Bruidswarenhuis
Bij entertainment ligt de moeilijkheid niet bij de keuze zelf, maar bij wie er allemaal een mening over heeft voordat jullie iets besloten hebben. Bij de trouwlocatie of de catering is er meestal snel overeenstemming: een zaal past of past niet, een gerecht valt in de smaak of niet. Bij entertainment lopen de verwachtingen van gasten het verst uiteen. De ene helft van de gastenlijst verwacht een dj tot diep in de nacht, de andere helft rekent op een gezellig gesprek aan een tafel met livemuziek op de achtergrond. Die twee beelden verzoen je niet met een goed idee, maar met een volgorde van beslissingen die je vroeg vastlegt.
Wat eerst vast moet staan is niet de act, maar het moment. Is entertainment iets voor tijdens het diner, na het diner, of de hele avond door? Die vraag lijkt klein, maar bepaalt wat daarna logisch is. Een goochelaar die langs de tafels gaat werkt tijdens het diner, niet erna. Een dj werkt na het diner, niet erdoorheen. Wie deze volgorde omdraait, boekt eerst een dj en ontdekt daarna dat er nergens ruimte is voor het intieme moment dat de ouders van de bruid eigenlijk voor ogen hadden. In het dossier zet je entertainment daarom als los blok op de startpagina, apart van muziek: wie een dj boekt voor de avond en daarnaast een strijkkwartet voor de ceremonie, zet er zelf een tweede blok bij. Zo blijft zichtbaar dat het over twee verschillende momenten gaat, met twee verschillende leveranciers en twee verschillende tijdstippen in de avond.
Wat er misgaat als je die volgorde niet aanhoudt, zie je vaak terug in het budget. Iemand boekt een band omdat die goed klinkt op een video, zonder eerst na te gaan of er op de locatie na elf uur nog geluid mag zijn. De aanbetaling is dan al gedaan voordat die vraag beantwoord is. In het systeem wordt elke keuze die je bij entertainment maakt vanzelf een post in het budget, met de naam van de leverancier, de categorie waaronder hij valt en het bedrag dat ervoor staat. Je vult zelf in wanneer de aanbetaling verschuldigd is en wanneer de restbetaling volgt, en het systeem houdt bij wat er op elk moment nog openstaat. Dat dwingt niets af, maar het maakt zichtbaar of je een aanbetaling doet voor iets waarvan de praktische kant nog niet vaststaat.
Een tweede punt dat eerst af moet zijn: wie doet wat, en hoelang. Een weddingplanner die entertainment als sluitstuk behandelt, komt er vaak te laat achter dat de dj en de band elkaar niet mogen overlappen, of dat er tussen de speech van de getuige en de eerste dans een stilte van twintig minuten valt waarin niemand weet wat er gebeurt. Dat is geen kwestie van meer entertainment boeken, maar van tijd geven aan wat er al gepland is. Dit is waar het draaiboek in het dossier van pas komt. Zodra entertainment als blok op de startpagina staat, kun je het tijdstip waarop het optreden begint en eindigt opnemen in het draaiboek van de dag, naast de speech, het diner en de eerste dans. Zo zie je in één overzicht of de goochelaar klaar is voordat het voorgerecht wordt geserveerd, en of de dj genoeg tijd heeft om op te bouwen voordat de laatste gasten van tafel zijn.
De derde vraag die eerst beantwoord moet zijn, gaat over wie het beslist. Bij entertainment mengt de familie zich vaker dan bij andere onderdelen, juist omdat iedereen er een andere avond bij voor ogen heeft. Een vader die zelf ooit dj is geweest, heeft een mening over de opbouw van de avond. Een schoonmoeder die van een stijldans houdt, hoopt op een openingsdans die past bij haar smaak, niet bij die van het bruidspaar. Wie deze meningen pas hoort nadat er al een dj vastligt, moet dingen terugdraaien die beter meteen goed hadden kunnen staan. Geef daarom, als dat helpt, iemand uit de familie toegang tot precies het deel van het dossier dat over entertainment gaat, zodat die persoon kan meekijken zonder over de rest van het dossier te beslissen. Dat voorkomt niet elke discussie, maar het zorgt dat de discussie plaatsvindt voordat er een aanbetaling is gedaan, niet erna.
Wanneer is het juist niet nodig om nu al iets te regelen? Als de locatie zelf een huisband of vast dj-contract heeft, is een eigen keuze soms niet aan de orde, en dan kun je dat blok simpelweg laten staan met de gegevens van die vaste leverancier erin, zonder verder te zoeken. Ook een kort optreden van een neefje dat gitaar speelt, hoeft niet als aparte post in het budget als er geen kosten aan verbonden zijn; je zet het dan alleen in het draaiboek, zodat het tijdstip bekend is en niemand het vergeet aan te kondigen. Niet elk onderdeel van de avond moet een eigen contract en een eigen betaalschema hebben. Het gaat erom dat de dingen die wel geld en tijd kosten, op het juiste moment vastliggen, en dat de dingen die dat niet doen, niet onnodig zwaar worden gemaakt.
De gidsen bij dit blok geven een overzicht van dj's, bands en andere acts in Nederland, met hun website en telefoonnummer, zodat je niet vanaf niets moet zoeken als je nog geen naam op het oog hebt. Heb je al iemand die je via een andere bruiloft kent, dan voeg je die gewoon zelf toe. Vanaf dat moment loopt het verder zoals bij elk ander blok: de keuze staat op de startpagina, de kosten staan in het budget met een datum voor de aanbetaling en een datum voor de rest, en het tijdstip staat in het draaiboek naast de rest van de avond. Wat rest is de vraag die aan het begin van deze pagina stond: niet welke act je kiest, maar op welk moment in de avond die act past, en wie daarover meebeslist voordat het vastligt.