Bruidswarenhuis
Van de hele dag blijft er uiteindelijk maar één ding echt over: de foto's. De locatie wordt afgebroken, de taart is op, de jurk gaat naar de stomerij of de zolder. De foto's zijn het enige dat jullie over twintig jaar nog in handen hebben. Dat is precies waarom bij dit ene onderdeel prijs niet de eerste vraag is. Bij de trouwauto of de bloemist kun je vaak nog wel schuiven op smaak, omdat het resultaat bijzaak is bij de gebeurtenis zelf. Bij de fotograaf is het resultaat de gebeurtenis, achteraf. Dat verandert de vraag of je er één nodig hebt of twee.
Eén fotograaf is voor de meeste bruiloften genoeg, en dat blijft de meest gemaakte keuze. De vraag wordt anders zodra de dag zelf uit elkaar valt: een kerkdienst op de ene plek, het feest een uur verderop, of een ceremonie en receptie die gelijktijdig ergens anders beginnen terwijl jullie zelf nog worden gefotografeerd tijdens het aankleden. Eén fotograaf kan niet op twee plekken zijn. Sommige stellen kiezen daarom bewust voor twee mensen met een andere reden: niet omdat de dag logistiek uit elkaar valt, maar omdat ze twee stijlen willen combineren. De ene fotograaf documenteert het ceremonieel, de ander maakt losse portretten in het gras achter de locatie terwijl de borrel binnen doorgaat. Dat is een stijlkeuze, geen praktische, en die keuze weegt hier zwaarder dan bij vrijwel elk ander onderdeel van de dag.
Op de startpagina van het dossier staat de fotograaf als een van de blokken. Heb je er twee nodig, dan voeg je er zelf een tweede blok bij. Dat doe je niet door het eerste blok aan te passen of te verdubbelen, maar door een nieuw blok toe te voegen met de knop die daarvoor bedoeld is. Zo blijven het twee losse regels op de startpagina, elk met een eigen naam. Noem het eerste blok bijvoorbeeld fotograaf ceremonie en het tweede fotograaf portretten, of fotograaf ochtend en fotograaf avond als de reden voor de tweede persoon in de tijd ligt en niet in de stijl. Die naamgeving is niet verplicht, maar wie straks in het draaiboek of het budget moet terugvinden wie waarvoor kwam, heeft er baat bij dat de twee blokken niet allebei gewoon fotograaf heten.
Beide blokken worden automatisch een aparte post in het budget. Dat is precies waarom je ze niet moet samenvoegen: één post met twee facturen erin is lastiger uit te leggen dan twee posten die elk hun eigen leverancier, bedrag en categorie hebben. Bij elke post vul je het bedrag in, de datum waarop het betaald moet worden, en apart de aanbetaling en de restbetaling. Bij twee fotografen betekent dat in de praktijk vaak twee aanbetalingen op verschillende momenten, omdat de ene fotograaf drie maanden voor de bruiloft boekt en de ander pas een maand later wordt vastgelegd zodra de tijdsindeling van de dag vaststaat. Het systeem rekent voor elke post apart uit wat er nog openstaat, dus je ziet in één overzicht dat er bijvoorbeeld nog een restbetaling van de ene fotograaf loopt terwijl die van de andere al volledig is voldaan.
Als stijl hier zwaarder weegt dan prijs, dan ligt de valkuil niet in het budget maar in de afstemming tussen de twee fotografen zelf. Twee mensen die niet van elkaars aanwezigheid weten, lopen elkaar voor de lens, of erger, laten precies het moment liggen dat de ander dacht dat de collega wel zou vastleggen. Dat is geen reden om het aan het systeem over te laten, want dat regelt die afstemming niet. Het is een reden om het draaiboek te gebruiken zoals het bedoeld is: als uur-tot-uur-overzicht van de dag, waarin voor elk moment duidelijk is wie waar staat. Zet in het draaiboek niet alleen wanneer de ceremonie begint, maar ook welke fotograaf vanaf welk moment waar aanwezig is, en tot welk moment. Zo staat het bijvoorbeeld zwart op wit dat fotograaf één vanaf het aankleden tot en met het aansnijden van de taart blijft, en fotograaf twee pas invalt bij de receptie en doorgaat tot de eerste dans. Wie dat niet vastlegt, merkt het pas als de foto's binnenkomen en blijkt dat niemand het moment van de ringen heeft vastgelegd, omdat beide fotografen dachten dat de ander daar stond.
Het is niet nodig om voor elke fotograaf een eigen gids te doorzoeken, apart moodboard aan te leggen of los contract te bewaren op een andere plek. De kluis in het dossier is er voor offertes en contracten van alle leveranciers samen, en daar horen dus ook twee fotografencontracten naast elkaar in, elk gekoppeld aan het bijbehorende blok. Het moodboard dat je aanlegt om te laten zien wat je bedoelt, kan door beide fotografen worden bekeken als je hen toegang geeft tot dat deel van het dossier, zodat je niet twee keer hoeft uit te leggen welke sfeer je voor ogen hebt. Je hoeft ook niet voor elke fotograaf een aparte gastenlijst of tafelschikking te maken; die blijven gewoon gedeeld, want de fotografen werken met dezelfde gasten op dezelfde dag, ze doen alleen ieder een ander deel van het werk.
De meest gemaakte fout bij twee fotografen is niet het vergeten van een blok of een post in het budget, maar het onderschatten van de overlap in kosten. Twee stijlen combineren betekent vaak twee volledige dagtarieven, niet een gedeeld tarief, omdat beide fotografen de hele tijdsspanne nodig hebben om hun deel goed te doen. Wie dat te laat beseft, ziet het pas als de tweede offerte binnenkomt en die net zo hoog uitvalt als de eerste, terwijl het budget was opgesteld met het idee dat de tweede fotograaf maar een paar uur zou komen. Dat is geen reden om van twee fotografen af te zien, maar wel een reden om de tweede offerte op te vragen voordat je de knop voor het tweede blok indrukt, zodat de twee posten in het budget vanaf het begin een realistisch bedrag hebben staan in plaats van een schatting die later moet worden bijgesteld.