Bruidswarenhuis
Een dj die om drie uur ’s middags klaarstaat terwijl de gasten nog aan de borrel zitten, wacht. Een goochelaar die tijdens het hoofdgerecht langs de tafels wil, botst met de bediening. Entertainment is het onderdeel van de bruiloft waarbij de verwachting van de gasten het verst uiteenloopt van wat er daadwerkelijk gepland staat, en dat is precies waarom het in het draaiboek een eigen plek moet krijgen in plaats van dat het los tussen de andere onderdelen blijft hangen.
De reden daarvoor is simpel. Bij de ceremonie of het diner weet iedereen ongeveer wanneer het begint en wat er dan gebeurt. Bij entertainment ligt dat anders, want de act zelf is flexibel en verplaatsbaar, terwijl de rest van de dag dat niet is. Een band die anderhalf uur speelt, kan om acht uur beginnen of om half tien, maar de opbouw ervoor duurt vaak langer dan gasten beseffen, en die opbouwtijd botst gemakkelijk met het moment dat er net wordt gegeten of gespeecht. Wie dat niet vastlegt, ontdekt het pas op de dag zelf, wanneer de geluidstechnicus staat te wachten tot de tafels zijn afgeruimd.
In het draaiboek van jullie dossier komt elk blok van de startpagina terug als onderdeel van de tijdlijn van de dag, dus ook het entertainment. Het verschil met bijvoorbeeld de catering of de trouwauto is dat entertainment vaak niet op één moment staat, maar op meerdere. Een fotograaf is er de hele dag, een cateraar rond het diner, maar een dj kan zowel tijdens de borrel als tijdens het feest ingepland staan, en een goochelaar kan juist bewust tussen twee gangen door zijn moment krijgen. Dat betekent dat je bij het invullen van het draaiboek per moment aangeeft wat er precies gebeurt, in plaats van te vertrouwen op een algemene aanname dat het “na het eten wel begint”.
Een voorbeeld uit de praktijk maakt dat concreet. Stel, jullie hebben een dj geboekt voor het feest en een strijkkwartet voor tijdens de ceremonie. Beide staan als los blok op de startpagina, en beide komen apart terug in het draaiboek: het kwartet op het tijdstip van de ceremonie, de dj op het tijdstip waarop het feestgedeelte begint. Zonder die aparte vermelding is het verleidelijk om te denken dat “muziek” één ding is dat de hele dag door iemand wordt geregeld, terwijl het in werkelijkheid twee afspraken zijn met twee verschillende leveranciers, twee verschillende aankomsttijden en twee verschillende verwachtingen van de gasten.
Zodra je het entertainment als blok aanmaakt, wordt dat vanzelf een post in het budget. Die post staat onder de categorie entertainment, met de naam van de leverancier erbij, zodat je in één overzicht ziet welke partij waarvoor is ingehuurd. Bij die post vul je het totaalbedrag in, en apart daarvan de aanbetaling en de restbetaling, elk met een eigen datum waarop het betaald moet worden. Dat onderscheid is bij entertainment niet onbelangrijk, want veel dj’s en bands vragen een aanbetaling bij boeking en de rest pas kort voor of na de bruiloft, en die twee momenten liggen soms maanden uit elkaar.
Een voorbeeld: jullie boeken in januari een band voor de bruiloft in september. De aanbetaling van de band staat in het budget als post met de datum van januari, de restbetaling met een datum ergens in augustus. Het systeem rekent uit wat er op elk moment nog openstaat, zodat je niet zelf moet onthouden welk deel al betaald is. Dat is prettig bij entertainment specifiek, omdat het vaak een van de duurdere posten is en de aanbetaling soms al maanden voor de bruiloft wordt gevraagd, terwijl het bedrag dan nog ver weg voelt.
De reden dat entertainment apart aandacht verdient in het draaiboek, is dat gasten zelf een beeld hebben van hoe een bruiloft verloopt, en dat beeld komt niet altijd overeen met wat er daadwerkelijk gepland is. Sommige gasten verwachten dat er de hele avond muziek is zodra het diner is afgelopen, terwijl de dj pas om tien uur begint omdat er nog een speech en een taart zijn gepland. Anderen verwachten een besloten, rustige avond en schrikken van een verrassingsact die niemand had aangekondigd. Dat soort verschil in verwachting ontstaat niet omdat iemand iets verkeerd doet, maar omdat entertainment zelden vooraf wordt gedeeld met de gasten, terwijl de tijden van ceremonie en diner meestal al op de uitnodiging staan.
Dat is een andere reden om het moment van het entertainment scherp in het draaiboek te zetten: niet alleen voor jullie zelf, maar ook omdat het bepaalt wanneer je iets aan de gasten kunt laten weten, bijvoorbeeld via het programma van de dag. Een goochelaar die rondloopt tijdens de borrel werkt anders dan een goochelaar die om een aangekondigd moment het podium krijgt, en welke van de twee jullie kiezen, hangt af van wat er op dat moment in het draaiboek al gepland staat.
Neem als voorbeeld een bruiloft waarbij de familie een verrassingsoptreden had geregeld, los van het stel. Zonder overleg werd dat ingepland vlak na het hoofdgerecht, op het moment dat de dj net was begonnen met de eerste dansset. Twee partijen stonden tegelijk klaar, en geen van beide wist van de ander. Had het verrassingsoptreden een eigen blok gehad op de startpagina, met een eigen plek in het draaiboek, dan was dat conflict vooraf zichtbaar geweest in plaats van pas op de avond zelf.
Niet elk onderdeel van de dag hoeft evenveel aandacht te krijgen in het draaiboek. Een dj die van acht tot één speelt, hoeft niet per kwartier te worden vastgelegd; één moment van aankomst, opbouw en start is voldoende. Het heeft geen zin om voor entertainment een minutieuze planning te maken zoals bij de ceremonie, waar elk onderdeel op een vast tijdstip moet gebeuren. Entertainment is juist het onderdeel dat wat lucht in het schema mag hebben, zolang het begin- en eindmoment maar helder staan ten opzichte van de andere blokken op de dag, zoals het diner en de speeches.
Wat wel nodig is, is dat je het niet vergeet mee te nemen in de volgorde van de dag simpelweg omdat het “vanzelf wel goed komt”. Entertainment is namelijk het onderdeel waarbij aannames van verschillende kanten, van familie, van gasten, van de leverancier zelf, het makkelijkst tegen elkaar in botsen. Door het als eigen blok op de startpagina te zetten, het bijbehorende budget met aanbetaling en restbetaling bij te houden en het moment ervan concreet in het draaiboek te zetten, voorkom je dat die aannames pas op de dag zelf tegen elkaar aanlopen.