Bruidswarenhuis
Bij de fotograaf betaal je van tevoren niet voor een dienst die je nog kunt bijstellen, zoals bij de catering waar aantallen en gangen tot kort voor de dag verschuiven. Je betaalt voor een datum die voor die ene fotograaf van de kalender gaat, en voor een stijl die je hebt uitgekozen omdat die bij jullie past. Dat tweede is waar het bij dit onderdeel om draait. Van de hele bruiloft is de foto vaak het enige dat over twintig jaar nog echt bekeken wordt: de bloemen zijn verwelkt, de taart is op, de jurk hangt in een kast. De stijl van de fotograaf bepaalt hoe die dag er dan uitziet, en dat is precies waarom een aanbetaling hier iets anders vastzet dan bij een leverancier waar de uitvoering minder persoonlijk is.
Wat het bedrag betreft: dat verschilt per fotograaf en per pakket, en wij noemen daarom geen vast percentage. Wat vaker terugkomt is de reden erachter. De aanbetaling is meestal het moment waarop de fotograaf de optie op je datum omzet in een boeking, en tegelijk het moment waarop de afspraken over stijl, aantal uren en levering vastliggen. Vanaf dat moment is het niet meer vrijblijvend, voor geen van beide partijen. Zeg je later dat je toch iets anders had verwacht qua beeld, dan is dat een gesprek over de invulling van een boeking die er al is, niet meer over of je wel of niet boekt.
Als jullie de fotograaf als blok op de startpagina van het dossier hebben staan, ontstaat daarmee vanzelf een post in het budget: met de naam van de fotograaf, de categorie waarin die valt en de bedragen die erbij horen. Bij die post vul je het totaalbedrag in, en daaronder apart de aanbetaling en de restbetaling, elk met de datum waarop ze betaald moeten zijn. Het systeem houdt vervolgens bij wat er van dat totaal nog openstaat, zodat je niet zelf moet nagaan of de aanbetaling al is overgemaakt en hoeveel er in het laatste kwartaal voor de bruiloft nog moet. Wie voor de fotograaf spaart via het maandbedrag, krijgt elke maand de vraag of het opzijzetten ook echt is gelukt, en bij een gemiste maand kun je die laten verdelen over de maanden die nog volgen.
De datum van de aanbetaling zelf komt niet alleen in het budget terug maar ook in het draaiboek, op het moment in de aanloop naar de dag waarop die betaling moet gebeuren. Zo staat die verplichting niet los tussen de andere posten, maar op de plek in de tijdlijn waar hij hoort, naast de andere stappen die rond diezelfde periode vallen. Heb je voor de ceremonie en het feest twee verschillende fotografen geboekt, dan zet je zelf een tweede blok neer; beide krijgen dan hun eigen post met een eigen aanbetaling en een eigen plek in het draaiboek, zodat ze niet door elkaar lopen.
Een aanbetaling vervalt in de praktijk op twee manieren, en het verschil is voor jullie portemonnee groot. De eerste is dat ze overgaat in de einddatum: als jullie annuleren, blijft de aanbetaling meestal bij de fotograaf, als vergoeding voor de datum die niet meer aan iemand anders verkocht kan worden. De tweede is dat ze simpelweg wordt afgetrokken van het totaalbedrag zodra de restbetaling verschuldigd is; dan is er niets vervallen, alleen verrekend. Welke van de twee van toepassing is, staat in de afspraak die je met de fotograaf hebt gemaakt, en dat is dus iets om vooraf te lezen, niet iets om achteraf te ontdekken. In het budget zie je dat verschil meteen terug: zolang de aanbetaling openstaat als deelbetaling van het totaal, is er niets vervallen; is de boeking geannuleerd, dan blijft die post open staan als verlies, los van wat er nog aan diensten tegenover staat.
Het is verleidelijk om de aanbetaling te zien als een aanbetaling zoals bij elke andere leverancier, maar bij de fotograaf betaal je voor iets dat je pas ziet nadat de dag al voorbij is. Bij de bruidstaart proef je vooraf, bij de kleding pas je vooraf, bij de fotograaf krijg je vooraf alleen een portfolio en een gesprek. De aanbetaling is dus ook het moment waarop je erop vertrouwt dat wat je in dat portfolio hebt gezien, is wat er straks in jullie eigen album terugkomt. Een stel dat kiest voor donkere, filmische beelden en een stel dat kiest voor lichte, natuurlijke kleuren betalen misschien hetzelfde bedrag aan, maar krijgen twee volledig verschillende dagen terug op beeld. Dat maakt de keuze zwaarder dan bij een leverancier waar het resultaat grotendeels vaststaat zodra je de bestelling plaatst.
Anders dan bij sommige andere onderdelen hoeft de aanbetaling aan de fotograaf niet gekoppeld te worden aan het definitieve aantal gasten of aan de exacte tijden van het draaiboek. Die volgen later, en de meeste fotografen plannen op basis van een grove tijdsindeling die je nog kunt bijstellen zodra het draaiboek verder is uitgewerkt. Wat vaststaat bij de aanbetaling is de datum, de stijl en het aantal uren; de precieze invulling van die uren, wie waar staat en hoe laat de eerste foto's beginnen, hoeft op het moment van aanbetalen nog niet vast te liggen. Wie daarop wacht voordat de aanbetaling wordt gedaan, loopt het risico de datum aan een andere klant te verliezen zonder dat daar iets tegenover staat.