Bruidswarenhuis
Achttien maanden voor de bruiloft is het draaiboek meestal nog vrijwel leeg, en dat is op dit moment ook logisch. Een draaiboek van uur tot uur gaat over de dag zelf: hoe laat de visagiste komt, wanneer de auto voorrijdt, hoe laat de ceremonie begint en wanneer het diner wordt geserveerd. Die tijden kun je nu nog niet invullen, want de meeste leveranciers die de dag vormgeven, zijn er nog niet. Wat er wel al gebeurt in deze periode, is dat de grote boekingen worden gedaan, en elke boeking die je nu vastlegt, bepaalt straks een blok in het draaiboek. Daarom is het nuttig om het draaiboek nu al te openen, niet om het te vullen, maar om te zien welke blokken er straks in komen en welke leverancier daar de tijden voor gaat leveren.
De trouwlocatie is meestal de eerste boeking die vastligt, en daarmee ook het eerste vaste punt in de dag. Zodra de locatie een bevestigde datum en een huurperiode heeft, staat de buitengrens van het draaiboek vast: hoe laat het pand opengaat voor opbouw en hoe laat iedereen weg moet zijn. Dat zijn geen uren die je zelf verzint, dat zijn uren die de locatie doorgeeft, en die kun je in het blok van de trouwlocatie noteren zodra het contract er is. Een stel dat een boerderij boekt met sleuteloverdracht om negen uur 's ochtends en verplichte ontruiming om één uur 's nachts, weet daarmee meteen de buitenkaders van de dag, ook al is de rest nog volledig open.
De trouwambtenaar en de ceremonie volgen vaak kort na de locatie, en ook dat is een boeking die nu in deze periode valt. Een ambtenaar bevestigt een tijdstip, en dat tijdstip is niet vrijblijvend: het is het moment waarop de ceremonie moet beginnen, niet ongeveer, maar precies. Wie nu al weet dat de ambtenaar om half drie wordt verwacht, kan dat vastzetten als ankerpunt, ook al is de rest van het draaiboek nog leeg. Rond dat ankerpunt gaat straks alles anders zich schikken: de fotograaf, het vervoer, de styling. Nu al is het genoeg om te weten dat dit ankerpunt er komt en waar het in het dossier wordt vastgelegd, namelijk bij het blok voor ceremonie en dat voor de trouwambtenaar.
De fotograaf en de catering zijn twee andere boekingen die in deze periode vaak worden afgerond, en beide leveren op termijn een deel van de dagindeling aan, maar niet nu. Een fotograaf bevestigt in dit stadium een datum en misschien een aantal uren, maar de exacte looptijd van de fotoshoot, het moment van aankomst en het moment van vertrek volgen later, meestal na een gesprek dat dichter bij de bruiloft ligt. Cateraars werken vaak op dezelfde manier: de boeking nu gaat over de datum en het aantal gasten bij benadering, niet over het exacte moment waarop het voorgerecht op tafel staat. Het is dus geen gemiste stap als deze tijden nu nog niet vaststaan. Het zou wel een gemiste stap zijn om te denken dat ze er al zijn, en per ongeluk een blok in het draaiboek in te vullen op basis van een aanname in plaats van een bevestiging van de leverancier zelf.
Waar deze fase wel om vraagt, is een vaste plek om die aannames en bevestigingen uit elkaar te houden, en dat is precies waarvoor de blokken op de startpagina van het dossier bedoeld zijn. Elke leverancier die je nu boekt, hoort in zijn eigen blok, met de gegevens die je al hebt, ook als dat nog niet meer is dan een naam en een geplande datum. Zodra een leverancier zelf een tijdstip doorgeeft, een tijdstip voor opbouw, voor aankomst, voor de eerste dans, kan dat in het draaiboek worden gezet als vast punt, en niet eerder. Een stel dat de dj nu boekt en te horen krijgt dat de apparatuur om vier uur wordt opgebouwd, zet die tijd niet los in een agenda, maar in het draaiboek zelf, zodat die tijd meteen naast de andere vaste punten van de dag staat, ook al zijn er op dit moment nog maar twee of drie.
Er is een verschil tussen een leverancier boeken en een leverancier die de dag daadwerkelijk vult, en dat verschil is precies waarom het draaiboek nu nog grotendeels leeg mag zijn. De trouwauto, de bruidskleding, de bruidstaart en het entertainment worden in deze periode vaak wel al vastgelegd voor wat betreft de leverancier, maar de exacte tijden waarop die dingen op de dag zelf gebeuren, komen later. De bruidsjurk wordt nu besteld, maar het moment van aankleden op de trouwdag hangt af van de tijd van de ceremonie, die er misschien al is, en van de tijd van de fotograaf, die er misschien nog niet is. Wie nu al probeert die tijd vast te leggen, doet dat op basis van een schatting, en een schatting die te vroeg in het draaiboek terechtkomt, is lastiger te corrigeren dan een leeg vakje dat gewoon nog open staat.
De reden om het draaiboek toch nu al te openen, is niet om het te vullen, maar om te zien welke boekingen uit deze periode straks welk blok gaan vormen, en om te voorkomen dat een boeking wordt vastgelegd zonder dat er ook een plek voor is. Een leverancier die een tijd doorgeeft die niet ergens wordt genoteerd, is een tijd die vergeten kan worden tegen de tijd dat het echt nodig is, en dat is een ander soort fout dan een leeg draaiboek. Leeg is op dit moment normaal. Onvolledig genoteerd, terwijl de informatie er al was, is de fout die zich in deze fase het makkelijkst binnensluipt, juist omdat er nog zo weinig in het draaiboek staat dat niemand het mist.
Wat in deze periode dus vooral verandert aan de dagindeling, is niet de indeling zelf, maar het aantal vaste punten waarmee die indeling straks gebouwd wordt. Aan het begin van deze achttien maanden was er geen enkel vast punt. Aan het einde van de grote boekingen, meestal een half jaar tot een jaar later, staan er als het goed is een paar onwrikbare tijden: het moment van de ceremonie, de openingstijd van de locatie, misschien een blok voor de fotograaf. De rest van het draaiboek, de kleinere momenten die daartussen vallen, wordt in een latere fase ingevuld, wanneer er meer leveranciers zijn en de gaten tussen de vaste punten kleiner en concreter worden. Nu is het genoeg om elk vast punt dat een leverancier al geeft, direct daar te zetten waar het straks nodig is, en niet te wachten tot het draaiboek toch een keer aan de beurt is.