Bruidswarenhuis
Als jullie de dj of band moeten annuleren of verzetten, is de eerste vraag niet wat dat kost, maar wat het losmaakt. De muziek is het onderdeel dat bepaalt hoe de avond loopt: hoe laat het feest begint, hoe laat het stopt en hoe laat er dus geluid mag zijn op de locatie. Wie de muziek annuleert zonder de locatie te bellen, laat een eindtijd en een geluidsafspraak in de lucht hangen die nergens meer bij horen.
De keuze voor muziek staat als blok op de homepagina van jullie dossier, net als locatie, catering en de rest. Zodra jullie die keuze hebben gemaakt, is er automatisch een post in het budget aangemaakt: de naam van de dj of band, de categorie muziek, en de twee bedragen die daarbij horen, de aanbetaling en de restbetaling. Bij een annulering verandert die post niet uit zichzelf. Jullie passen zelf aan wat er nog openstaat, op basis van wat er met de leverancier is afgesproken. Is de aanbetaling niet terug te krijgen, dan laten jullie die staan als een vaste kostenpost en zetten het restbedrag op nul. Wordt er verzet in plaats van geannuleerd, dan blijft de aanbetaling gewoon staan en verandert alleen de datum waarop de restbetaling vervalt.
Een voorbeeld: een stel boekt een dj negen maanden voor de bruiloft, betaalt honderdvijftig euro aan als aanbetaling en heeft een restbetaling van vierhonderdvijftig euro staan, te betalen twee weken voor de bruiloft. Vier maanden voor de datum verzetten ze de hele bruiloft een half jaar. De dj kan op de nieuwe datum, dus wordt er niet geannuleerd maar verzet. In het dossier passen ze de datum van de restbetaling aan naar twee weken voor de nieuwe trouwdatum. De aanbetaling van honderdvijftig euro blijft ongewijzigd staan, die was al betaald en dat verandert niet door het verzetten.
Muziek staat nooit op zichzelf. Elke locatie heeft een eindtijd voor geluid, en vaak ook een tijd waarop de muziek precies mag beginnen, zeker als er buren zijn of als de locatie op meerdere avonden verhuurt. Wie de dj annuleert zonder dit met de locatie te bespreken, loopt het risico dat het draaiboek een gat krijgt dat niemand heeft opgevuld: geen muziek, maar de eindtijd van de locatie staat nog wel vast op een uur waarop het feest normaal gesproken nog in volle gang zou zijn.
Stel dat een band wegvalt zes weken voor de bruiloft, wegens ziekte van een van de leden. Het stel besluit niet te verzetten maar te annuleren en een dj te boeken die op korte termijn kan. De nieuwe dj werkt met andere apparatuur en wil eerder opbouwen dan de band had gepland. Dat is het moment om de locatie te bellen: mag de dj om vier uur ’s middags al geluid maken tijdens het opbouwen, of moet dat wachten tot na het diner? Zonder die vraag loopt het risico dat de opbouw conflicteert met de tijden die de locatie al met de cateraar heeft afgesproken.
De muziek komt terug in het draaiboek van de dag, van uur tot uur. Als de dj of band wijzigt, of als de tijden veranderen doordat er is verzet, werken jullie die uren in het draaiboek bij. Een nieuwe dj kan een andere opbouwtijd nodig hebben dan de vorige. Een band die plaatsmaakt voor een dj verandert misschien ook het moment waarop de eerste dans gepland stond, omdat een dj vaak sneller kan schakelen tussen achtergrondmuziek en een feestset dan een band die tussen nummers door moet stemmen. Dat zijn geen dingen die het systeem voor jullie aanpast; het draaiboek verandert alleen als jullie het zelf aanpassen, op basis van wat er met de nieuwe leverancier of de nieuwe datum is afgesproken.
Niet elke wijziging in de muziek vraagt onmiddellijk overleg met de locatie. Verzetten jullie de dj naar een ander moment op dezelfde dag, bijvoorbeeld omdat de ceremonie uitloopt en het diner later begint, dan verschuift de muziek gewoon mee binnen dezelfde eindtijd die al met de locatie was afgesproken. Er is dan geen nieuw gesprek nodig over geluid of sluitingstijd, want de grens van de avond blijft hetzelfde. Alleen wanneer de eindtijd zelf verandert, wanneer er een ander type muziek komt dat luider is dan afgesproken, of wanneer de opbouw op een ander moment moet gebeuren dan gepland, is afstemming met de locatie nodig. Wie dat onderscheid niet maakt, belt de locatie bij elke kleine wijziging en verliest tijd aan iets dat geen gevolgen heeft voor de rest van de avond.
Soms is er niet één muziekact, maar twee: een dj voor het feest en een strijkkwartet voor de ceremonie, bijvoorbeeld. Wie er twee heeft, zet daarvoor zelf een tweede blok op de homepagina, met een eigen post in het budget en een eigen plek in het draaiboek. Als een van de twee moet worden geannuleerd terwijl de ander doorgaat, raakt dat meestal niet de eindtijd van de locatie maar wel het moment waarop bepaalde muziek klinkt tijdens de dag. Ook dan is het de vraag of de locatie iets moet weten, niet automatisch een aanname dat dat zo is.
De offerte en de eventuele annuleringsvoorwaarden van de dj of band bewaren jullie in de kluis, samen met de contracten van de andere leveranciers. Bij een annulering is dat de plek waar jullie teruglezen wat er precies was afgesproken over opzegtermijnen en het al betaalde bedrag, voordat jullie de post in het budget aanpassen. Zonder dat document is het gissen naar wat er nog terug te vragen is en wat niet.