Bruidswarenhuis
De muziek is geen post die je los van de rest van de dag regelt. Van alle blokken op de home is dit degene die het meest direct de klok bepaalt, want de dj of band is niet alleen leverancier maar ook degene die de avond in gang zet en afsluit. Waar een fotograaf zich voegt naar het programma, bepaalt de muziek voor een groot deel wanneer het programma er ís. Dat is de vraag die dit onderdeel eigen maakt: niet wat het kost of wanneer je moet boeken, maar op welk moment van de dag deze partij aan zet is, en wat er misgaat als je dat te laat vastlegt.
Het blok muziek zet je zoals elk ander blok op de startpagina van het dossier. Zodra het daar staat, wordt het vanzelf een post in het budget, met de leverancier erbij, de categorie waar hij onder valt, en de twee bedragen die horen bij hoe zulke afspraken meestal lopen: de aanbetaling die het optreden vastlegt en de restbetaling die na de bruiloft volgt. Je vult zelf in hoeveel dat is en op welke datum het betaald moet worden, en het systeem houdt bij wat daarvan nog openstaat. Dat is de bijzaak. De hoofdzaak is dat dezelfde keuze ook teruglandt in het draaiboek, en daar pas wordt duidelijk waarom dit onderdeel niet wacht tot de rest klaar is.
Een voorbeeld. Stel het bruidspaar boekt een dj die van tien tot één speelt. Die drie uur staan niet op zichzelf. Vóór tien uur moet er iets gebeurd zijn: het diner moet klaar zijn, de speeches moeten zijn uitgesproken, misschien is er een openingsdans die de dj inzet. Ná tien uur telt niet alleen de muziek, maar ook het huis van de locatie. Veel zalen hanteren een eindtijd voor geluid, en soms een ander tijdstip waarop de bar sluit dan waarop de muziek moet stoppen. Wie dat niet vooraf naast elkaar legt, ontdekt het op de avond zelf, als de dj vraagt of hij door mag spelen en niemand meer weet wat er met de locatie is afgesproken.
In het draaiboek zet je daarom niet alleen de starttijd van de dj, maar ook het moment waarop het geluid omlaag moet, als de locatie daar een tijd voor heeft. Dat is geen aparte stap die het systeem voor je uitrekent, het is iets wat je zelf naast de andere blokken in het draaiboek legt: de trouwlocatie heeft een eindtijd, de muziek heeft een speelduur, en die twee moeten in het draaiboek op elkaar aansluiten. Doe je dat niet, dan loop je het risico dat de avond eindigt op een moment dat niemand heeft gepland, of dat er een boete volgt omdat het geluid langer doorging dan de locatie toestond.
Er is ook een moment waarop dit juist niet zo veel aandacht nodig heeft. Bij een middagbruiloft die om vijf uur eindigt met een borrel, en waarbij er geen avondfeest is, speelt de vraag over eindtijd en geluid niet. Dan is de muziek een blok als elk ander: je zet de leverancier erin, de kosten lopen mee in het budget, en er is geen extra afstemming nodig omdat er geen avondprogramma is dat erop aansluit. Het is dus niet zo dat muziek altijd de zwaarste post in het draaiboek is. Het wordt dat pas op het moment dat er een feest ná het diner komt, en de muziek dat feest opent, draagt en afsluit.
Heeft het bruidspaar zowel een ceremoniemuzikant als een avond-dj, dan zijn dat twee verschillende blokken. De een speelt op een ander moment van de dag dan de ander, met een eigen aankomsttijd, een eigen plek in het draaiboek en een eigen post in het budget met eigen aanbetaling en restbetaling. Je zet er dus niet één blok muziek neer met twee namen erin, maar twee losse blokken, precies zoals je dat ook zou doen bij twee fotografen of twee locaties. Zo blijft in het draaiboek zichtbaar wie er wanneer aan zet is, zonder dat de ceremoniemuziek en de avondmuziek door elkaar lopen.
Wat verder in het draaiboek thuishoort is niet de artistieke kant van de muziek, maar de praktische: hoe laat de apparatuur er moet staan, of er een soundcheck is voorzien, en hoe laat de laatste set eindigt. Die laatste tijd is de sleutel tot de rest van de avond. Alles wat daarna komt, zoals het uitzwaaien van de gasten of het vertrek van het bruidspaar zelf, sluit daar in het draaiboek op aan. Wie de muziek pas invult als het draaiboek verder al af is, moet vaak alles daarna nog een keer verschuiven. Wie het meteen bij het begin al naast de locatie legt, hoeft dat maar één keer te doen.
Ook de trouwwebsite raakt hieraan zonder dat de muziek daar rechtstreeks in staat: gasten die weten hoe laat het feest ongeveer eindigt, plannen daar zelf hun terugreis op. Dat is geen functie die apart voor muziek bestaat, het is een gevolg van een eindtijd die je zelf, via het draaiboek, scherp hebt gezet.
De vraag hoe je de muziek precies kiest, wat die kost en hoe de aanbetaling en restbetaling in de praktijk werken, komt op de andere pagina's over dit onderdeel aan de orde. Hier gaat het om de plek die de muziek in de dag zelf inneemt: het bepalende blok voor de avond, dat pas goed op zijn plaats valt zodra het naast de eindtijd van de locatie in het draaiboek staat.