Bruidswarenhuis
Achttien maanden voor de bruiloft is niet de fase om alles tegelijk te regelen. Het is de fase waarin je gaat bellen, en de vraag die er dan echt toe doet is: wie eerst. Niet elke leverancier heeft dezelfde agenda, en dat verschil bepaalt de volgorde waarin jullie nu contact opnemen.
De locatie gaat voor alles. Zonder vaste datum kun je niemand anders vastleggen, en trouwlocaties zitten vaak al maanden tot jaren vooruit vol, zeker in het weekend. Bel dus eerst rond bij de locaties die op het lijstje staan, vraag naar beschikbaarheid op de datums die voor jullie kunnen, en leg pas daarna de rest vast. Wie nu een locatie boekt zonder dat de datum al ergens anders vastligt, moet later alles omgooien, en dat is precies het soort vertraging die je met deze volgorde voorkomt.
Meteen na de locatie volgen de leveranciers die maar één bruiloft per dag kunnen doen en daardoor als eerste volgeboekt raken. Een fotograaf werkt op de meeste trouwdagen aan één bruiloft, een goede band of dj heeft doorgaans één optreden per avond, en een cateraar plant per dag maar een beperkt aantal locaties in. Voor deze drie geldt: hoe eerder je belt, hoe groter de keuze. Wacht je tot een jaar van tevoren, dan is de leverancier die precies bij jullie past soms al genomen door een ander bruidspaar met dezelfde datum in gedachten.
Trouwambtenaar en ceremonie verdienen in deze periode ook al een telefoontje, vooral als jullie een specifieke ambtenaar op het oog hebben of een kerkelijke inzegening willen. Sommige ambtenaren werken via de gemeente en hebben een vaste procedure, andere zijn zelfstandig en boeken net als een fotograaf per dag maar één ceremonie. Bel om te horen hoe dat bij jullie voorkeur werkt, dan weet je gelijk of dit onderdeel wacht of juist haast heeft.
Wat nu nog kan wachten, zijn de leveranciers die dichter bij de dag zelf hun werk doen of die met een korter voorbereidingstraject werken. Bruidskleding heeft weliswaar tijd nodig voor passen en aanmeten, maar de eerste afspraak hoeft nu nog niet. Bruidsschoenen, bruidslingerie en de trouwauto kun je prima nog een half jaar laten liggen. De bruidstaart en de trouwkaarten hebben zes tot negen maanden vooruit al ruim voldoende tijd. Wie nu ook daar al achteraan gaat, doet zichzelf geen kwaad, maar het is niet nodig, en het risico is dat de telefoontjes die wél haast hebben blijven liggen omdat de agenda vol raakt met dingen die nog konden wachten.
Voor elke leverancier die jullie nu bellen en die daadwerkelijk toezegt, geldt dat die vastlegging niet in een schriftje moet blijven staan. Zet iedere leverancier als blok op de startpagina, bij de bijbehorende categorie, en gebruik de gids daarbij als jullie nog zoekende zijn naar wie je precies gaat bellen. Staat de gewenste leverancier er niet bij, dan voeg je het blok zelf toe via de knop die daarvoor is, met de optie om iets eigens in te vullen als de categorie niet in de lijst staat.
Zodra een leverancier een bevestiging stuurt, ontstaat er een post in het budget, met de naam van de leverancier, het bedrag, de categorie en de datum waarop betaald moet worden. Bij een aanbetaling vul je die apart in naast het restbedrag, zodat het systeem zelf uitrekent wat er nog openstaat. Dat is nu al van belang, want in deze fase komen de eerste aanbetalingen binnen, vaak van de locatie en de fotograaf, en die twee bedragen samen kunnen een flink deel van het budget innemen nog voordat er een trouwkaart is verstuurd.
Wie eigen documenten van een leverancier krijgt, zoals een offerte, een contract of een bevestigingsmail, kan die in de kluis bewaren. Dat is geen verplichting, maar het voorkomt dat je een half jaar later moet nazoeken wat er nu precies is afgesproken met de cateraar of onder welke voorwaarden de fotograaf annuleert.
Twee dingen gaan nu vaak mis, en beide zijn te voorkomen door de volgorde aan te houden die hierboven staat. Het eerste is dat mensen een leverancier bellen zonder dat de datum al vaststaat, waardoor je twee keer moet bellen: eenmaal om te polsen, en een tweede keer om alsnog te boeken zodra de locatie een datum heeft bevestigd. Dat is dubbel werk, en bij een populaire leverancier ben je in de tussentijd soms al gepasseerd. Het tweede is dat mensen zich haasten op onderdelen die geen haast hebben, zoals de trouwkaarten of de bruidstaart, en daardoor het gevoel krijgen dat alles tegelijk moet. Dat gevoel is onterecht: niet elke leverancier heeft dezelfde deadline, en wie de volgorde volgt die hier staat, hoeft dat gevoel niet te hebben.
Voor de andere categorieën op het lijstje, zoals ringen, entertainment naast muziek, en een weddingplanner als jullie daarvoor kiezen, geldt dat een eerste verkennend gesprek nu geen kwaad kan, maar dat een definitieve boeking meestal nog even kan wachten. Een uitzondering is een weddingplanner die zelf ook met leveranciers moet schakelen: als die erbij komt, dan wel liever nu dan over een half jaar, omdat die persoon anders zelf weer tegen volgeboekte agenda's aanloopt.
Deze pagina gaat over de vraag wie je nu belt, maar het bellen zelf is niet het enige moment waarop iets moet gebeuren. Aan de andere kant van elk telefoontje staat een bevestiging die ergens moet landen, een bedrag dat ergens moet worden ingevuld, en soms een contract dat bewaard moet worden. De reeks aan andere pagina's over deze periode gaat daar verder op in; hier ging het vooral om de volgorde van het bellen zelf.