Bruidswarenhuis
Muziek is het onderdeel waar veel andere keuzes op wachten, en dat is precies waarom het lastig is om te bepalen wat eerst moet. Een dj kan vaak niet boeken voordat hij weet hoe laat de avond begint en eindigt. De locatie kan geen eindtijd geven voordat ze weten of er een band komt met eigen apparatuur of een dj die inpluggen op het bestaande systeem. En de trouwambtenaar plant de ceremonie soms rond een moment waarop er live muziek moet klinken. Wie zonder volgorde begint, boekt een dj voor acht uur terwijl de locatie om elf uur al stil moet zijn, of huurt geluidsapparatuur die niet past bij wat er al hangt.
De eerste vraag die echt beantwoord moet zijn, is niet welke dj of band, maar wat de locatie toestaat. Sommige zalen hebben een geluidslimiet in decibel, andere een harde eindtijd voor versterkte muziek, weer andere allebei. Dat staat niet altijd in de eerste offerte van de locatie; het komt vaak pas naar boven als je er zelf naar vraagt. Zolang dat niet vaststaat, kun je in het systeem wel het blok voor muziek aanmaken op de startpagina van het dossier, maar mist er iets om verder te boeken. Je zet daar dan een voorlopige leverancier neer uit de gids, met naam en telefoonnummer, zonder al een bedrag of datum vast te leggen. Pas als de eindtijd en het geluidsniveau van de locatie bekend zijn, kun je die dj of band echt vastleggen, en pas dan wordt het blok een post met een bedrag erbij.
Het blok voor muziek staat los van het blok voor entertainment. Wie een dj voor de avond boekt en daarnaast een saxofonist voor tijdens het diner wil, zet daar een tweede blok bij: dat is precies waarvoor die optie er is. Allebei die blokken worden automatisch een post in het budget, met de naam van de leverancier, de categorie waarin ze vallen, en het bedrag dat je zelf invult. Bij de dj vul je meestal een aanbetaling in om de datum vast te zetten, en een restbetaling die rond de bruiloft zelf valt. Het systeem laat zien wat er van dat totaal nog openstaat, zodat je niet moet nazoeken of die tweede termijn al overgemaakt is.
Een tweede vraag die vaak wordt overgeslagen: wie zorgt er voor de muziek tijdens de ceremonie zelf. Dat is niet automatisch dezelfde persoon als de dj van 's avonds. Sommige stellen laten een gitarist of violist spelen tijdens het binnenkomen, en boeken daarvoor apart iemand die niets te maken heeft met de avondmuziek. Ook dat krijgt een eigen blok, met een eigen post in het budget. Wie dat niet apart zet en er stilzwijgend van uitgaat dat de dj dit ook wel regelt, komt er soms pas twee weken van tevoren achter dat er niemand is voor het moment waarop de bruid binnenkomt.
Als de leverancier vastligt, komt de muziek terug in het draaiboek. Daar krijgt de avond een uur-tot-uur volgorde: het moment waarop de dj begint, het moment van de eerste dans, de tijden waarop er een pauze in de muziek is voor speeches, en de tijd waarop alles stil moet vallen. Die eindtijd in het draaiboek moet gelijk zijn aan de eindtijd die de locatie heeft afgesproken. Klopt dat niet, dan loop je het risico dat de muziek om elf uur stopt terwijl de locatie tot twaalf uur ruimte gaf, of omgekeerd dat de dj gewoon doorspeelt terwijl de locatie daar niet meer op rekent.
Er is ook een moment waarop muziek juist niet als eerste hoeft. Wie nog geen locatie heeft vastgelegd, kan wel alvast rondkijken in de gids bij het blok muziek, contactgegevens noteren, en zelfs een moodboard maken met het soort sfeer dat gewenst is. Maar een dj vastleggen zonder te weten hoe laat en tot hoe laat de avond duurt, is een keuze die je later vaak moet terugdraaien. Het is dan verstandiger om het blok wel aan te maken, zodat je niet vergeet dat het moet gebeuren, maar de post in het budget pas te vullen zodra de locatie een eindtijd heeft bevestigd.
Wat ook vaak wordt vergeten is de vraag wie de apparatuur meebrengt en wie die weer ophaalt. Bij een band met eigen versterkers is dat meestal geregeld door de band zelf, maar bij een dj die gebruikmaakt van een geluidsinstallatie die al in de zaal hangt, moet iemand vooraf testen of dat werkt. Dat is geen post in het budget, maar wel een regel in het draaiboek: een moment op de middag van de bruiloft waarop de dj en de locatie samen controleren of alles aansluit. Staat dat er niet, dan is het eerste testmoment vaak pas als de gasten al binnenkomen.
Wanneer je met twee accounts in hetzelfde dossier werkt, ziet de ander meteen welke leverancier voor muziek is vastgelegd en welk bedrag daarbij hoort. Dat voorkomt dat een van jullie tijdens een gesprek met de locatie een eindtijd toezegt die de ander niet kent, of dat er dubbel met een dj wordt gebeld omdat niemand zag dat er al een bevestiging binnen was.
De kern van deze checklist is dus niet welke dj, band of dj-set je kiest, maar de volgorde: eerst de locatie over geluid en eindtijd, dan de leverancier, dan het bedrag met aanbetaling en restbetaling, en pas daarna de precieze tijden in het draaiboek. Wie die volgorde omdraait, moet later terug naar een afspraak die al vaststond.