Bruidswarenhuis
Bij de trouwauto zit de prijs niet alleen in de auto zelf. Ze zit in de tijd eromheen: hoeveel kilometer de chauffeur moet rijden voordat hij bij het ophaaladres staat, hoe lang hij daar moet wachten tot de bruid of bruidegom klaar is, en hoeveel tijd er tussen de locaties zit als er meerdere ophaalpunten zijn. Dat maakt annuleren of verzetten van deze keuze anders dan bij een leverancier die alleen een product levert. Je komt niet alleen terug op de auto, je komt terug op een tijdlijn die de chauffeur al had ingepland rond jullie dag.
Een trouwautoverhuurder rekent meestal met een tijdsblok: vanaf het moment dat de auto wegrijdt van de standplaats tot het moment dat hij daar weer terug is. Rijdt de chauffeur veertig kilometer om jullie op te halen, dan telt die rit mee in het blok, ook al staat er niemand in de auto. Wachttijd bij het ophaaladres, bijvoorbeeld omdat er eerst nog foto's worden gemaakt voor het huis, telt vaak ook mee. Verzet je de trouwerij naar een andere locatie die verder weg ligt, dan verandert dat blok, en daarmee vaak ook het bedrag dat is afgesproken. Annuleer je helemaal, dan is de vraag niet alleen of je het aanbetaalde bedrag terugkrijgt, maar ook of de chauffeur die dag nog een andere rit had kunnen aannemen als hij eerder had geweten dat jullie afzegden.
De trouwauto staat als eigen blok op de startpagina van jullie dossier, naast de andere keuzes zoals de trouwlocatie en de catering. In dat blok zetten jullie de leverancier die jullie hebben gekozen, of je hebt er zelf een toegevoegd via de knop voor een blok dat er nog niet stond. Zodra dat blok is ingevuld, is dat geen losse aantekening meer, het is de plek waar alles wat met die auto te maken heeft samenkomt: de leverancier, de afspraken, en straks ook het moment op de dag zelf.
Die keuze wordt vanzelf een post in jullie budget, met de naam van de leverancier, de categorie trouwauto, en het bedrag dat is afgesproken. Bij die post vullen jullie apart de aanbetaling in en de restbetaling, elk met een eigen datum. Stel dat jullie drie maanden voor de bruiloft een aanbetaling hebben gedaan van een deel van het totaalbedrag, en de rest moet twee weken voor de dag zelf worden overgemaakt. Verzetten jullie de trouwlocatie naar een adres dat verder van de standplaats van de auto ligt, dan verandert mogelijk het totaalbedrag, en dat pas je aan in die post. Het systeem rekent vervolgens opnieuw uit wat er nog openstaat naast wat al is aanbetaald. Zo zie je in één overzicht of een verzetting alleen een planningskwestie is, of ook een financiële.
Het voordeel van dit uitrekenen zonder dat je gedwongen wordt: je krijgt geen advies over wat je wel of niet moet doen. Je ziet alleen precies wat er openstaat, en dat is vaak genoeg om te weten of navragen bij de leverancier de moeite waard is voordat je iets doorzet.
De trouwauto komt terug in het draaiboek van de dag zelf, op het uur dat is afgesproken. Staat daar dat de auto om half twaalf voor de deur moet staan om op tijd bij de ceremonie te zijn, dan is dat uur gebaseerd op de afstand en de wachttijd die bij het maken van de afspraak zijn besproken. Verzet je de ceremonie een uur naar achteren, dan verandert dat tijdstip in het draaiboek mee, maar het is aan jullie om dat ook door te geven aan de chauffeur. Het systeem houdt de tijdlijn van de dag bij, niet het contact met de leverancier zelf.
Hier zit het punt waar het misgaat als je dit niet in de gaten houdt. Iemand verzet de trouwlocatie in het dossier, ziet dat het draaiboek automatisch een ander uur toont, en denkt dat de chauffeur dat ook al weet. Dat is niet zo. Het draaiboek is jullie eigen overzicht, geen berichtenlijn naar de leverancier. Wie de auto annuleert of verzet, moet dat zelf doorgeven aan degene die de auto levert, en pas dan is de afspraak ook echt gewijzigd.
Stel, jullie boeken een trouwauto voor een adres in een dorp, en de chauffeur rekent op basis van die afstand een bedrag dat past bij dertig kilometer heen en terug plus een half uur wachttijd. Twee maanden later verandert de trouwlocatie naar een plek buiten de provincie. De afstand tot het ophaaladres blijft gelijk, maar de rit naar de nieuwe locatie is opeens drie keer zo lang. De leverancier moet dat opnieuw doorrekenen, en het bedrag in de budgetpost stijgt. De aanbetaling die al is gedaan blijft staan als aanbetaling, maar de restbetaling moet naar boven worden aangepast. Wie dat niet aanpast in het budget, ziet aan het einde een openstaand bedrag dat niet klopt met wat er werkelijk nog moet worden overgemaakt.
Een ander voorbeeld: de bruiloft gaat om een persoonlijke reden een maand naar voren. De trouwauto was al vastgelegd voor de latere datum. Hier is niet de afstand het probleem, maar de beschikbaarheid van de chauffeur op de nieuwe datum. Blijkt de auto op die nieuwe dag al door iemand anders geboekt, dan is annuleren de enige optie, en dan draait het weer om de vraag wat er van de aanbetaling terugkomt. Dat bedrag, en de eventuele afspraak daarover, hoort in de kluis van het dossier, bij het contract of de offerte die bij het boeken is vastgelegd. Daar staat vaak ook beschreven wat er gebeurt bij annulering, en dat is precies het moment waarop je dat document weer nodig hebt.
Niet elke verandering raakt de trouwauto. Verandert alleen het aantal gasten, of de kleur van de bloemen op de tafels, dan heeft dat niets te maken met de afstand of de wachttijd van de auto, en hoeft er niets in die post te worden aangepast. Ook een kleine verschuiving van het ceremonietijdstip binnen dezelfde locatie, zeg tien minuten, verandert meestal niets aan het bedrag; de chauffeur rijdt dezelfde afstand en wacht ongeveer even lang. Het is alleen bij een andere locatie, een andere datum, of een duidelijk langere wachttijd dat het de moeite waard is om de leverancier opnieuw te bellen en de post in het budget te controleren.
Het systeem zelf annuleert niets en onderhandelt niet met de leverancier. Wat het wel doet, is jullie een plek geven waar de afspraak, het bedrag, de aanbetaling, de restbetaling en het tijdstip in het draaiboek bij elkaar staan. Zo hoeven jullie niet te gissen of een verzetting van de trouwlocatie ook gevolgen heeft voor de auto: jullie kijken naar het blok op de home, naar de post in het budget, en naar het uur in het draaiboek, en weten dan of er nog iets te regelen is voordat de dag zelf begint.