Bruidswarenhuis
Bij een bruiloft die over anderhalf jaar is, verdeel je het budget over categorieën en kijk je daarna wat er per maand opzij moet. Bij een bruiloft over drie maanden werkt dat niet meer, want de tijd om te sparen is er niet, en een deel van het geld moet er eerder zijn dan je zou willen. De volgorde draait om, en die omdraaiing is precies waar het bij snel trouwen om gaat.
Het begint niet bij wat jullie mooi vinden, maar bij wat een wettelijke termijn heeft. Voor het burgerlijk huwelijk moet de melding voorgenomen huwelijk minstens twee weken voor de trouwdatum bij de gemeente binnen zijn; sommige gemeenten willen die melding eerder, dus dat vraag je meteen na. Die kosten, de akte en de trouwlocatie bij de gemeente zelf, liggen daarmee vast in tijd, niet alleen in geld. Zet dat blok als eerste in het budget, met de betaaldatum die de gemeente aangeeft, niet een datum die jullie zelf handig vinden.
Daarna komt wat leveranciers zelf als grens stellen. Een fotograaf, een cateraar of een locatie werkt met een reserveringstermijn: soms is dat een aanbetaling binnen een week na boeken, soms een bevestiging van het aantal gasten twee weken voor de datum. Dat zijn geen wettelijke termijnen, maar ze werken bij snel trouwen net zo hard, want er is geen ruimte om een deadline te missen en alsnog op tijd een alternatief te vinden. Wie op dit moment een blok aanmaakt voor catering of fotografie, ziet in het budget meteen welke datum bij welke post hoort, en dat is waar bij een korte planning de meeste spanning zit: niet het totaalbedrag, maar de stapeling van betaaldata in dezelfde twee weken.
Wat wel kan schuiven, is alles waar geen leverancier of instantie een grens aan stelt. De trouwkaarten versturen jullie zelf, dus die datum bepalen jullie. Het moodboard, de tafelschikking, het draaiboek: die hebben geen betaaldatum, want het zijn geen kosten. Een aanstaand bruidspaar dat drie maanden heeft, verliest tijd door dit soort onderdelen even zwaar te behandelen als de posten met een harde datum. Zet ze in het dossier, maar niet in de eerste week.
Bij anderhalf jaar de tijd verdeel je een bedrag over achttien maanden en is een gemiste maand op te vangen. Bij drie maanden is er geen ruimte om dat te herverdelen: mis je de eerste maand, dan moet het bedrag over twee maanden in plaats van drie, en dat verschil is meteen voelbaar. Het systeem vraagt elke maand of het gelukte bedrag ook echt opzij is gezet, en bij nee kan het gemiste deel over de resterende maanden verdeeld worden. Bij een korte planning is die vraag vaker aan de orde, gewoon omdat er minder maanden zijn om iets te herstellen. Wie dat van tevoren weet, zet liever een iets hoger maandbedrag in dan strikt nodig, zodat een gemiste maand geen probleem wordt dat de laatste weken voor de bruiloft moet oplossen.
Binnen een paar maanden zijn er meestal twee of drie posten die tegelijk om een aanbetaling vragen: de locatie, de catering en vaak de fotograaf, want die drie werken het vaakst met een reserveringstermijn die aan de datum vastzit. Ringen, bruidskleding en de trouwauto kunnen daarna, want die hebben doorgaans een levertijd die binnen een paar maanden nog past, zolang je niet wacht tot de laatste weken. Het budgetoverzicht laat per post zien wat de aanbetaling is, wat de restbetaling is en wanneer die verschuldigd zijn; bij snel trouwen is het verstandig die kolom met betaaldata als eerste te lezen, voordat je naar het totaal kijkt. Een totaalbedrag dat binnen budget past, zegt niets over of de aanbetalingen in dezelfde maand vallen als het loon binnenkomt.
Een weddingplanner is bij een korte planning niet vanzelfsprekend nodig; wie zelf de tijd heeft om leveranciers te bellen, kan de gidsen met leveranciers en telefoonnummers gebruiken en het dossier bijhouden zonder die rol erbij te zetten. Twee locaties of een uitgebreide entertainmentpost zijn evenmin nodig als er drie maanden zijn: een blok toevoegen kost een minuut, maar elk blok dat je toevoegt vraagt ook een betaaldatum en een leverancier, en bij een korte planning is elke onnodige post een extra ding om op tijd rond te krijgen. Een trouwdagboek bijhouden vanaf dag één is voor een bruiloft over anderhalf jaar een prettige gewoonte; bij drie maanden is het geen verlies om dat pas te beginnen zodra de eerste, tijdgebonden posten geregeld zijn.
De gastenlijst en de trouwwebsite volgen ook een andere volgorde dan bij een bruiloft met veel voorbereidingstijd. Normaal upload je de lijst pas als de uitnodigingen zijn verstuurd; bij een korte termijn is het praktischer de Excel-lijst meteen te uploaden, zodat gasten via de trouwwebsite kunnen doorgeven of ze komen zonder dat jullie eerst weken wachten op reacties per telefoon. Het aantal dat op komt of komt niet staat, is precies het cijfer waarop de cateraar zijn bevestigingstermijn baseert, en dat cijfer heb je bij snel trouwen eerder nodig dan bij een bruiloft die nog een jaar loopt.
Wie de melding bij de gemeente, de aanbetalingen bij locatie en catering, en het spaarbedrag voor de eerste maand op orde heeft, heeft de harde grens van deze planning te pakken. De rest, van bruidstaart tot trouwauto, is te schikken binnen wat er daarna nog aan tijd overblijft.
Zet de gemeente en de leveranciers met een reserveringstermijn als eerste blokken in het dossier, en laat het budgetoverzicht de betaaldata sorteren voordat je de rest van de blokken toevoegt.