Bruidswarenhuis
Niet elke trouwauto komt uit een gids. Misschien leent de buurman zijn oldtimer uit, misschien heeft opa nog een Mercedes uit 1978 staan, of misschien hebben jullie al iemand gevonden die niet in onze lijst met leveranciers voorkomt. In al die gevallen voeg je de trouwauto zelf toe aan jullie planning, met de knop Blok toevoegen op de homepage van het dossier. Je kiest daar uit de lijst, en staat de trouwauto er als optie niet bij of gaat het om net dat ene bedrijf dat ontbreekt, dan kies je anders en typ je zelf wat het is.
Het blok dat je zo aanmaakt werkt daarna precies als een blok dat wel uit de gids komt. Het staat op de homepage naast gemeente, trouwlocatie en de andere onderdelen, en je kunt erin zetten wie de leverancier is, met welke afspraken en op welk moment. Dat is meteen het belangrijkste verschil met een blok uit de gids: bij een eigen toevoeging is er geen adres of telefoonnummer dat het systeem al voor je invult. Die gegevens vul je zelf aan, net als bij elk ander blok waar je een eigen leverancier aan koppelt.
Wat de trouwauto anders maakt dan bijvoorbeeld de bruidstaart of de ringen, is dat er een tijdlijn in zit. Een taart moet op tijd klaar zijn, maar een trouwauto moet op een precies moment op een precieze plek staan, met een route ertussen die tijd kost. Ophalen bij het huis van de bruid, rijden naar het gemeentehuis, wachten tijdens de ceremonie, weer rijden naar het feest. Elk van die momenten heeft een tijd nodig, en die tijd is niet voor elk stel hetzelfde. Een dorp waar alles op tien minuten lopen ligt, vraagt een andere planning dan een bruidspaar dat eerst een half uur naar de trouwlocatie moet en daarna weer terug naar de andere kant van de provincie voor het feest.
Juist omdat het systeem die afstand niet voor je berekent, is het aan jullie om die tijd zelf in te schatten en vast te leggen. Stel dat de chauffeur om half een bij het huis van de bruidegom staat, om kwart voor een bij de bruid ophaalt, en om half twee bij het gemeentehuis moet zijn voor een ceremonie die om twee uur begint. Dat kwartier extra tussen ophalen en aankomst is geen overdreven marge, dat is de tijd die overblijft als het verkeer net iets drukker is dan verwacht of als er nog een laatste foto bij de deur wordt gemaakt. Die tijden zet je in het draaiboek, bij het blok van de trouwauto, zodat iedereen die het draaiboek raadpleegt, van getuige tot weddingplanner, precies weet wanneer de auto waar moet zijn.
Daar hoort ook de wachttijd bij. Een trouwauto die om half twee aankomt bij het gemeentehuis, staat vaak niet meteen weer weg. Sommige chauffeurs wachten tijdens de ceremonie om het bruidspaar na afloop weer op te halen, anderen rijden na het afzetten weg en komen op een afgesproken tijdstip terug. Wat de afspraak is, zet je bij het blok zodat het niet alleen in je hoofd zit maar ook terug te vinden is op de dag zelf, wanneer degene die het draaiboek volgt niet noodzakelijk diegene is die de afspraken heeft gemaakt.
Ook een eigen toegevoegde trouwauto wordt automatisch een post in het budget. Het systeem herkent de categorie waarin het blok staat, koppelt de leverancier die je hebt ingevuld, en maakt daar een regel van in het overzicht. Rijdt de buurman gratis met zijn oldtimer, dan zet je dat bedrag op nul en blijft de regel gewoon in het budget staan als herinnering aan de afspraak, zonder dat het meetelt in wat er nog betaald moet worden. Huren jullie een chauffeur die niet in de gids stond maar die jullie via een kennis hebben gevonden, dan vul je het bedrag in dat is afgesproken, de datum waarop het betaald moet worden, en apart de aanbetaling en de restbetaling. Het systeem rekent vanaf dat moment vanzelf uit wat er van dat bedrag nog openstaat, precies zoals bij elke andere post.
Dat aanbetaling en restbetaling apart staan, is nuttig gebleken juist bij dit soort eigen afspraken. Bij een leverancier uit de gids is vaak al duidelijk hoe de betaling meestal verloopt, maar bij een eigen gevonden trouwauto is dat iets wat jullie zelf hebben afgesproken en dus zelf moeten vastleggen. Heeft de chauffeur gevraagd om de helft bij boeking en de rest op de dag zelf, dan zet je dat zo in het systeem. Is er helemaal geen aanbetaling afgesproken omdat het om een vriend van de familie gaat, dan laat je dat veld leeg en vul je alleen de einddatum in. Het systeem dwingt geen vast patroon af, het volgt wat jullie hebben afgesproken.
Het is verstandig om die tijden in het draaiboek niet pas de week voor de bruiloft in te vullen, maar zodra de afspraak met de chauffeur rond is. Wat er misgaat als je dat uitstelt, is niet dat het systeem iets fout doet, maar dat de informatie nergens anders staat dan in een appje of in het hoofd van een van jullie twee. Op de dag zelf is het draaiboek waar getuigen, ouders of de weddingplanner naar kijken als ze willen weten waar de auto is en wanneer die wordt verwacht. Staat die informatie er niet, dan is er niets om naar terug te grijpen behalve een telefoontje naar het bruidspaar zelf, en dat is precies wat je op die dag wilt vermijden.
Het toevoegen van een eigen trouwauto is dus geen uitzondering op hoe het systeem werkt, het is een aanvulling erop. Het blok staat ertussen als elk ander blok, de post in het budget wordt automatisch aangemaakt zodra je gegevens invult, en de tijden die specifiek zijn voor vervoer, ophalen, rijden, wachten, komen terecht in het draaiboek waar iedereen ze kan terugvinden. Wat jullie zelf moeten doen, is die tijden en die afspraken invullen, want dat is precies het deel dat bij een leverancier buiten de gids niet al voor je is klaargezet.