Bruidswarenhuis
Het dossier waarin jullie de bruiloft plannen en het scherm dat een gast te zien krijgt, zijn twee verschillende dingen. Jullie werken in het dossier: budget, offertes, het draaiboek, de tafelschikking. Een gast krijgt daar niets van te zien. Wat een gast te zien krijgt is de trouwwebsite, een eigen pagina die los staat van jullie planning en waarop alleen staat wat jullie er zelf op zetten.
De vraag die dan overblijft is dus niet wat het systeem verbergt, want dat doet het altijd, maar wat jullie zelf op die website willen laten zien. Dat is meer een keuze dan een instelling. Bij een tante die drie uur moet rijden zet je het adres van de locatie en een tijd waarop de kerk begint. Bij een collega die net gevraagd is als reservegast zet je liever niet de complete tijdlijn van de dag, want die hoort bij het draaiboek en niet bij de uitnodiging.
Wat een gast wel altijd kan doen, is doorgeven of hij komt. Op de trouwwebsite geeft iedere gast zelf zijn stand door: komt, komt niet, of komt misschien. Dat is geen los formulier dat jullie moeten overtypen. Zodra een gast dat invult, verandert zijn stand in de gastenlijst zelf. Als je moeder een dag na de uitnodiging al belt om te zeggen dat ze komt, hoef je dat dus niet apart te noteren; het staat er al zodra zij het via de website heeft doorgegeven. Vult iemand niets in, dan blijft die gast op uitgenodigd staan totdat er een antwoord komt, en dat zie je in je eigen gastenlijst terug als open post.
Waar dat mis kan gaan is bij mensen die niet gewend zijn om iets online in te vullen. Een opa die geen mail leest, geeft zijn antwoord aan zijn dochter door en die zet het voor hem in de lijst. Dat is geen probleem voor het systeem, want de gastenlijst zelf komt uit de Excel-bestanden die jullie uploaden en de standen kunnen jullie net zo goed zelf aanpassen als de gast dat via de website doet. De website is dus een gemak voor gasten die zelf willen reageren, niet de enige weg naar een juiste lijst.
Bij een grote bruiloft helpt vaak iemand anders mee, een moeder die de tafelschikking wil zien, een getuige die het draaiboek bijhoudt. Daarvoor zijn er trouwrollen: je geeft iemand toegang tot precies dat deel van het dossier waar hij over gaat, en niet tot de rest. Een getuige die de zaal moet regelen voor de borrel krijgt inzage in het draaiboek en misschien de tafelschikking, maar niet in het budget waarin staat wat de trouwjurk heeft gekost. Een moeder die de gastenlijst bijhoudt voor de kant van de familie krijgt toegang tot dat blok, zonder dat ze de offerte van de fotograaf in de kluis kan openen.
Dat is een ander mechanisme dan de trouwwebsite, en het is belangrijk om het onderscheid scherp te houden. De trouwwebsite is voor gasten die niets van de planning zien behalve wat jullie erop zetten en die zelf hun komst doorgeven. Een trouwrol is voor iemand die wél meekijkt in het dossier, maar dan alleen in het onderdeel dat bij zijn taak past. Een bruidsmeisje die helpt met de tafelschikking is dus geen gast met een bijzonder scherm, maar iemand met een rol die verder gaat dan wat een gast ooit te zien krijgt.
Voor de meeste bruidsparen is het genoeg om die twee dingen apart te houden. De honderdtwintig gasten op de lijst zien de trouwwebsite en niets anders. De paar mensen die daadwerkelijk meehelpen met organiseren krijgen een rol die bij hun taak past. Wie dat omdraait, en bijvoorbeeld een getuige toegang geeft tot het hele dossier omdat het net zo makkelijk lijkt als een aparte rol instellen, ziet vaak dat die persoon dingen tegenkomt die niet voor hem bedoeld waren, zoals het bedrag dat nog aan de cateraar verschuldigd is.
Voor gasten die nog moeten reageren is het belangrijk te weten dat er geen herinnering vanuit het systeem naar hen toe gaat als ze de trouwwebsite niet invullen. Wie wil dat een groep gasten voor een bepaalde datum heeft gereageerd, zal daar zelf achteraan moeten, telefonisch of per bericht. Het systeem houdt bij wie wel en wie nog niet heeft gereageerd, maar stuurt zelf niets.
Het is ook goed om te weten dat de stand komt misschien niet automatisch verandert in komt of komt niet. Een gast die op de website misschien heeft aangevinkt, blijft op die stand staan totdat hij zijn keuze zelf aanpast of totdat jullie het handmatig wijzigen in de gastenlijst. Bij een bruiloft met een zaal die op een vast aantal couverts wordt afgerekend, is dat iets om rekening mee te houden: een lijst met tien keer komt misschien is voor de cateraar geen bruikbaar getal, en dat los je op door zelf te bellen en de stand in de lijst aan te passen, niet door te wachten op een tweede antwoord via de website.
Wat er dus voor gasten klaarstaat is een pagina waarop ze zien wat jullie erop zetten, en waarop ze zelf kunnen aangeven of ze komen. Wat er voor helpers klaarstaat is een rol die precies bij hun taak past. Beide lopen via andere delen van het systeem, en beide werken alleen goed als jullie vooraf bepalen wie welk deel te zien krijgt, in plaats van dat achteraf uit te zoeken als de eerste vragen van gasten binnenkomen.