Taken verdelen met gasten: wat zij mogen zien

Een gast is geen helper. Een getuige of een ouder kan een blok in het dossier krijgen om te beheren, maar de mensen op de gastenlijst hebben geen rol in de planning. Zij hebben maar twee dingen nodig: weten wat er van hen verwacht wordt, en een manier om terug te laten weten of ze komen. Die twee dingen lopen via de trouwwebsite, niet via het dossier zelf.

De gastenlijst staat los van de trouwwebsite, en dat onderscheid is de kern van deze pagina. De lijst zelf vullen jullie met een Excel-bestand: namen, en per naam een stand, uitgenodigd, komt, komt misschien of komt niet. Dat bestand is van jullie. Een gast ziet die lijst niet, ziet niet wie er nog niet gereageerd heeft en ziet niet wie er wel of niet komt. Wat een gast wel ziet is de trouwwebsite, de eigen pagina die aan de gasten laat weten waar en wanneer het is, en waarop zij zelf hun antwoord doorgeven.

Wat gasten van tevoren moeten weten, is precies wat er op die website staat en niet meer. Stel dat de ceremonie om twaalf uur begint en de ontvangst om half twaalf, dan is dat de tijd die op de gastenwebsite komt. Niet het uur waarop de fotograaf arriveert, niet de naam van de cateraar, niet het bedrag dat de trouwauto kost. Dat zijn posten in het budget en blokken in het dossier, en die blijven binnen het dossier. Een gast die vraagt hoeveel de bruiloft kost, krijgt dat antwoord niet van het systeem, want het systeem laat het hem niet zien.

Waar de gast wel iets doorgeeft, is de eigen status. Komt, komt niet, of komt misschien, dat zijn de drie antwoorden die iemand op de trouwwebsite invult, en dat antwoord komt terecht bij de stand die bij die naam in de gastenlijst hoort. Een schoonzus die twijfelt omdat ze op die datum misschien moet werken, zet komt misschien, en dat is voor jullie zichtbaar in het dossier als een openstaande post, niet als een definitief antwoord. Zo weten jullie wie er nog een duw nodig heeft en wie al klaar is.

Waarom dit apart moet blijven van de rest

Stel dat een gast wel toegang zou hebben tot het dossier, dan zou hij het budget zien, de kluis met offertes, misschien het draaiboek van de dag. Dat is niet alleen onwenselijk omdat het privé is, het is ook omslachtig, want een gast heeft niets aan een draaiboek van uur tot uur. Hij moet weten waar hij moet zijn en hoe laat, en dat is de enige informatie die voor hem relevant is. Door die twee dingen te scheiden, de gastenlijst die jullie beheren en de website die de gast ziet, voorkom je dat iedereen toegang krijgt tot alles.

Dit is anders dan de rol van een getuige of een ouder. Aan hen ken je een blok toe, bijvoorbeeld het blok trouwlocatie of het blok catering, en dan zien zij precies dat onderdeel en de bijbehorende post in het budget, niets ernaast. Een gast krijgt geen blok. Een gast krijgt geen toegang tot het dossier op wat voor manier dan ook. De enige plek waar een gast iets doet, is de trouwwebsite, en de enige informatie die daar staat, is wat jullie er zelf op zetten.

Wat er misgaat als je dit omdraait

Stel dat een oom via de telefoon vraagt of hij de weddingplanner rechtstreeks mag bellen om iets te regelen voor het feest, een verrassing bijvoorbeeld. Dat kan, maar niet via het systeem, want de weddingplanner is een blok waarvoor jullie de leverancier hebben gekozen en waarvoor de post in het budget staat. Een gast die daar zelf in wil ingrijpen, doet dat buiten het dossier, met een telefoontje, niet met een account. Het systeem is niet gebouwd om gasten mee te laten beslissen, en dat is precies waarom het overzichtelijk blijft voor jullie twee.

Omgekeerd geldt ook: verwacht van gasten niet dat zij zelf actief in het dossier gaan kijken of er nog iets veranderd is. Ze krijgen geen melding als jullie de tijd van de ceremonie aanpassen, behalve dat de trouwwebsite die nieuwe tijd laat zien zodra jullie hem hebben aangepast. Wie wil dat familie op de hoogte blijft van een wijziging, moet dat zelf laten weten, via een app-groep of telefoontje, niet via het systeem. De trouwwebsite is een plek waar gasten komen kijken, geen plek die naar hen toe komt.

Wat dit betekent voor de stand komt misschien

De stand komt misschien is de lastigste in de praktijk, en het is de moeite waard om te weten hoe het systeem daarmee omgaat. Als een gast op de website komt misschien invult, wordt dat de stand in de gastenlijst, maar er verandert niets automatisch verder. De tafelschikking, die op de gastenlijst is gebaseerd, houdt rekening met wie er als komt of komt niet geregistreerd staat op het moment dat jullie die schikking maken. Wie op dat moment nog op komt misschien staat, moet dus zelf een knoop doorhakken voordat jullie de tafels definitief indelen, of jullie moeten met die onzekerheid rekenen. Dat is geen automatisme, dat is een keuze die bij jullie ligt.

Wat wel en niet bij deze taak hoort

Het verdelen van taken met gasten komt dus neer op twee simpele stappen die niets met elkaar te maken hebben in het systeem. De eerste stap is het vullen van de gastenlijst met de Excel-bestanden die jullie uploaden, zodat elke naam een stand heeft. De tweede stap is het inrichten van de trouwwebsite met de informatie die gasten nodig hebben: waar, wanneer, en de mogelijkheid om zelf te laten weten of ze komen. Er is geen derde stap waarin een gast een taak uitgevoerd krijgt via het systeem, want die rol is er niet. Wat gasten voor de bruiloft doen buiten het aan- of afmelden, zoals een toespraak voorbereiden of een lift regelen, valt buiten het dossier en wordt niet bijgehouden door bruidswarenhuis.nl.

Wie dat onderscheid scherp houdt, hoeft zich geen zorgen te maken over wie wat ziet. De gastenlijst is en blijft van jullie, de trouwwebsite is de enige plek waar gasten iets doorgeven, en de rest van het dossier, van budget tot draaiboek tot kluis, blijft onzichtbaar voor iedereen die geen rol met toegang heeft gekregen.