Bruidswarenhuis
Van alle blokken op de home is de gemeente de enige die een wettelijke kant heeft. Bij de bruidskleding of de fotograaf spreek je alleen af wat jullie willen. Bij de gemeente spreek je af wat moet, en dat wat moet, verschilt per gemeente. Daarom hoort deze afspraak op papier voordat je hem maakt, niet erna.
Het eerste wat je regelt is de aangifte zelf. Je meldt bij de gemeente waar je gaat trouwen dat jullie willen trouwen, en dat kan meestal niet op de dag zelf worden afgehandeld. Sommige gemeenten willen dat je op afspraak langskomt, andere laten de aangifte digitaal doen. Vraag daarom niet alleen wanneer de trouwdatum kan, maar ook wanneer de aangifte uiterlijk binnen moet zijn. Een voorbeeld uit de praktijk: een stel dat in juni wilde trouwen, ontdekte in april dat de aangifte al in januari had gemoeten omdat de gemeente met een wachttijd van veertien weken werkt. De datum stond al vast bij de locatie en de catering, de aangifte niet. Dat is de verkeerde volgorde.
Het tweede punt zijn de getuigen. Elke gemeente vraagt minimaal twee getuigen, sommige tot een maximum van vier, en niet elke gemeente accepteert een getuige die zelf niet meerderjarig is of geen geldig legitimatiebewijs kan tonen op de dag. Wie de getuigen zijn, leg je dus niet pas vast in de week van de bruiloft, maar op het moment dat je de aangifte doet. Verandert die keuze later nog, dan moet je dat vaak opnieuw melden.
Het derde punt zijn de leges. Wat de aangifte en de voltrekking kosten, bepaalt de gemeente zelf, en dat bedrag verschilt niet een beetje maar aanzienlijk: de ene gemeente rekent voor een sobere ceremonie op een vast moment iets anders dan een gemeente die alleen op afspraak en tegen een hoger tarief trouwt buiten de reguliere tijden. Vraag dit bedrag na bij de gemeente zelf; wij noemen hier geen bedrag, omdat het voor jullie gemeente anders kan zijn dan voor de gemeente hiernaast.
Deze drie punten, de aangifte met termijn, de getuigen en de leges, zijn wat je op papier wilt hebben voordat je de afspraak maakt. Niet omdat het systeem daar iets van vereist, maar omdat de gemeente dat wel doet.
De gemeente staat als blok op de home, net als de trouwlocatie of de ceremonie. In dat blok zet je de gegevens van de gemeente waar jullie de aangifte doen en waar de voltrekking plaatsvindt, dat kan overigens een andere gemeente zijn dan waar jullie wonen. Bij dat blok hoort een gids met een overzicht van gemeenten, met hun website en telefoonnummer, zodat je zelf kunt nagaan wat de termijn en de leges bij jullie gemeente zijn. Heb je al contact gehad en weet je welke ambtenaar of welk loket het wordt, dan voeg je dat handmatig toe aan het blok.
Zodra het blok is ingevuld, wordt het vanzelf een post in het budget. Die post staat in de categorie gemeente, met de leges als bedrag, de datum waarop betaald moet worden en, als de gemeente met een aanbetaling en een restbetaling werkt, die twee apart. Niet elke gemeente splitst de betaling, sommige vragen het hele bedrag bij de aangifte. Werkt jullie gemeente wel met een aanbetaling, dan vul je dat deel in en zie je vanzelf wat er nog openstaat als restbetaling. Zo staat de datum van de aangifte niet los in een mailtje of op een briefje, maar naast de andere posten in hetzelfde budget, tussen de aanbetaling voor de fotograaf en de restbetaling voor de catering.
De afspraak zelf, en de aangifte die daaraan voorafgaat, komen ook terug in het draaiboek. Niet als iets dat op de trouwdag gebeurt, maar als de stap die eraan voorafgaat: het draaiboek is van uur tot uur voor de dag zelf, en de aangifte staat daar dus als voorwaarde bovenaan, niet als onderdeel van het tijdschema van de dag. Wie de getuigen heeft afgesproken, kun je vastleggen bij hetzelfde blok, zodat je niet in de laatste week moet uitzoeken wie er ook alweer meeging naar het loket.
Wat je niet per ongeluk moet doen, is de gemeente behandelen als een blok dat pas laat aan de beurt is omdat het geen leverancier is die volgeboekt kan raken. De trouwlocatie en de fotograaf hebben een wachtlijst; de gemeente heeft een wettelijke termijn. Die termijn is het eerste dat je nodig hebt om de datum bij alle andere blokken vast te zetten, niet het laatste wat je erbij regelt. Een stel dat eerst de locatie boekt en dan pas de aangifte doet, riskeert dat de gemeente die datum helemaal niet kan halen, en dan is de volgorde van het hele dossier verstoord in plaats van alleen dit ene blok.
Wat juist niet nodig is, is een aparte afspraak voor elk detail. Zodra de aangifte gedaan is en de datum, de getuigen en de leges vaststaan, is dit blok inhoudelijk klaar. Je hoeft niet steeds terug te gaan naar de gemeente voor bevestiging; wat je aanpast is de post in het budget zodra je weet wanneer er betaald moet worden, en verder staat het blok er gewoon bij, tussen de andere gemaakte keuzes op de home.