Bruidswarenhuis
De ceremonie is voorbij, het feest is voorbij, en de fotograaf is naar huis. Dat voelt als een afronding, maar op het blok in jullie dossier staat de post meestal nog niet als afgehandeld. Er is bijna altijd nog een restbetaling open, en er is altijd nog een levering die moet komen. Deze pagina gaat over die twee dingen: wat er na de dag zelf nog moet gebeuren, en in welke volgorde.
Bij de meeste fotografen loopt het geld in twee delen: een aanbetaling bij het boeken, en een restbedrag dat vervalt rond of na de bruiloft. In het budget staat de post van de fotograaf met beide bedragen apart, en met de datum waarop het restbedrag betaald moet worden. Zolang dat bedrag openstaat, laat het systeem zien dat er nog iets uitstaat op die post. Dat is geen waarschuwing die vanzelf verschijnt, het is gewoon zichtbaar zolang je het niet hebt aangevuld met de betaaldatum. Wie de rekening pas na de bruiloft krijgt, vult die datum dan in, en de post klopt weer met de werkelijkheid. Een concreet voorbeeld: de aanbetaling van driehonderd euro ging bij het boeken, het restant van negenhonderd euro staat in de offerte op twee weken na de bruiloft. Die twee weken zijn geen probleem, zolang het bedrag en de datum in de post staan en niet alleen in een mail die ergens tussen de andere offertes ligt.
Het enige dat na de dag zelf nog overblijft van dit onderdeel is de levering: de foto's, en soms een preview daarvan binnen een paar dagen. Dat moment staat nergens automatisch in het systeem, dus het is aan jullie om het vast te leggen op het moment dat je het afspreekt. Zet de leverdatum die de fotograaf noemt in het draaiboek, of in ieder geval ergens waar je hem kunt terugvinden, en niet alleen in je hoofd. Fotografen werken met wisselende termijnen, sommigen leveren een preview binnen een week en de volledige set na twee maanden, anderen werken in één keer toe naar een levering van zes tot acht weken na de bruiloft. Wie dat nergens noteert, mailt na drie maanden stilte met de vraag waar de foto's blijven, terwijl de afspraak misschien wel gewoon zes weken was en de termijn nog niet voorbij is. Leg dus vast wat er is afgesproken, niet wat je hoopt dat er is afgesproken.
Bij de fotograaf is de prijs meestal allang geregeld voordat de bruiloft begint. Wat na de dag pas echt telt, is of de stijl klopt met wat er is afgesproken. Twee mensen die een rustige, documentaire stijl hadden besproken, zien in de preview plotseling zwaar bewerkte, contrastrijke beelden, of omgekeerd. Dat is niet iets waarvoor je een nieuwe post aanmaakt, het is iets waarvoor je teruggaat naar de afspraak die je met de fotograaf had. Bewaar daarom niet alleen de offerte in de kluis, maar ook de voorbeelden of het moodboard dat jullie hadden gedeeld over de stijl die je wilde. Bij onenigheid is dat het enige waarmee je kunt aantonen wat er precies was afgesproken. Zonder dat is het jullie woord tegen dat van de fotograaf, en dat gesprek verloopt beter met iets concreets erbij dan zonder.
Op de homepage van het dossier staat de fotograaf als eigen blok, net als elke andere keuze. Dat blok verdwijnt niet zodra de bruiloft is geweest; het blijft staan zolang er nog iets aan hangt, zoals de restbetaling of de levering. Wie het gevoel wil hebben dat het onderdeel echt klaar is, kan dat aan de post in het budget aflezen: staat er nog een bedrag open, dan is het nog niet rond. In het draaiboek stond de fotograaf al genoemd voor de tijden op de dag zelf, van de eerste beelden 's ochtends tot het laatste moment van de avond. Na de bruiloft is dat gedeelte van het draaiboek voorbij, maar de leverdatum die je erbij zet, geeft je een vast punt om naar te kijken in plaats van te gissen wanneer je iets mag verwachten.
Zodra de restbetaling is gedaan en de foto's zijn geleverd in de stijl die was afgesproken, is er niets meer dat aan deze post hoeft te gebeuren. Je hoeft geen nieuwe afspraak te maken, geen nieuwe offerte te bewaren, en de post in het budget kan gewoon blijven staan als afgeronde uitgave. Wie twee fotografen had, bijvoorbeeld een voor de ceremonie en een andere voor de avond, rondt beide blokken apart af op hetzelfde moment: elk blok heeft zijn eigen restbetaling en zijn eigen levering, en die lopen niet altijd gelijk. De ene fotograaf levert misschien binnen twee weken, de andere neemt de tijd tot twee maanden. Dat is geen fout in de planning, dat is gewoon hoe het bij twee verschillende leveranciers kan lopen, en het is dus geen reden om te wachten met het afronden van de eerste post totdat ook de tweede binnen is.
Soms blijft de levering langer uit dan is afgesproken. Dan is het eerste wat je erbij pakt niet een nieuw gesprek uit je geheugen, maar de offerte en de eventuele mailwisseling die in de kluis staan. Daar staat de leverdatum die was toegezegd, en dat is het enige aanknopingspunt dat standhoudt tegenover een fotograaf die zegt dat het "binnenkort" komt. Een dossier waarin die afspraak nergens is vastgelegd, geeft je niets om op terug te vallen. Dat is precies waarom het de moeite waard is om, op het moment dat je de leverdatum hoort, die ergens neer te zetten in plaats van te vertrouwen op wat je nog weet als het weken later is.