Bruidswarenhuis
Achttien maanden voor de bruiloft is de fase waarin de grote, onomkeerbare boekingen vallen: de trouwlocatie, de fotograaf, de catering en meestal ook de weddingplanner als jullie daarmee werken. Dit zijn de posten waarvoor leveranciers vaak een jaar tot achttien maanden vooruit al volgeboekt zitten, en het zijn ook de posten met de hoogste aanbetalingen. Wie in deze fase alleen naar het totale spaarbedrag kijkt en niet naar wat er per post al vastgelegd moet zijn, loopt het risico dat het geld er in totaal wel is, maar niet op het moment dat een leverancier erom vraagt.
Het verschil met een half jaar later is dat er in deze fase nog weinig te zien is. Er hangt geen jurk in de kast, er is geen proefsessie met de visagist geweest, de trouwkaarten zijn nog niet eens ontworpen. Wat er wél is, zijn contracten en aanbetalingen. Dat maakt deze fase lastig te overzien: het voelt alsof er nog niets gebeurt, terwijl er ondertussen bij drie of vier leveranciers al een eerste betaling openstaat of net gedaan is.
Op het moment dat jullie in het dossier een blok invullen voor de trouwlocatie of de catering, wordt die keuze automatisch een post in het budget, met de naam van de leverancier en de categorie erbij. Wat er in deze fase op moet: bij elke post het bedrag, de betaaldatum, en apart de aanbetaling en de restbetaling. Dat apart invullen is bij deze fase belangrijker dan bij andere, omdat de aanbetaling nu valt en de restbetaling vaak pas een paar maanden voor de bruiloft. Wie alleen het totaalbedrag invult, ziet in het overzicht een post die "openstaat" terwijl in werkelijkheid alleen de aanbetaling nog moet, en het risico is dat je die aanbetaling laat liggen omdat het bedrag in het overzicht groter oogt dan wat er nu echt van je gevraagd wordt.
Een voorbeeld: de trouwlocatie vraagt bij ondertekening van het contract een aanbetaling, en de rest twee maanden voor de bruiloft. Vul je dat als één bedrag op één datum in, dan lijkt het alsof er over anderhalf jaar een groot bedrag moet worden overgemaakt. Vul je de aanbetaling en de restbetaling apart in, met elk hun eigen datum, dan ziet het budget dat er nu een kleiner bedrag openstaat en pas veel later de rest. Het systeem rekent vervolgens uit wat er per moment nog open staat, maar dat rekenwerk is alleen bruikbaar als de twee bedragen ook echt apart zijn ingevoerd.
De reden dat locatie, fotograaf en catering nu aan de beurt zijn en niet de trouwkaarten of de bruidsschoenen, is niet een kwestie van voorkeur maar van beschikbaarheid. Een trouwlocatie die over achttien maanden vrij is, is dat over een paar maanden misschien niet meer. Een fotograaf die op de gewenste datum nog kan, is een van de weinige die op dat moment nog een gat in de planning heeft. Wachten met deze keuzes tot het budget comfortabeler aanvoelt, betekent meestal dat de keuze uit de resterende opties gemaakt moet worden in plaats van uit de volle lijst.
Andere posten kunnen wél wachten, en dat is net zo belangrijk om te weten. De bruidskleding, de ringen, de bruidstaart, de trouwauto: die hebben doorgaans geen aanbetaling nodig zo vroeg, en boeken ze nu al vast, terwijl het geld daarvoor eigenlijk nog naar de aanbetaling van de locatie moet, is een omgekeerde volgorde. Wie in het dossier alle blokken tegelijk aanmaakt en overal meteen een leverancier aan koppelt, ziet het budget vullen met posten die nu nog geen betaaldatum nodig hebben. Dat is niet verkeerd voor het overzicht, maar het budget wordt onduidelijker als vroege en late betalingen naast elkaar staan zonder dat het duidelijk is welke nu voorrang heeft.
Wie een maandbedrag opzij zet, krijgt van het systeem elke maand de vraag of dat ook gelukt is. In deze fase van de bruiloft is dat een andere vraag dan een half jaar voor de trouwdag. Nu gaat het erom of het maandbedrag genoeg is om de eerste aanbetalingen te dekken op het moment dat ze vallen, niet of er straks bij de trouwdag genoeg totaal gespaard is. Een gemiste maand nu heeft meer gevolgen dan een gemiste maand later, omdat er nu minder maanden overheen te verdelen zijn voordat de eerste grote rekening komt. Zegt het paar bij die maandelijkse vraag nee, dan biedt het systeem aan om de gemiste maand over de resterende maanden te verdelen; met nog achttien maanden te gaan is die verdeling nog ruim te doen, met nog vier maanden te gaan verandert een gemiste maand het maandbedrag ineens flink.
Een paar dat bijvoorbeeld de trouwlocatie boekt met een aanbetaling die over zes weken vervalt, en de fotograaf met een aanbetaling die over twee maanden vervalt, heeft in die twee maanden twee aparte bedragen nodig, niet één gemiddeld maandbedrag dat toevallig groot genoeg is voor het jaar. Door beide aanbetalingen met hun eigen datum in het budget te zetten, wordt zichtbaar of het huidige spaartempo die twee momenten haalt, los van wat er op de trouwdag zelf nog moet worden betaald.
De gastenlijst hoeft in deze fase nog niet compleet te zijn; die komt uit de Excel-bestanden die op elk moment geüpload kunnen worden, en de standen per gast worden pas relevant zodra de trouwwebsite open gaat voor reacties. De tafelschikking heeft niets aan een lijst die nog moet groeien. Het draaiboek voor de dag zelf heeft nog geen inhoud zolang leveranciers niet vastliggen, en vastleggen wat er om tien uur ’s ochtends moet gebeuren heeft geen zin voordat bekend is wie er die ochtend aan het werk is. De weddingplanner, als die er is, kan in deze fase alvast in de kluis staan met het eerste contract, maar de rest van die kluis vult zich vanzelf zodra de andere offertes binnenkomen.
Wat wel nu al zin heeft, is de twee accounts op het dossier zo instellen dat allebei de partners de betaaldata zien, zodat een aanbetaling niet afhangt van wie er net de e-mail van de leverancier heeft gelezen. Bij achttien maanden te gaan zit het budget nog niet vol, maar de paar posten die er al in staan zijn wel de posten waarbij een gemiste datum het duurst is.