Bruidswarenhuis
De vraag die hier speelt is niet of jullie in mei of in november trouwen, maar wat die keuze doet met de gemeente als blok in het dossier. Dat blok gaat namelijk niet alleen over een locatie of een ambtenaar. Het is het enige blok met een wettelijke kant: aangifte van het huwelijk, termijnen waarbinnen dat moet, het aantal getuigen dat verplicht is, en de leges die de gemeente rekent. Al die vier zaken verschillen per gemeente, en de tijd van het jaar waarin jullie willen trouwen bepaalt hoeveel ruimte je hebt om daar nog invloed op uit te oefenen.
Een populaire datum, zoals een zaterdag in juni of de laatste zaterdag voor de zomervakantie, is bij veel gemeenten sneller vol dan een doordeweekse dag in januari. Dat heeft niets te maken met de wet, maar alles met de agenda van de trouwambtenaar en de beschikbaarheid van de trouwzaal. Wat wel met de wet te maken heeft, is de aangiftetermijn: sommige gemeenten willen de aangifte minimaal twee weken voor de huwelijksdatum, andere gemeenten hanteren een langere of kortere termijn. Als jullie een populaire datum willen in een gemeente die een lange aangiftetermijn hanteert, is de volgorde dus: eerst uitzoeken wat die gemeente vraagt, dan pas de datum vastzetten in het dossier. Doe je het andersom, dan loop je het risico dat de datum al bevestigd is bij de locatie en de catering, terwijl de aangifte bij de gemeente nog niet rond kan komen binnen de tijd die er nog over is.
Het blok voor de gemeente staat, net als elk ander blok, op de startpagina van het dossier. Daar zet je vast wat er voor jullie geldt: de naam van de gemeente, de datum die je wilt, en de gegevens van de trouwambtenaar als die al bekend is. Wie trouwt in een gemeente waar de zomer traditioneel drukker is, ziet dat vaak al terug in de reactietijd van de gemeente zelf. Een gemeente die in juni tien huwelijken per zaterdag inplant, reageert doorgaans minder snel op een aanvraag dan een gemeente die in januari een rustige agenda heeft. Dat is geen belofte die wij doen, het is iets dat per gemeente en per seizoen verschilt, en het is precies de reden waarom je de aangifte niet laat liggen tot de laatste weken.
Zodra het blok voor de gemeente is aangemaakt, wordt het vanzelf een post in het budget. Die post krijgt de gemeente als leverancier, de categorie waarin de kosten vallen, en het bedrag dat de gemeente rekent aan leges. Dat bedrag verschilt per gemeente en per moment, dus vul je in wat voor jullie geldt op het moment dat je het weet. Bij die post zet je ook de datum waarop betaald moet worden. Sommige gemeenten vragen de leges bij de aangifte zelf, andere gemeenten factureren pas na het huwelijk. Wat je apart invult, is de aanbetaling en de restbetaling. Bij een gemeente die alles in één keer bij de aangifte incasseert, is de aanbetaling gelijk aan het volledige bedrag en blijft er geen restbetaling over. Bij een gemeente die werkt met een aanbetaling voor de zaalhuur en een aparte rekening voor de leges, splits je dat: het deel dat bij de aangifte wordt betaald als aanbetaling, en het deel dat later volgt als restbetaling. Het systeem rekent vervolgens uit wat er op elk moment nog openstaat, zodat je niet zelf moet optellen wat al weg is en wat nog moet.
De getuigen die de gemeente vraagt, horen niet in het budget, maar wel in de voorbereiding die aan het blok vastzit. Het aantal verplichte getuigen verschilt per gemeente: de een vraagt er twee, de ander tot vier. Wie dat te laat uitzoekt, ontdekt soms pas een week voor de bruiloft dat er een getuige ontbreekt op papier, terwijl de betrokkene wel gewoon aanwezig zou zijn bij de ceremonie. Dat is geen fout van het systeem, maar van de volgorde: eerst de gemeente vragen wat zij verwachten, dan pas de definitieve gastenlijst en de rol van getuigen vastleggen.
Omdat de datum en de gemeente zo vroeg vastliggen, komt dat blok ook terug in het draaiboek voor de trouwdag. Daar staat het moment waarop de ambtenaar arriveert, het moment van de ceremonie zelf, en de tijd die de gemeente daarvoor nodig heeft. Een populaire datum in een druk seizoen betekent vaak dat de gemeente een strakker tijdschema aanhoudt dan in een rustige maand, omdat er die dag meerdere huwelijken worden voltrokken in dezelfde zaal. Dat is iets om in het draaiboek mee te nemen: is er ruimte voor uitloop, of moet de ceremonie precies op tijd beginnen omdat het volgende bruidspaar al buiten staat te wachten. Dat weet je pas als je het bij de gemeente zelf navraagt, en dat navragen kun je het beste doen op het moment dat je de datum in het blok zet, niet pas de week ervoor.
Voor de gids die bij dit blok hoort, geldt dat die vooral helpt om te zien welke gemeente in de buurt een trouwlocatie aanbiedt en hoe die te bereiken is. De wettelijke kant, zoals de aangiftetermijn, het aantal getuigen en de hoogte van de leges, verschilt zo per gemeente dat een gids daar geen vast antwoord op kan geven. Dat zoek je op bij de gemeente zelf, en wat je daar te weten komt, zet je in het blok en in de post in het budget die daaruit ontstaat.
Wat vaak niet nodig is, is haast maken met de gemeente als de datum nog niet vaststaat. Wie nog twijfelt tussen een zaterdag in mei en een zaterdag in september, hoeft de aangifte niet te doen voordat de knoop is doorgehakt. De aangifte is namelijk gebonden aan een concrete datum en een concrete gemeente; een voorlopige aanvraag bestaat niet. Andersom is het ook niet nodig om, zodra de datum wel vaststaat, meteen naar het gemeentehuis te lopen als de aangiftetermijn van die gemeente ruim is. Een gemeente die drie maanden vooraf aangifte toestaat, geeft je de ruimte om eerst de trouwlocatie en de catering te regelen, en de gemeente daarna in te plannen zodra die andere afspraken vaststaan. Wat wel altijd moet, is dat je de termijn van jullie eigen gemeente kent voordat je de datum definitief maakt in het dossier, zodat de rest van de planning daar niet per ongeluk tegenaan loopt.