Bruidswarenhuis
Achttien maanden voor de bruiloft is de periode waarin de grote boekingen vallen. Dat is niet toevallig zo. De onderdelen die het langst vooruit gepland moeten worden, zijn ook de onderdelen die de rest van het dossier vastzetten. Zolang die niet geregeld zijn, kunnen andere keuzes niet definitief worden, en dat is de reden dat deze checklist bestaat: een volgorde, geen verzameling losse taken.
Gemeente en trouwlocatie horen als eerste vast te staan. Niet omdat ze belangrijker zijn dan andere blokken in het dossier, maar omdat elke andere keuze ervan afhangt. De datum ligt vast zodra de trouwlocatie een handtekening heeft, en pas dan kun je een fotograaf, een cateraar of een trouwambtenaar vragen of ze die dag beschikbaar zijn. Wie in deze fase eerst de bruidskleding uitzoekt en de locatie laat liggen, loopt het risico dat de gewenste datum er niet meer is tegen de tijd dat de locatie aan de beurt komt. Dat is het soort omdraaien dat later niet meer te repareren is zonder dat iets anders moet wijken.
Na gemeente en locatie komen de leveranciers die zelf ook maar een beperkt aantal data per jaar hebben: de trouwlocatie is er een van, maar fotografen, cateraars en soms ook de trouwauto werken met dezelfde beperking. Een fotograaf die maar op een tiental zaterdagen per jaar beschikbaar is, is achttien maanden van tevoren nog vrij, en negen maanden van tevoren vaak niet meer. Dat verschil is de reden dat deze blokken nu aan de beurt zijn en niet later.
Concreet betekent dat aan het einde van deze periode de blokken gemeente, trouwlocatie, fotograaf en catering in het dossier niet meer op "open" moeten staan, maar een leverancier hebben met een bevestiging. Voor ceremonie en trouwambtenaar geldt dat een keuze gemaakt moet zijn, ook als het gesprek over de invulling van de ceremonie zelf later kan. Wie kiest voor een religieuze plechtigheid naast de burgerlijke ceremonie zet daar in deze fase een eigen blok bij, want dat is een tweede afspraak met een eigen wachttijd.
De gidsen bij deze blokken zijn in deze fase het meest van pas, juist omdat het om leveranciers gaat die je niet toevallig al kent. Bij de bruidskleding en de ringen kan het rustiger, die kunnen in de meeste gevallen in een latere fase. Een uitzondering is een bruidsjurk die op maat gemaakt wordt en een lange levertijd heeft; dat is een van de gevallen waarin iets dat normaal kan wachten, in deze fase toch al een blok en een eerste afspraak nodig heeft. Twijfel je of iets in deze fase hoort, kijk dan niet naar hoe belangrijk het voelt, maar naar hoe lang de levertijd of de wachtlijst van die leverancier is.
De meest voorkomende misstap in deze fase is dat een van de twee stellen alvast begint met de onderdelen die leuker zijn om over te beslissen, zoals de trouwkaarten of het entertainment, terwijl de locatie nog niet vaststaat. Dat voelt als vooruitgang, maar het is uitstel van het echte werk. Zodra de locatie later toch een andere datum blijkt te hebben, moeten die eerdere keuzes overnieuw, en is de tijd die erin ging niet terug te halen.
Een tweede misstap is dat de catering pas wordt gebeld nadat het aantal gasten al vaststaat. Dat lijkt logisch, maar in deze fase is het aantal gasten meestal nog een schatting; de gastenlijst wordt in een latere fase pas echt ingevuld met de standen uitgenodigd, komt, komt misschien en komt niet. Een cateraar in deze fase vastleggen kan prima op een geschat aantal, met een marge die je later bijstelt. Wachten tot het exacte aantal er is, betekent vaak wachten tot de cateraar geen ruimte meer heeft.
Net zo belangrijk als wat af moet zijn, is wat nog niet moet. De bruidstaart, de bruidslingerie, de trouwauto voor de dag zelf en de muziek voor het feest kunnen in de meeste gevallen wachten tot een latere fase, ook al staan ze als blok al klaar in het dossier. Ze hoeven nu geen leverancier te hebben. Wie in deze fase toch al de trouwauto boekt, doet dat niet omdat het moet, maar omdat de gekozen auto zelf een beperkte beschikbaarheid heeft; dat is dan de uitzondering, niet de regel.
Ook het draaiboek voor de dag zelf en de tafelschikking horen niet in deze fase. Die bouwen voort op keuzes die er nu nog niet zijn: het draaiboek heeft een vaste locatie en tijden nodig, de tafelschikking heeft een gastenlijst nodig die nog moet groeien. Beginnen aan een tafelschikking terwijl de gastenlijst nog een eerste ruwe versie is, levert werk op dat je later toch overdoet.
Elke keuze die je in deze fase maakt, wordt automatisch een post in het budget, met de leverancier erbij, de categorie en het bedrag dat je zelf invult. Voor de grote boekingen van deze fase is dat meteen zichtbaar: een aanbetaling aan de trouwlocatie staat apart van de restbetaling, met een eigen datum. Dat is van belang omdat de aanbetalingen in deze fase vaak samenvallen, terwijl de spaarplanning daar nog niet altijd op is afgestemd. Wie per maand een bedrag opzij zet, krijgt van het systeem de vraag of dat is gelukt, en bij een gemiste maand de keuze om het restant over de overige maanden te verdelen. In een fase met meerdere grote aanbetalingen kort na elkaar is dat de plek waar je ziet of het spaarbedrag nog aansluit bij wat er werkelijk wordt gevraagd.
De offertes en contracten van de leveranciers die je in deze fase vastlegt, horen in de kluis, zodat je niet afhankelijk bent van een mailbox om terug te vinden wat er precies is afgesproken. Dat is vooral van belang bij de trouwlocatie en de catering, waar annuleringsvoorwaarden en betaaltermijnen vaak in kleine lettertjes staan die je een jaar later niet meer uit je hoofd weet.
Omdat de keuzes in deze fase de rest van het dossier bepalen, is dit ook de fase waarin het weinig zin heeft om ze los van elkaar te maken. Beide accounts op het dossier zien dezelfde blokken en dezelfde budgetposten, en dat is hier van meer belang dan in latere fasen, waarin de losse voorkeuren van elk van jullie meer ruimte kunnen krijgen. Een locatie of een cateraar vastleggen zonder dat de ander heeft meegekeken naar de post in het budget, leidt vaker tot een discussie achteraf dan een gesprek vooraf zou hebben gekost.
Of familie in deze fase al toegang krijgt tot een deel van het dossier, is aan jullie; het systeem biedt die mogelijkheid, maar niets daarvan is in deze fase verplicht. Wie liever eerst zelf de grote lijnen vastlegt en pas daarna een ouder of getuige toegang geeft tot bijvoorbeeld de gastenlijst, kan dat net zo goed doen als wie dat vanaf het begin samen wil doen.