Contract trouwauto: waar op letten bij tijd en afstand

Voordat je een handtekening zet onder de afspraak met de trouwauto, is er één vraag die belangrijker is dan de kleur of het model van de auto: wat gebeurt er met de tijd. Niet de tijd die de rit zelf duurt, maar alles daaromheen. Waar op moet je letten in het contract van de trouwauto is eigenlijk een vraag over drie dingen: de afstand die gereden wordt, het moment van ophalen, en de wachttijd die daarna nog volgt.

Afstand lijkt vanzelfsprekend, maar veel chauffeursbedrijven rekenen met een straal vanaf hun standplaats. Zit de locatie van de ceremonie daarbuiten, dan komt er een toeslag per kilometer bovenop de prijs die eerst genoemd werd. Datzelfde geldt voor de rit van het huis van de bruid naar de ceremonie en daarna door naar het feest: dat zijn vaak twee of drie ritten na elkaar, en niet elk bedrijf rekent die automatisch mee in de offerte. Vraag dus niet alleen wat de auto kost, maar wat elke rit apart kost, en of de kilometers tussen de ritten worden meegerekend of dat de auto ondertussen weer terug moet naar de standplaats.

Ophalen is de tweede plek waar afspraken vaag kunnen blijven. Sommige chauffeurs rekenen de tijd vanaf het moment dat ze wegrijden bij hun eigen bedrijf, andere pas vanaf het moment dat ze bij jullie voor de deur staan. Dat verschil kan zomaar een half uur schelen, en dat half uur zit dan óf in de prijs óf erbuiten. Zet dus in het contract met de trouwauto niet alleen het tijdstip van ophalen, maar ook het adres waar dat gebeurt, en vraag naar het uur waarop de klok voor de chauffeur begint te lopen.

Wachttijd is het punt waarover de meeste misverstanden ontstaan, en het punt waar je in de praktijk het vaakst op wordt afgerekend. Een trouwauto staat na het ophalen bij de ceremonie vaak een uur of langer stil, terwijl de dienst binnen bezig is. Daarna volgt soms nog een fotomoment buiten, voordat de auto weer wegrijdt richting het feest. Die stilstaande tijd wordt door de meeste bedrijven apart in rekening gebracht, per uur of per half uur, boven op het basisbedrag voor de rit. Vraag daarom niet alleen hoeveel uur er standaard inbegrepen is, maar ook wat het kost als de dienst uitloopt en de auto langer moet wachten dan afgesproken. Een dienst die vertraging heeft omdat een spreker te lang praat, is geen uitzondering maar de regel, en een contract dat daar niets over zegt laat je achter met een rekening waar je niet op had gerekend.

Een voorbeeld uit de praktijk maakt dit concreet. Een bruidspaar boekt een auto voor de rit van het ouderlijk huis naar het gemeentehuis, en daarna naar de feestlocatie. In de offerte staat een vast bedrag voor twee ritten. Wat er niet bij stond: de wachttijd tussen die twee ritten, terwijl de ceremonie en de felicitaties ruim anderhalf uur duurden. Bij het afrekenen kwam er alsnog een bedrag voor wachturen bovenop de afgesproken prijs. Dat had voorkomen kunnen worden door bij het tekenen te vragen wat er gebeurt tussen de ritten, en of die tijd in de prijs zit.

Hoe dit in het systeem staat

De trouwauto staat als los blok op de startpagina van jullie dossier, samen met de andere keuzes voor de bruiloft. Zodra je in dat blok een leverancier vastlegt, wordt die keuze automatisch een post in het budget: met de naam van het bedrijf, de categorie trouwauto, en de ruimte om het totale bedrag in te vullen. Daaronder vul je apart de aanbetaling in en de restbetaling, elk met de datum waarop die voldaan moet zijn. Zo zie je in één overzicht wat er al is betaald en wat er nog openstaat, zonder dat je dat zelf moet optellen.

De tijden die je met de chauffeur hebt afgesproken, horen niet in het budget maar in het draaiboek. Daar zet je per onderdeel van de dag neer wanneer de auto wordt verwacht bij het ophaaladres, wanneer die bij de ceremonie moet staan, en hoeveel tijd er is ingepland voor de rit ertussen. Zo staat het moment van ophalen naast de andere onderdelen van de dag, en zie je meteen of er ruimte is ingebouwd voor het geval de dienst uitloopt. Wie de auto ook gebruikt voor foto's tussen ceremonie en feest, zet dat als apart blokje in het draaiboek, zodat de wachttijd die daarbij ontstaat niet wordt vergeten.

Wat je met deze twee plekken niet doet, is de afspraak zelf bewaken. Het systeem rekent uit wat je invult en herinnert je aan de datum van betaling, maar het contract met de chauffeur blijft iets wat jullie zelf lezen en nagaan voordat er getekend wordt. Wil je de offerte of de bevestiging van de chauffeur ergens terugvinden, dan zet je die in de kluis bij dit dossier, zodat je er niet naar hoeft te zoeken in een mailbox wanneer de dag zelf dichterbij komt.

Waar je op kunt vertrouwen dat het niet nodig is

Niet elke bruiloft heeft een strak schema nodig voor de trouwauto. Wie de ceremonie en het feest op dezelfde locatie houdt, heeft maar één rit nodig en dus geen wachttijd om over te twisten. Ook wie zelf rijdt of een auto van familie gebruikt, heeft geen contract nodig waarin dit soort dingen staan; dan is er simpelweg geen chauffeur die per uur wordt betaald. In dat geval kun je het blok trouwauto op de startpagina gewoon laten staan zonder leverancier, of de post uit het budget verwijderen als die er per ongeluk in staat. Het is dan geen kwestie van iets vergeten, maar van iets dat voor jullie situatie niet van toepassing is.