Bruidswarenhuis
Achttien maanden voor de bruiloft ligt er nog weinig vast, en dat is precies waarom deze fase anders is dan de maanden die volgen. Er is nu geen tijdsdruk, maar er is wel een volgorde, want een paar keuzes in dit seizoen bepalen wat er daarna nog mogelijk is. Wie die volgorde omdraait, merkt dat pas over een paar maanden, als de datum al vastligt en de gewenste locatie niet meer beschikbaar is.
De eerste vraag die in dit seizoen thuishoort is niet de trouwlocatie zelf, maar het moment in het jaar. Een bruiloft in mei of september ligt in Nederland bij veel locaties en cateraars al anderhalf tot twee jaar van tevoren vast, terwijl een datum in januari of november vaak nog binnen een half jaar te boeken is. Dat verschil zit niet in het systeem, maar in de agenda's van de leveranciers zelf, en het is precies de reden waarom deze achttien maanden ertoe doen. Wie nu al weet dat het een zaterdag in juni moet worden, doet er goed aan om dat blok voor de trouwlocatie als eerste te openen op de startpagina van het dossier, en de bijbehorende gids te gebruiken om te zien welke locaties in de buurt voor die periode nog ruimte hebben.
Wat in dit seizoen vaak misgaat, is dat een stel eerst de kleding, de fotograaf of de trouwauto uitzoekt, omdat dat de onderdelen zijn waar meer plezier in zit. Dat is op zich geen probleem, want elk blok staat los en niets dwingt tot een bepaalde volgorde. Het wordt wel een probleem zodra de datum daardoor pas laat vastgesteld wordt, want dan blijkt dat de locatie van eerste keuze al vol is, en dat de fotograaf die intussen al is vastgelegd op die nieuwe datum niet meer beschikbaar is. De volgorde die in de praktijk werkt, is: eerst de periode in het jaar bepalen, dan de trouwlocatie boeken, en pas daarna de onderdelen die van die datum afhankelijk zijn.
Catering hoort in dezelfde categorie als de locatie. Een cateraar die op meerdere bruiloften per weekend werkt, plant zijn seizoen ver vooruit, en een populaire cateraar in het hoogseizoen is soms al voor de zomer daarna volgeboekt. Wie in dit stadium al een cateraar op het oog heeft, kan die als apart blok toevoegen zodra de datum vastligt, en de aanbetaling die daarbij hoort meteen laten meelopen in het budget, met het bedrag, de datum waarop het betaald moet worden en het deel dat als aanbetaling apart staat. Zo blijft zichtbaar wat er die eerste maanden al aan verplichtingen ontstaat, terwijl de rest van het budget nog leeg is.
Ook de trouwambtenaar en de ceremonie zelf verdienen in dit seizoen al aandacht, niet omdat ze zo snel volgeboekt zijn als een trouwlocatie, maar omdat de keuze voor een ambtenaar soms samenhangt met de gemeente en dus met de locatie. Een paar dat trouwt op een boerderij buiten de eigen woonplaats moet weten of de gemeente van die locatie een ambtenaar levert of dat er een eigen ambtenaar meegenomen moet worden, en dat is iets wat je beter voor de definitieve boeking van de locatie checkt dan erna.
Wat in deze fase juist niet nodig is, is de tafelschikking, het draaiboek van de dag, of een uitgewerkte gastenlijst. Die onderdelen hebben een vaste plek in het dossier, maar ze hebben pas houvast als er een gastenaantal en een locatie-indeling is, en die volgen weer uit keuzes die nu nog niet gemaakt zijn. Een tafelschikking maken op basis van een gastenlijst die nog niet compleet is, levert alleen werk op dat later opnieuw gedaan moet worden. Wie nu al een indicatie van het aantal gasten wil vastleggen, kan dat het beste doen door een eerste Excel-bestand met namen te uploaden zodra dat er is, zonder de standen al in te vullen. Dat overzicht kan gewoon blijven liggen tot het moment dat de trouwwebsite live gaat en gasten zelf laten weten of ze komen.
Hetzelfde geldt voor de trouwkaarten en de entertainment. Beide onderdelen staan als blok op de startpagina, maar ze hebben geen invloed op wat er in dit seizoen al vastgelegd moet worden, en kunnen dus wachten tot de datum, de locatie en de catering rond zijn. Wie toch nu al een band of dj wil vastleggen, omdat die specifieke leverancier ook maanden van tevoren volboekt, kan dat blok apart openen en de gids gebruiken, maar dat is een keuze op basis van de leverancier, niet iets wat dit seizoen van je vraagt.
Wat in dit stadium wel verstandig is, is een begin maken met sparen, ook al is er nog geen enkel bedrag definitief. Zodra de eerste aanbetalingen voor locatie en catering in het budget staan, wordt zichtbaar wat er de komende maanden aan geld nodig is, en een maandbedrag opzij zetten helpt om die eerste grote posten te dekken zonder dat het later krap wordt. Het systeem vraagt elke maand of dat bedrag ook echt is gelukt, en wie een maand mist, kan direct laten uitrekenen of dat gemiste bedrag over de resterende maanden verdeeld moet worden. In een fase waarin de bedragen nog grotendeels onbekend zijn, is dat spaarritme minstens zo belangrijk als de boekingen zelf.
De kern van deze achttien maanden is dus niet dat er veel moet gebeuren, maar dat een paar specifieke boekingen, namelijk de trouwlocatie, de catering en het seizoen waarin die vallen, een langere doorlooptijd hebben dan de rest van het dossier. Wie die drie eerst regelt, houdt de rest van het jaar de vrijheid om kleding, fotograaf, ringen en de andere blokken op een moment te kiezen dat beter past, zonder dat een gemiste datum ergens anders alsnog een compromis afdwingt.