Bruidswarenhuis
Bij een trouwauto betaal je vrijwel altijd een deel vooraf om de datum vast te zetten. Dat is niet omdat de chauffeur je niet vertrouwt, maar omdat één auto op één dag maar aan één bruidspaar kan worden verhuurd. Zodra jullie een datum en tijdstip afspreken, is die auto voor andere aanvragen niet meer beschikbaar, en de aanbetaling is de bevestiging dat die reservering ook echt bezet blijft. Het restant volgt meestal kort voor de bruiloft, soms op de dag zelf contant aan de chauffeur, soms per overschrijving een week van tevoren. Welke van de twee het is, verschilt per verhuurder en dat spreek je vooraf af.
Waar bij een trouwauto meer aan vastzit dan bij de meeste andere posten, is de tijdlijn van de dag zelf. Een fotograaf kan een half uur later beginnen zonder dat de rest omvalt. Een auto die te laat vertrekt bij het ophaaladres, zet de aankomst bij de locatie onder druk, en die aankomst bepaalt weer wanneer de ceremonie kan beginnen. Daarom hoort bij het boeken van de trouwauto niet alleen een bedrag, maar ook een vertrektijd, een ophaaladres en een geschatte reistijd naar de locatie. Als de bruid vanuit het ouderlijk huis in een ander dorp vertrekt en de bruidegom al bij de locatie is, reken je die afstand apart mee, met een marge voor onvoorzien oponthoud. Wie dat niet vooraf uitrekent, ontdekt het vaak pas als de auto al onderweg is en de trouwambtenaar op de klok kijkt.
In het dossier zet je de trouwauto als eigen blok op de startpagina. Is er een aparte auto voor de bruid en een andere voor het bruidspaar samen na de ceremonie, dan voeg je daar een tweede blok voor toe; het systeem gaat niet uit van precies één auto per bruiloft. Bij het blok kun je een gids raadplegen met verhuurders die in Nederland actief zijn, met hun website en telefoonnummer, zodat je niet zelf hoeft te zoeken naar wie er in de buurt klassieke auto's of trouwlimousines verhuurt. Heb je al een chauffeur via een kennis of een garage die je vertrouwt, dan voeg je die leverancier handmatig toe aan het blok.
Zodra de keuze vaststaat, wordt er automatisch een post in het budget van gemaakt, met de naam van de verhuurder en de categorie trouwauto. Bij die post vul je het totaalbedrag in, en apart het bedrag van de aanbetaling met de datum waarop die moet worden overgemaakt, en het bedrag van de restbetaling met de datum die daarbij hoort. Het systeem telt dat niet zomaar bij elkaar op maar houdt bij wat al betaald is en wat nog openstaat, zodat je in één overzicht ziet of de aanbetaling voor de trouwauto al de deur uit is en wanneer het restant moet volgen. Dat is vooral van belang als er meerdere posten rond dezelfde datum liggen; een aanbetaling voor de auto valt soms in dezelfde maand als de aanbetaling voor de catering, en dan is het prettig om dat naast elkaar te zien staan in plaats van in losse mailtjes en bevestigingen te moeten zoeken.
De vertrektijd en het ophaaladres die je bij het boeken hebt vastgelegd, komen terug in het draaiboek van de dag. Daar staat de trouwauto niet als aparte losse regel, maar ingepland tussen de andere onderdelen: het moment waarop de bruid het huis verlaat, de tijd die de rit naar de locatie kost, en de marge voor het geval het verkeer tegenzit of de chauffeur eerst nog langs een tweede adres moet om een getuige op te halen. Wie op de dag zelf iets wil aanpassen, doet dat in het draaiboek, en die wijziging staat dan naast de post in het budget waar de betaaldata al vastliggen; het een verandert niets aan het ander, maar je ziet ze wel op dezelfde plek terug.
Wat je er in de meeste gevallen voor terugkrijgt na de aanbetaling, is een schriftelijke bevestiging van de verhuurder met daarop de datum, het model auto, de tijden en meestal een annuleringsregeling. Die bevestiging is het document om in de kluis te zetten, zodat je bij twijfel over wat precies is afgesproken niet in oude e-mails hoeft te zoeken maar het contract er meteen bij kunt pakken. Bewaar ook de bevestiging van de aanbetaling zelf, los van de factuur voor het restant, want bij verhuurders van klassieke auto's lopen die twee documenten soms via verschillende systemen en is het prettig om ze apart te kunnen terugvinden.
Een aanbetaling voor de trouwauto is niet in elke situatie nodig. Sommige lokale verhuurders met één of twee auto's werken liever met een mondelinge afspraak en vragen het volledige bedrag pas op de dag zelf, vooral als je de chauffeur al langer kent of via een aanbeveling bent gekomen. Grote verhuurbedrijven met een wagenpark van klassiekers werken bijna altijd met een aanbetaling, juist omdat zij tegelijk aanvragen krijgen van meerdere bruidsparen voor dezelfde zaterdag. Vraag dus niet alleen naar het bedrag van de aanbetaling, maar ook naar wat er gebeurt als de bruiloft door omstandigheden verschuift; bij sommige verhuurders is de aanbetaling dan overdraagbaar naar een nieuwe datum, bij andere niet.
De afstand tussen ophaaladres en trouwlocatie is dus niet alleen een logistiek detail voor de dag zelf, het is ook het moment om te bepalen of één auto volstaat of dat er een tweede nodig is voor ouders of getuigen die vanaf een ander punt vertrekken. Leg die keuze vast zodra je de auto boekt, zet de tijden meteen in het draaiboek, en laat de aanbetaling en het restant in het budget staan zodat je op elk moment kunt zien wat er al is voldaan en wat nog moet volgen.