat daar al in staat, niet dat het systeem voor jullie beslist wie de dj boekt of hoe laat de avond overgaat van diner naar dansen. Die beslissing blijft bij jullie liggen, en het blok bestaat om die beslissing een plek te geven voordat iemand anders hem inneemt.
Wie entertainment het langst laat liggen, merkt dat meestal pas als de gastenlijst al rond is en de vraag komt of er kinderen bij zijn die iets nodig hebben tijdens het feest. Dat is een goed moment om het blok alsnog aan te maken, ook als de invulling nog niet vaststaat. Een leeg blok met een datum waarop een keuze moet vallen, is bruikbaarder dan geen blok.