Bruidswarenhuis
Achttien maanden voor de bruiloft is de periode waarin de grote, onomkeerbare beslissingen vallen. Niet omdat alles dan al vastgelegd hoeft te zijn, maar omdat de leveranciers met de langste wachtlijsten nu geboekt worden. Wie dit moment laat lopen, merkt dat pas over een jaar, als de eerste keuze niet meer beschikbaar is en de tweede keuze de enige optie wordt.
De locatie komt eerst, en de datum ligt daarmee vast. Alles daarna hangt van die twee dingen af: de fotograaf kan niet boeken zolang hij de datum niet weet, de trouwambtenaar niet, de catering niet. In het dossier zet je de trouwlocatie daarom als eerste blok neer, en pas als daar een naam en een datum bij staan, ga je verder naar de blokken die daarvan afhangen.
Na de locatie volgt de trouwambtenaar, zeker als je een bepaalde persoon wilt en niet alleen een functie. Populaire ambtenaren zitten soms al een jaar van tevoren vol op gewilde data, zoals een zaterdag in juni. Daarna de fotograaf, om dezelfde reden: wie op sociale media rondkijkt en op één naam uitkomt, ontdekt vaak dat die naam al een jaar vooruit boekt. Een stel dat in maart besluit voor een fotograaf te gaan die pas in september vrij is, moet dan alsnog een tweede naam zoeken, met minder keuze dan achttien maanden eerder.
Catering en trouwauto kunnen in deze periode ook al vastgelegd worden, vooral als de locatie zelf geen catering verplicht stelt en je dus moet zoeken. Bruidskleding staat wel op de lijst, maar hoeft nu niet af te zijn: de eerste afspraak plannen kan, de definitieve keuze en de laatste pasbeurt wachten tot dichter bij de dag. Wat in deze fase wel moet: weten welke winkels of ontwerpers een lange levertijd hebben, en daar op tijd een afspraak voor maken.
Het verschil tussen nu boeken en over een half jaar boeken zit niet in paniek, maar in aanbod. Een cateraar kan één bruiloft per weekend aan, een trouwauto verhuurder heeft een beperkt wagenpark, en een gewilde locatie geeft de laatste beschikbare zaterdag in mei aan wie het eerst vraagt. Wachten kost geen boete, het kost keuze. Dat is het enige argument dat hier telt, niet haast om het haasten.
Elke keuze die je in deze periode maakt, wordt in het dossier automatisch een post in het budget, met de naam van de leverancier, de categorie en waarvoor het bedrag bestemd is. Zo zie je meteen, naast de blokken op de startpagina, wat er aan de grote posten al vastligt en wat nog open staat. Bij elke gidsleverancier staan website en telefoonnummer, zodat je niet apart moet uitzoeken wie er in de buurt zit, en wie zelf al iemand had, voegt die persoon of dat bedrijf gewoon handmatig toe aan het blok.
Niet alles wat op een checklist voor het eerste jaar staat, moet in deze achttien maanden gebeuren. Bruidsschoenen, bruidslingerie en de bruidstaart kunnen nog maanden liggen; ze hebben zelden een wachtlijst van een jaar en de smaak van het bruidspaar verandert soms nog. Entertainment en muziek voor het feest kunnen ook later, tenzij je een specifieke band of dj wilt die net als de fotograaf ver vooruit boekt; dat is iets om even te checken voordat je het opzij legt. De trouwkaarten hoeven pas te worden verstuurd als de gastenlijst rond is, en dat komt in een latere fase.
De weddingplanner, als je daarvoor kiest, is wel een blok om nu te overwegen, juist omdat die vervolgens meedenkt over de rest van de volgorde. Wie zonder planner werkt, kan in deze periode het moodboard beginnen te vullen om voor zichzelf scherp te krijgen wat de stijl van de dag wordt, zodat dat als leidraad dient bij de gesprekken met de locatie en de fotograaf. Dat moodboard is geen verplichting, maar wel iets wat de latere keuzes makkelijker maakt.
Zodra een leverancier is vastgelegd, komt er meestal een offerte of een contract, en dat is het moment om dat direct in de kluis te zetten in plaats van in een losse mailbox. Een fotograaf die over tien maanden per mail vraagt wat er precies is afgesproken over het aantal uren, is sneller beantwoord als het contract op één plek staat, dan wanneer je moet terugzoeken in een inbox uit een ander jaar.
Bij de post in het budget die bij elke leverancier ontstaat, vul je het totaalbedrag in, de datum waarop het definitief betaald moet zijn, en apart de aanbetaling en de restbetaling. Veel leveranciers in deze fase vragen alleen een aanbetaling om de datum te reserveren; de rest volgt vlak voor de bruiloft. Het systeem rekent vanzelf uit wat er per post nog open staat, zodat je niet zelf moet bijhouden welke aanbetaling al is overgemaakt en welke nog moet.
Wie samen spaart voor deze grote posten, geeft in het dossier het maandbedrag door dat opzij gezet wordt. Elke maand komt de vraag of dat ook echt is gelukt; is het antwoord nee, dan vraagt het systeem of die gemiste maand over de resterende maanden verdeeld moet worden. Dat is vooral in deze fase van belang, omdat de eerste aanbetalingen voor locatie en fotograaf al vroeg vallen en het spaarbedrag daar rechtstreeks tegenover staat.
In deze periode wordt soms al gevraagd of ouders meebetalen aan een van de grote posten, of dat een getuige meedenkt over de locatie. Wie dat wil, geeft toegang tot precies dat deel van het dossier waar die persoon over gaan, zonder de rest open te zetten. Dat voorkomt dat een ouder het hele budget ziet terwijl die alleen meedenkt over de catering.
Deze achttien maanden zijn niet de fase van perfectie, maar van vastleggen. Wat nu een naam en een datum krijgt, hoeft er de rest van het jaar niet meer bij te. Wat nu blijft liggen zonder dat het moet wachten, kost later ofwel tijd, ofwel keuze. Het onderscheid daartussen, en niet enthousiasme over de bruiloft zelf, is wat deze periode overzichtelijk houdt.