Bruidswarenhuis
Bij een bruiloft over een paar maanden is de vraag niet welke catering het mooiste bij jullie past. De vraag is welke leverancier op deze termijn nog een keuken vrij heeft voor het aantal gasten dat jullie ongeveer verwachten. Dat bepaalt de volgorde, en die volgorde is anders dan bij een bruiloft die een jaar van tevoren gepland wordt.
De gewone volgorde is: smaken, offertes vergelijken, dan boeken. Bij een paar maanden draai je dat om. Je belt drie of vier cateraars uit de gids bij het blok catering met één vraag: is er op de datum nog ruimte voor het aantal gasten dat jullie noemen. Pas bij wie ja zegt, ga je verder kijken naar wat er op het bord komt. Een cateraar die over acht weken nog een zaterdag vrij heeft, heeft die ruimte vaak omdat er iets is afgezegd of omdat de planning nog los ligt. Dat is geen slecht teken, het is gewoon de realiteit van laat boeken.
Het aantal gasten is hier het grootste risico, niet de menukaart. Cateraars rekenen per persoon en willen een aantal horen voordat ze een prijs geven. Bij een bruiloft die snel gaat, staat de gastenlijst vaak nog niet vast, terwijl de cateraar al een getal wil. De oplossing is niet wachten tot iedereen gereageerd heeft, maar een bandbreedte doorgeven op basis van wie je hebt uitgenodigd, en die later bijstellen zodra de standen op de gastenlijst duidelijker worden. Een cateraar die vooraf weet dat het aantal nog kan schuiven, reageert daar heel anders op dan een cateraar die achteraf voor een voldongen feit komt te staan.
De enige harde grens in deze hele planning is de wettelijke termijn voor het aangeven van het huwelijk bij de gemeente: die periode ligt vast en daar kun je niet omheen onderhandelen. Voor het eten en drinken bestaat zo'n termijn niet. Een cateraar kan in principe tot een week voor de bruiloft nog ja zeggen, als de keuken het aankan en de inkoop op tijd lukt. Dat betekent dat je bij dit onderdeel wel druk voelt, maar niet vastloopt op een wet. De druk komt van beschikbaarheid, niet van een deadline die het systeem voor je bewaakt.
Drank is het onderdeel dat bij snel plannen het makkelijkst vergeten wordt, omdat het vaak apart georganiseerd is van het eten. Sommige cateraars leveren dat mee, andere niet, en bij een korte planning is er weinig tijd om dat verschil pas laat te ontdekken. Vraag het bij het eerste telefoontje al mee, niet als losse vervolgstap. Wie zelf drank regelt naast de catering, zet dat als eigen blok op de startpagina, zodat het los in het budget staat en niet verdwijnt onder de post catering.
Bij een lange planning wordt vaak aangeraden om te proeven voordat je boekt. Bij een paar maanden is dat een luxe die er soms simpelweg niet is: als er twee cateraars ja zeggen op de datum, kies dan op basis van hun standaardmenu's en reviews, en vraag of een proeverij op korte termijn nog kan worden ingepland na het boeken in plaats van ervoor. Dat voelt ongebruikelijk, maar is bij deze termijn logischer dan wachten tot er een proefmoment is en dan te laat zijn voor de boeking zelf.
Je hoeft ook geen uitgebreid menu met keuzes per gast op te zetten als de tijd ontbreekt om dat netjes te verwerken. Een enkel hoofdgerecht met een vegetarische optie is bij een korte planning praktischer dan drie keuzes per gang, simpelweg omdat het minder afstemming met gasten vraagt via de trouwwebsite. Wie die keuzes toch wil aanbieden, kan dat aangeven op de trouwwebsite, maar reken er bij deze termijn niet op dat iedereen op tijd reageert; bouw een marge in voor gasten die geen voorkeur doorgeven.
Zodra je een cateraar boekt, wordt dat een post in het budget met de leverancier en de categorie erbij. Vul daar het totale bedrag in zodra je dat weet, en zet de aanbetaling en de datum waarop die moet worden overgemaakt apart. Bij een korte planning liggen boekingsdatum en trouwdatum dicht op elkaar, waardoor de aanbetaling vaak al binnen een paar weken na het eerste telefoontje vervalt. Dat is iets om nu te regelen, niet iets om te laten liggen tot het gevoelsmatige moment daar is: bij een jaar planning verspreidt een aanbetaling zich over veel tijd, bij een paar maanden valt hij bovenop andere kosten die tegelijk opkomen, zoals de kleding of de trouwlocatie.
Wie een vast bedrag per maand opzij zet, krijgt van het systeem elke maand de vraag of dat ook gelukt is. Bij een korte planning zijn er simpelweg minder maanden om een gemiste storting over te verdelen, dus een gemiste maand weegt hier zwaarder dan bij een bruiloft die verder in de tijd ligt. Dat is geen reden om van sparen af te zien, maar wel een reden om het bedrag realistisch te zetten in plaats van optimistisch.
Wat je uiteindelijk regelt, hangt af van wie er komt. Zet daarom de contactgegevens van de cateraar zodra je boekt in de kluis, samen met de offerte waarin het aantal gasten staat dat is afgesproken. Als dat aantal later wijzigt omdat de standen op de gastenlijst veranderen, is het prettig om snel terug te kunnen zoeken wat er precies is beloofd en voor hoeveel personen.