Bruidswarenhuis
Wie vraagt wat een trouwauto kost, krijgt van een chauffeursbedrijf zelden één vast getal terug. Dat is niet omdat er niets te zeggen is, maar omdat het bedrag optelt uit een paar losse posten die per bruiloft anders uitvallen. Om te weten wat er bij jullie gaat gelden, moet je die posten uit elkaar trekken voordat je ergens naar vraagt.
De eerste post is de tijd die je reserveert, niet de afstand in kilometers. Een trouwauto wordt meestal per blok verhuurd, met een minimum aantal uren. Binnen dat blok valt het ophalen bij het huis van de bruid, de rit naar de locatie, en vaak ook het wachten tijdens de ceremonie zodat de auto er nog staat voor de foto's erna. Wie denkt dat een korte rit van tien minuten ook een korte factuur geeft, komt vaak bedrogen uit: het is het blok dat wordt betaald, niet de meters.
De tweede post is wat er buiten dat blok valt. Een tweede ophaaladres, bijvoorbeeld omdat de ouders van de bruid ergens anders wonen dan de bruid zelf, kost vaak extra, net als een rit die ver buiten het gebruikelijke werkgebied van de chauffeur ligt. Ook een lange wachttijd tussen ceremonie en receptie, wanneer je de auto niet laat gaan en later laat terugkomen maar hem de hele tussentijd laat staan, wordt vaak apart in rekening gebracht. Dat zijn geen verborgen kosten, maar posten die alleen genoemd worden als je zelf vraagt hoe het blok is opgebouwd.
De derde post is wat er los bij komt: een chauffeur in pak in plaats van een gewoon overhemd, lint of bloemen op de auto, een tweede auto voor de getuigen, of een langere route omdat er nog gefotografeerd wordt op een plek buiten de gewone weg. Elk van die dingen is op zichzelf klein, maar samen maken ze het verschil tussen de eerste prijs die je hoort en het bedrag dat er aan het einde op de rekening staat.
Zodra jullie de trouwauto als blok op de homepage van het dossier hebben gezet, ontstaat daar automatisch een post in het budget. Bij die post vul je in wat de leverancier heet, in welke categorie de kosten vallen, en welk bedrag daarbij hoort. Je kunt dat bedrag opsplitsen: een aanbetaling met een eigen datum, en een restbetaling die apart wordt bijgehouden. Zo zie je in één blik wat je al hebt betaald voor het blok uren, en wat er nog moet volgen zodra de extra's — het tweede adres, de wachttijd, de bloemen op de auto — zijn opgeteld bij het definitieve bedrag.
Stel dat de chauffeur een basisprijs geeft voor drie uur, met een aanbetaling van een derde bij boeken en de rest twee weken voor de bruiloft. Je zet dat bedrag in als aanbetaling met die datum, en de restbetaling met de datum twee weken van tevoren. Komt er later een extra adres bij omdat de ouders toch apart worden opgehaald, dan pas je het bedrag van de post aan voordat de restbetaling verschuldigd is. Zo loopt het budget niet achter de werkelijkheid aan, maar mee.
De reden dat afstand, ophalen en wachttijd zo bepalend zijn, is dat ze precies samenvallen met de volgorde van de dag zelf. Het blok dat je boekt bij de chauffeur is in feite een stuk van het draaiboek dat je toch al aan het maken bent: hoe laat de auto voor de deur staat, hoe laat er vertrokken wordt, hoe lang er bij de locatie wordt gewacht voor het geval er nog foto's worden gemaakt. Zodra je die tijden invult in het draaiboek van uur tot uur, zie je vanzelf of het geboekte blok bij de chauffeur lang genoeg is, of dat je eigenlijk een uur extra nodig hebt dat nog niet in de prijs zit.
Een voorbeeld: de ceremonie is om twee uur, de receptie begint om vier uur op een andere locatie, en jullie willen tussendoor buiten fotograferen met de auto op de achtergrond. Dat betekent dat de auto niet na de ceremonie wegrijdt, maar blijft staan tot na de foto's. Wie dat niet vooraf doorrekent in het draaiboek, ontdekt het pas ter plekke, wanneer de chauffeur vraagt of hij nu weg mag of moet blijven — en dat is het moment waarop een extra uur ineens niet meer gepland maar improvisatie is, met de bijbehorende prijs.
Niet elk detail moet meteen vastliggen. Het exacte tijdstip van ophalen bij het huis van de bruid hangt af van hoe laat het kapsel en de visagie klaar zijn, en dat weet je maanden van tevoren nog niet precies. Het is genoeg om bij het boeken een blok van een aantal uren vast te leggen en de exacte klok pas een paar weken voor de bruiloft door te geven aan de chauffeur, zodra de rest van de ochtend vaststaat. Wat niet kan wachten, is de vraag of er een tweede ophaaladres nodig is: dat verandert het bedrag, en dus wil je dat weten voordat de aanbetaling wordt vastgezet in het budget.
Ook de vraag of er lint of bloemen op de auto komen, kan later. Dat is een toevoeging aan het blok, niet de kern ervan, en de meeste chauffeurs regelen dat pas kort voor de dag zelf. Wie zich daar nu al druk om maakt, terwijl de basisvraag — hoeveel uur, welke adressen, hoeveel wachttijd — nog open ligt, zet de volgorde op zijn kop.
Om te weten wat een trouwauto uiteindelijk kost, moet je dus niet naar één getal vragen, maar naar het blok uren, de adressen die erbij horen, en de wachttijd die je erin plant. Zet dat om in een post in het budget met een heldere aanbetaling en restbetaling, laat het terugkomen in het draaiboek van de dag, en het bedrag dat je aan het begin hoort, is het bedrag dat aan het einde ook klopt.