Bruidswarenhuis
Gasten hebben op de dag zelf twee dingen nodig: weten waar ze moeten zijn, en de kans om dat op tijd te laten weten. Dat eerste zit in de trouwwebsite, dat tweede ook. De vraag die overblijft is wat daarvan bij jullie ligt en wat bij hen, en waar de grens tussen die twee precies loopt in het systeem.
De trouwwebsite is de pagina die gasten zelf zien en zelf invullen. Daar geven ze door of ze komen, of ze misschien komen, of ze afzien. Dat is geen doorgeefluik naar jullie gastenlijst waar jullie nog iets voor moeten doen; de stand die een gast daar kiest, is de stand die in het dossier staat. Een tante die twijfelt en "komt misschien" invult, staat dus letterlijk op misschien totdat zij het zelf aanpast. Jullie hoeven niet achter mensen aan te bellen om een tafelschikking te kunnen maken; de gastenlijst vult zichzelf aan met wat gasten invullen, náást de namen die jullie zelf uit een Excel-bestand hebben geladen.
Wat gasten daar niet zien, is net zo belangrijk als wat ze wel zien. Zij zien de trouwwebsite, niet het budget, niet de kluis met offertes, en niet het draaiboek van de dag zoals jullie het intern bijhouden. Dat scheelt een categorie vragen die anders bij jullie terechtkomt: niemand appt de bruidegom om te vragen wat de bloemist heeft gekost, want die informatie staat nergens waar een gast bij kan.
Soms is er iemand die wel meer moet weten of meer moet doen dan een gewone gast. Een getuige die de tafelschikking helpt bedenken, een ouder die de trouwlocatie afstemt met de cateraar, een vriendin die op de dag zelf de gasten opvangt en moet weten hoe het draaiboek in elkaar zit. Voor hen is er geen aparte gastenlijst-status, maar een eigen rol in het dossier. Je geeft die persoon toegang tot precies het deel waar hij of zij over gaat: de getuige krijgt de tafelschikking, de ouder krijgt het onderdeel trouwlocatie, de vriendin die op de dag helpt krijgt het draaiboek. Wat er buiten die rol valt, blijft dicht.
Dat is een ander soort toegang dan het invullen op de trouwwebsite. Een gast met de status "komt" heeft niets ingesteld, die heeft alleen doorgegeven. Iemand met een rol is toegevoegd door jullie, met een taak erbij. Verwar die twee niet: je hoeft niet iedereen die komt een rol te geven, en een rol geeft niet automatisch ook toegang tot de rest van het dossier. De getuige die de tafelschikking helpt maken, ziet niet vanzelf ook het budget of de kluis; daarvoor is een aparte rol nodig, met een eigen afgebakend deel.
De fout die hier ligt, is niet dat mensen te weinig te zien krijgen, maar te veel. Een moeder die is toegevoegd om de catering te bespreken en per ongeluk ook het budget kan bekijken, ziet dan ook wat de trouwjurk heeft gekost of wat de fotograaf in rekening brengt. Dat is niet alleen een privacyprobleem tussen twee generaties, het is ook het soort informatie waarover je zelf wilt bepalen wanneer en aan wie je die laat zien. Het systeem voorkomt dat door rollen te koppelen aan een onderdeel, niet aan het hele dossier. Wie toegang geeft tot de trouwlocatie, geeft toegang tot de trouwlocatie en niets daaromheen.
Omgekeerd gaat het ook mis als je gasten te veel wilt laten weten voordat het nodig is. Een gast die op de trouwwebsite alleen hoeft aan te geven of hij komt, heeft niets te zoeken in het draaiboek van de dag; dat draaiboek is voor jullie en voor wie een rol heeft gekregen om het uit te voeren, niet voor iemand die om vijf uur moet weten waar de borrel is. Die informatie hoort niet in de trouwwebsite maar op de dag zelf te worden gedeeld, op papier, mondeling, of hoe jullie dat willen. De trouwwebsite is er om vooraf een stand te verzamelen, niet om achteraf een logistiek probleem op te lossen.
Omdat de stand op de trouwwebsite rechtstreeks de gastenlijst is, is het de plek waar je vooraf duidelijkheid geeft in plaats van pas op de dag zelf. Een gast die twijfelt over meenemen van kinderen, over een plus-één, of over het tijdstip, geeft dat zelf door door zijn stand aan te passen; jullie zien dat in de gastenlijst terug zonder dat er een appje of telefoontje voor nodig is. Wie op "komt misschien" blijft staan tot een week voor de bruiloft, is voor de tafelschikking nog steeds een onbekende, en dat zie je meteen terug, want de tafelschikking is gebaseerd op de gastenlijst zoals die op dat moment staat. Een late wijziging van misschien naar komt betekent dus een late wijziging in de tafelschikking, niet een aparte melding die je zelf moet onthouden te verwerken.
Dat is meteen ook de grens van wat het systeem voor gasten regelt. Het houdt de stand van iedere gast bij en het toont de tafelschikking op basis daarvan, maar het stuurt geen herinnering naar een gast die nog niet heeft gereageerd en het regelt niets rond vervoer, overnachting of dieetwensen tenzij jullie daar zelf een blok of een aantekening voor maken. Wie dat wil bijhouden, doet dat via een eigen toevoeging in het dossier, niet via een functie die daarvoor al bestaat.
De status op de trouwwebsite is de rol die iedere gast automatisch heeft: uitgenodigd, komt, komt misschien, komt niet. Daar hoeft niemand iets voor te doen behalve zelf inloggen en aangeven. De rol die verder gaat dan die vier standen, moet je zelf toekennen, en dat is het moment waarop je bepaalt wie welk onderdeel van het dossier ziet. Een getuige die op de dag zelf gasten naar hun plek moet leiden, heeft de tafelschikking nodig en niet het budget. Een vader die de trouwlocatie mee afstemt, heeft dat onderdeel nodig en niet de kluis met de offerte van de fotograaf. Wie dat onderscheid bij het toekennen van rollen scherp houdt, hoeft op de dag zelf niet meer uit te leggen wie wat mocht zien; dat is dan al vooraf ingesteld, per persoon, per onderdeel.