Bruidswarenhuis
Bij entertainment lopen de verwachtingen van gasten verder uiteen dan bij bijna elk ander onderdeel. De ene helft van de gastenlijst wil een dansvloer die niet leegraakt, de andere helft wil kunnen praten tijdens het diner. Je opa wil livemuziek horen, je nichtje wil een DJ die de nieuwste nummers draait. Dat is precies de reden waarom veel bruidsparen niet één act boeken, maar twee: bijvoorbeeld een strijkkwartet of coverband tijdens de borrel en het diner, en een DJ voor het feest na elven. Of een goochelaar die tussen de gangen door langs de tafels gaat, naast een band die later op de avond de dansvloer opent.
Of je dat nodig hebt, hangt af van hoe lang de dag duurt en hoe verschillend het publiek is. Een bruiloft met alleen naaste familie en een kort feest na het diner kan prima met één DJ die zowel rustige achtergrondmuziek als dansmuziek aankan. Zodra de dag uit duidelijk gescheiden onderdelen bestaat, zoals een ceremonie, een lang diner en een avondfeest met een grote groep extra gasten, wordt het lastiger om dat met één act te vullen zonder dat een deel van de gasten zich verveelt of net wegloopt op het moment dat het interessant wordt.
Op de startpagina van jullie dossier staat entertainment als los blok. Heb je er twee nodig, dan voeg je er zelf een tweede aan toe. Dat doe je net zo makkelijk als bij een tweede fotograaf of een tweede locatie: je zet een extra blok neer en geeft het een eigen naam, bijvoorbeeld Entertainment middag en Entertainment avond, of gewoon de naam van de act zelf. Zo blijven de twee boekingen apart zichtbaar, in plaats van dat ze onder elkaar staan gepropt in één regel waar je zelf moet onthouden wat bij wie hoort.
Dat apart houden is niet alleen overzichtelijk, het voorkomt ook een concrete fout: dat je bij het bevestigen van de ene act denkt dat je daarmee ook de andere hebt afgehandeld. Een band en een DJ hebben andere aankomsttijden, andere technische eisen en andere contactpersonen. Wie dat in één blok samenvoegt, loopt het risico dat een van de twee te laat wordt benaderd, terwijl juist populaire acts voor een bepaalde datum als eerste volboekt zijn.
Elk blok dat je aanmaakt wordt vanzelf een post in het budget, met de naam van de leverancier, de categorie en waarvoor de post is. Bij twee acts krijg je dus ook twee afzonderlijke posten. Dat is meer dan alleen netjes: het is de enige manier om te zien wat het totaal aan entertainment jullie kost, in plaats van dat het bedrag van de band verdwijnt in een optelsom die je niet meer kunt uitsplitsen.
Bij elke post vul je het bedrag in, de datum waarop het betaald moet worden, en de aanbetaling en restbetaling apart. Dat onderscheid is bij twee acts belangrijker dan bij één, omdat de betaalmomenten meestal niet gelijk lopen. Een goochelaar voor tijdens het diner vraagt vaak een kleine aanbetaling ruim van tevoren en de rest pas na de bruiloft. Een DJ voor het avondfeest wil soms een groter deel vooraf, zeker als het een populaire naam is op een drukke trouwdatum. Door dat per post apart in te vullen, rekent het systeem voor beide acts los uit wat er nog openstaat en wanneer, zodat je niet op één moment tegen twee restbetalingen tegelijk aanloopt die je niet had zien aankomen.
Het echte werk bij twee acts zit niet in het boeken, maar in de overgang tussen de twee. Dat komt terug in het draaiboek, waarin je de dag van uur tot uur vastlegt. Daar zet je niet alleen wanneer de coverband speelt en wanneer de DJ overneemt, maar ook de kwartieren ervoor en erna: wanneer de band de laatste set inzet, wanneer de DJ zijn apparatuur moet kunnen aansluiten, en hoeveel tijd er tussen die twee momenten in zit. Een voorbeeld uit de praktijk: een band die tot half elf speelt en een DJ die om elf uur zou moeten beginnen, lijkt op papier prima te passen. Maar als de band zelf nog een half uur nodig heeft om de apparatuur af te breken en de DJ diezelfde ruimte gebruikt, ontstaat er een gat op de dansvloer waarin niemand weet wat er gebeurt. Door dat kwartier expliciet in het draaiboek te zetten in plaats van te vertrouwen op een mondelinge afspraak, zie je dat gat vooraf en kun je de tijden bijstellen of een overlap inplannen.
Het draaiboek is ook de plek waar je vastlegt wie waar staat opgesteld, zodat de goochelaar die tussen de gangen door rondloopt niet precies op het moment dat het hoofdgerecht wordt geserveerd bij de verkeerde tafel staat. Bij twee acts is dat soort kleine afstemming waar het misgaat als je het niet opschrijft: niet omdat een van de twee niet goed is, maar omdat niemand vooraf heeft bepaald wie op welk moment de aandacht heeft.
Het is niet zo dat twee acts bij elke bruiloft beter is dan één. Een dag met een compacte gastenlijst, een kortere tijdlijn of een publiek dat qua leeftijd en smaak dicht bij elkaar zit, heeft vaak niets aan een tweede blok. Een goede DJ die het programma van rustig naar uitbundig kan opbouwen, dekt dan zowel het diner als het feest. Twee acts toevoegen omdat het kan, terwijl de dag daar niet om vraagt, levert vooral een extra post in het budget op en een extra overgang in het draaiboek die afgestemd moet worden zonder dat een van de gasten dat verschil ooit had gemist. De vraag is dus niet of twee acts beter is, maar of de gasten op verschillende momenten van de dag echt iets anders nodig hebben. Alleen dan is het blok waard om als tweede toe te voegen.