Bruidswarenhuis
Muziek is op de startpagina van het dossier een van de vaste blokken, met een gids van dj's, bands en andere aanbieders. Maar de gids kan niet iedereen bevatten. Misschien hebben jullie een dj uit de familie, een band die op verjaardagen speelt, of een platenzaak-eigenaar die al jaren feesten draait. Die zet je zelf neer, met de knop Blok toevoegen. Kies je uit de lijst geen passende soort, dan geef je bij anders zelf de naam op: dj, live band, saxofonist na het diner, wat het ook is.
Wat daarna gebeurt is hetzelfde als bij elk ander blok. De muziek komt als eigen post terecht in het budget, met de naam van de aanbieder erbij en de categorie waar het onder valt. Jullie vullen zelf het bedrag in, en zetten apart de aanbetaling en de restbetaling neer, met de datum waarop elk moet zijn overgemaakt. Heeft de dj honderd euro aanbetaling gevraagd bij boeking en de rest twee weken voor de bruiloft, dan staat dat zo in het overzicht en rekent het systeem uit wat er op elk moment nog openstaat.
Bij een fotograaf of een bruidstaart is de volgorde van de avond niet in het geding: die keuzes staan los van wat er om negen uur gebeurt. Bij muziek ligt dat anders. De dj of band bepaalt hoe de avond zich opbouwt, van het moment dat de eerste dans wordt ingezet tot het uur waarop de laatste gasten naar huis gaan. Wie dit blok laat liggen tot een paar weken voor de bruiloft, merkt dat er dan nog twee gesprekken moeten die eigenlijk eerder hadden gemoeten: een met de dj over wat er die avond precies gebeurt, en een met de locatie over wat daar mag.
Dat tweede gesprek is het punt waar het vaak misgaat. Een zaal in een woonwijk heeft doorgaans een geluidslimiet en een tijd waarop de muziek uit moet, en die twee dingen staan zelden op de website van de locatie. Een bruidspaar dat een dj boekt zonder dat af te stemmen, kan op de avond zelf tegen een dove muur lopen: de geluidsinstallatie van de dj is groter dan wat het gebouw toestaat, of de muziek moet om elf uur stoppen terwijl het feest net op stoom is. Dat is geen kwestie die het systeem voor jullie regelt. Het is een telefoontje dat jullie zelf moeten maken, en het liefst voordat de dj is vastgelegd, niet erna.
De muziek komt terug in het draaiboek, het overzicht van de dag van uur tot uur. Daar zet je niet alleen wanneer de dj begint, maar ook de momenten die op muziek wachten: het moment dat het bruidspaar de zaal binnenkomt, de eerste dans, de speech die stil moet zijn voordat de muziek weer aangaat. Een voorbeeld dat vaak misgaat: de vader van de bruid wil een toespraak houden na het hoofdgerecht, maar de dj weet dat niet en start om die tijd juist een set. Wie dit in het draaiboek zet, met tijden en volgorde, geeft de dj iets om zich aan te houden, en geeft jullie zelf iets om op terug te vallen als iemand op de avond zelf vraagt wanneer het eerste dansje ook alweer gepland stond.
Ook de eindtijd hoort in het draaiboek, niet als losse afspraak in een mailtje maar als vast punt naast de andere onderdelen van de avond. Loopt de zaal om half een leeg omdat de locatie dat zo wil, dan is het prettiger dat te weten voordat de gasten er middenin zitten dan wanneer de muziek plots stopt. Sommige locaties rekenen voor overschrijding een extra bedrag; ook dat zet je, als het van toepassing is, als aparte post in het budget, met een eigen datum voor de betaling.
Heb je voor de ceremonie een strijkkwartet en voor het feest een dj, dan is dat niet één blok maar twee: je voegt gewoon een tweede blok muziek toe naast het eerste, elk met zijn eigen aanbieder, eigen bedrag en eigen plek in het draaiboek. Dat is dezelfde werkwijze als bij een tweede fotograaf of een tweede locatie: heb je er meer dan een van iets nodig, dan zet je er zelf een blok bij in plaats van te proberen twee aanbieders in één post te persen. Wie dat wel doet, twee offertes samenvoegen tot een bedrag, verliest het overzicht op het moment dat een van de twee een aanbetaling eerder vraagt dan de ander.
Niet elk onderdeel van de muziek moet meteen vaststaan. De precieze nummers voor de eerste dans, een lijst met verzoeknummers voor de gasten, het moment waarop de dj de bruidstaart aankondigt: dat kan wachten tot een paar weken voor de bruiloft, en hoort dan in het draaiboek als detail, niet als voorwaarde om te boeken. Wat wel eerder moet vaststaan is het kader waarbinnen die keuzes gemaakt worden: hoe laat de muziek überhaupt mag beginnen en eindigen, en of de locatie een eigen geluidsinstallatie verplicht stelt of juist niet toestaat dat de dj zijn eigen boxen meebrengt. Dat kader ligt bij de locatie, niet bij de dj, en is dus het gesprek dat het eerst gevoerd moet worden.
Zet de muziek dus als blok neer zodra er een naam is, ook als de invulling nog niet vaststaat. Vul het budget aan zodra er een bedrag en een aanbetaling bekend zijn. En zet het gesprek met de locatie over geluid en eindtijd niet uit tot na de boeking, maar ervoor: dat is de volgorde die voorkomt dat jullie op de avond zelf achter een dj aan lopen die niet weet dat de muziek om elf uur stil moet.