Bruidswarenhuis
Van de hele bruiloft blijft er van veel onderdelen niets over. Het eten is op, de bloemen zijn verlept, de jurk gaat in de kast. De foto's zijn het enige dat overblijft, en juist daarom is dit de afspraak waarbij je niet alleen naar de prijs kijkt maar vooral naar wat er precies wordt geleverd. Een contract voor een trouwfotograaf dat alleen een bedrag en een datum noemt, is onvoldoende. Er moet in staan wat je krijgt, wanneer je het krijgt, en wat er gebeurt als iets niet doorgaat zoals gepland.
Het eerste waar je op let is de stijl, en dat lijkt vanzelfsprekend maar is het niet. Twee fotografen kunnen dezelfde apparatuur gebruiken en dezelfde prijs vragen, en toch totaal ander werk afleveren. De ene fotografeert voornamelijk geposeerd, met de groep netjes opgesteld en iedereen kijkend in de lens. De andere werkt documentair, blijft op de achtergrond en legt vast wat er gebeurt zonder dat er iemand voor stilstaat. Een bruidspaar dat losse, spontane beelden wil en een fotograaf boekt die vooral in opstelling werkt, komt daar pas achter als de foto's binnen zijn. Dat is te laat. Vraag daarom niet alleen naar een portfolio, maar naar een volledige reportage van een eerdere bruiloft, van begin tot eind, zodat je ziet wat de stijl in de praktijk betekent op een moment dat niet gepland was.
Het tweede punt is wat er precies wordt geleverd en wanneer. Hoeveel uur is de fotograaf aanwezig, en dekt dat de voorbereiding, de ceremonie en het feest, of moet je daarvoor apart bijbetalen. Hoeveel foto's krijg je, bewerkt of onbewerkt, en in welke bestandsvorm. Sommige fotografen leveren een online galerij die na een paar maanden verdwijnt tenzij je een album bijkoopt; anderen leveren alle bestanden op een harde schijf. Vraag naar de levertermijn, want een reportage die pas na een halfjaar binnenkomt is iets anders dan een reportage die er na drie weken is, en spreek af wat er gebeurt als die termijn niet gehaald wordt. Leg ook vast wie de rechten heeft. De fotograaf houdt vaak het auteursrecht en mag het werk voor eigen promotie gebruiken; jullie krijgen meestal een gebruiksrecht om de foto's zelf te printen en te delen. Staat dat er niet expliciet in, vraag er dan naar, want zonder die regel is onduidelijk of jullie de foto's zomaar op een eigen website mogen zetten.
Het derde punt is wat er gebeurt als het misgaat, niet met het weer of met de planning, maar met de fotograaf zelf. Wie fotografeert er als hij of zij ziek wordt of een ongeluk krijgt. Bij een eenpersoonsbedrijf is dat een reëel risico dat vaak wordt overgeslagen. Een goed contract noemt een vervanger of een netwerk waaruit vervanging komt, en zegt wat er gebeurt met het al betaalde bedrag als die vervanging niet lukt. Vraag dit gewoon, ook als het ongemakkelijk aanvoelt: het is een van de weinige momenten in de hele bruiloft die niet over te doen is.
De keuze voor een fotograaf leg je vast als blok op de startpagina van jullie dossier, samen met de andere keuzes die jullie maken. Bij die keuze hoort een gids met fotografen in Nederland, met website en telefoonnummer, zodat je niet blind hoeft te zoeken; heb je al iemand op het oog, dan voeg je die persoon of dat bedrijf gewoon zelf toe. Zodra het blok er staat, wordt het automatisch een post in het budget, met de naam van de fotograaf erbij en de categorie waaronder die post valt. Bij die post vul je het totaalbedrag in, de datum waarop het betaald moet zijn, en apart het bedrag van de aanbetaling en van de restbetaling. Het systeem houdt vanzelf bij wat er van dat bedrag nog openstaat, zodat je niet zelf hoeft na te rekenen of de aanbetaling al verrekend is met de rest.
Daarnaast komt de afspraak met de fotograaf terug in het draaiboek van de dag. Daarin zet je van uur tot uur wat er gebeurt, en de tijden waarop de fotograaf aanwezig moet zijn horen daar apart in, los van de tijden die je met de fotograaf zelf hebt afgesproken in het contract. Stel dat de fotograaf om half twee wordt verwacht voor de laatste voorbereidingen van de bruid, maar het draaiboek laat zien dat de auto pas om twee uur voor de deur staat: dan zie je dat verschil vroeg genoeg om het recht te zetten, in plaats van op de dag zelf te ontdekken dat er een half uur niemand fotografeert. Zo blijft het contract een afspraak tussen jullie en de fotograaf, en wordt het draaiboek het overzicht waarin die afspraak past naast alle andere onderdelen van de dag.
Wat niet nodig is, is een uitgebreid juridisch contract met clausules voor elke denkbare situatie. De meeste fotografen werken met een standaardovereenkomst die op de belangrijkste punten al voorziet, en het is niet nodig om daar een jurist bij te betrekken voor een gewone bruiloft. Waar je wel op moet letten is dat de standaardtekst niet zomaar iets overslaat dat voor jullie belangrijk is: het aantal uren, de levertermijn, de rechten op de foto's en wat er gebeurt bij uitval van de fotograaf. Zijn die vier punten helder, dan is de rest meestal bijzaak. Je hoeft ook niet vooraf te weten hoeveel foto's je precies terug wilt zien of in welke volgorde het album moet komen; dat soort details regel je meestal pas na de dag zelf, als de fotograaf de reportage aanlevert.