Bruidswarenhuis
Bij de meeste keuzes in het dossier hoort een gids met leveranciers, maar voor de fotograaf gaan veel stellen daar juist niet naar kijken. De foto's zijn het enige wat na de dag nog overblijft, en dat maakt dit een van de weinige beslissingen waarbij stijl zwaarder weegt dan wat er in een gids staat. Misschien hebben jullie iemand gezien op een bruiloft van een vriend, of volgen jullie al jaren het werk van een fotograaf op Instagram omdat de kleur en de compositie precies passen bij wat jullie zoeken. Die keuze staat vast voordat jullie het dossier openen, en dat is precies het geval waarvoor bruidswarenhuis.nl de optie "anders" heeft staan.
Op de startpagina van het dossier staat het blok fotograaf tussen de andere keuzes: gemeente, trouwlocatie, bruidskleding, ringen, en zo verder. Klik je op dat blok en heb je een gids nodig, dan vind je die daar. Maar heb je je fotograaf al, dan gebruik je de knop "blok toevoegen" niet voor een nieuwe categorie, je vult het bestaande fotografieblok gewoon met jullie eigen leverancier. Naam, website, telefoonnummer: wat je invult komt op dezelfde plek terecht als wanneer je iemand uit de gids had gekozen. Het systeem maakt daarin geen onderscheid. Een blok dat je zelf hebt ingevuld werkt in het budget en het draaiboek precies zoals een blok uit de gids.
Zodra het blok staat, wordt het een post in het budget. Die post krijgt de naam van de fotograaf, de categorie fotografie, en een bedrag dat jullie zelf invullen, want dat bedrag staat nergens in het systeem als gemiddelde of richtprijs. Bij een fotograaf die je via een gids kiest weet je vaak snel een pakketprijs; bij een eigen fotograaf, vooral een bevriende of een zelfstandige met een kleine portfolio, is dat gesprek soms losser. Sommige fotografen werken met een vast tarief per uur, anderen met een pakket inclusief albums. Wat je daar ook uitkomt, je vult het in als één bedrag onder die post, en daaronder splits je het verder: de aanbetaling met een datum, en de restbetaling met een eigen datum. Dat onderscheid is precies waarom deze post niet in een los overzicht past. Een fotograaf vraagt bijna altijd een aanbetaling om de datum vast te leggen, ruim voor de bruiloft, en de rest pas na levering van de foto's, soms weken na de dag zelf. Die twee momenten liggen dus ver uit elkaar, en het systeem rekent per moment uit wat er nog openstaat, niet alleen wat de post in totaal kost.
De derde plek waar deze keuze terugkomt is het draaiboek voor de dag zelf. Dat draaiboek loopt van uur tot uur, en de fotograaf komt daar op meerdere momenten in terug, niet als losse regel maar verspreid over de dag: aankomst voor de portretten voorafgaand aan de ceremonie, aanwezigheid tijdens de ceremonie zelf, de groepsfoto's direct na, en vaak een tijdstip waarop de fotograaf weer vertrekt of juist blijft voor het feest. Bij een fotograaf uit de gids is die opbouw voor het systeem geen verschil met een eigen fotograaf: het gaat om het blok dat op de startpagina staat, niet om waar die vandaan komt. Wat wel verschilt is dat jullie bij een eigen fotograaf zelf die tijden moeten afstemmen, want een gidsleverancier werkt soms met een vaste indeling die de fotograaf zelf al kent uit ervaring met andere bruiloften, en een fotograaf die jullie zelf hebben gevonden kent die opbouw nog niet.
Stel, de bruidegom heeft een collega die al vijf jaar fotografeert, vooral rondom Amsterdam, en heeft een paar bruiloften van haar gezien. Geen website met een boekingsagenda, geen vermelding in een landelijke gids, wel een simpele portfolio-pagina en een telefoonnummer. Het stel besluit vroeg: dit wordt de fotograaf, punt. In het dossier openen ze het blok fotograaf, en in plaats van de gids te doorzoeken vullen ze direct haar naam en telefoonnummer in bij "anders". Vanaf dat moment staat ze in het budget als post onder fotografie. Ze spreken een aanbetaling af van een deel van het totaalbedrag, te betalen twee maanden voor de bruiloft om de datum te bevestigen, en de rest binnen twee weken na levering van de foto's. Beide bedragen en beide data vullen ze apart in. Drie maanden voor de bruiloft zien ze in het budget dat de aanbetaling nog openstaat; ze betalen, en het systeem laat zien dat alleen de restbetaling nog loopt. In het draaiboek zetten ze haar aankomsttijd op de ochtend van de bruiloft, en een tweede moment 's avonds waarop ze vertrekt, iets waar bij een fotograaf uit de gids soms al een gangbare tijdsindeling voor klaarstond, maar wat ze hier zelf moesten bepalen in overleg met haar.
Niet elk stel heeft dit nodig. Wie geen voorkeur heeft, of geen fotograaf kent via familie of vrienden, kan gewoon de gids gebruiken en heeft dan niets aan deze stap: de leverancier komt automatisch met website en telefoonnummer in het blok te staan, en de rest van het budget en het draaiboek werkt identiek. Het toevoegen van een eigen fotograaf is dus geen extra handeling die iedereen moet doorlopen, het is alleen relevant voor het stel dat al weet wie ze willen en dat die naam niet toevallig in de gids staat. Er is ook geen noodzaak om dit meteen bij de eerste planning te doen. Sommige stellen kiezen de locatie en de catering eerst, en laten de fotograaf pas een paar maanden later vastleggen, zodra ze tijd hebben gehad om portfolio's te bekijken. Dat is geen probleem voor het systeem: het blok staat leeg tot je het invult, en de rest van het dossier wacht daar niet op.
Waar je wel op moet letten is dat als je zelf een leverancier toevoegt, jij verantwoordelijk bent voor het invullen van de juiste gegevens: telefoonnummer, website, en het bedrag dat is afgesproken. Bij een gidsleverancier staat dat er al klaar; bij "anders" typ je het zelf in, en een typefout in het telefoonnummer valt pas op als iemand die nodig heeft. Voor de kluis in het dossier geldt hetzelfde: offertes en contracten die je met een eigen fotograaf afspreekt, upload je daar zelf, want het systeem haalt niets automatisch op van een leverancier die niet in de gids staat.