Bruidswarenhuis
Trouwen binnen een paar maanden is geen verkorte versie van een gewone bruiloft. Het is een andere volgorde, met één harde grens die de rest van de planning bepaalt: de wettelijke termijn voor de melding van je voorgenomen huwelijk. Die melding, ook wel ondertrouw genoemd, moet minimaal twee weken voor de trouwdatum bij de gemeente binnen zijn. Dat is het enige punt op deze pagina waar geen ruimte in zit. Alles daarvoor en daarna is te schikken, maar die twee weken niet.
De eerste vraag die jullie moeten beantwoorden is dus niet welke locatie of welke jurk, maar bij welke gemeente je gaat trouwen en hoe snel die gemeente een datum en een ambtenaar kan leveren. Sommige gemeenten hebben binnen twee weken plek, andere gemeenten met populaire trouwzalen zitten voor de mooie tijdstippen maanden vast. Bel dus eerst de gemeente, niet de locatie. Zodra je een datum en een tijd van de gemeente hebt, kun je die zelf als eerste blok in het dossier zetten en de rest daaromheen plannen.
Met een datum vast, is de locatie de volgende stap, maar niet omdat een locatie belangrijker is dan een jurk of een fotograaf. Het is omdat een locatie de enige andere schakel is die zelf ook een wachtlijst kan hebben. Een zaal die over acht weken vol zit, is over acht weken vol, ongeacht hoe graag jullie er willen trouwen. Regel dus in de eerste week de gemeente, in de tweede week de locatie, en gebruik de gidsen bij die twee blokken om binnen een paar dagen te weten welke opties er in jullie regio nog open staan. Wie een eigen locatie al op het oog heeft, zet die er handmatig bij en hoeft de gidsen niet te gebruiken.
Daarna komt de trouwambtenaar, en dat is bij een snelle bruiloft vaker een gemeentelijke ambtenaar dan een eigen gekozen spreker. Dat is geen verlies. Bij een bruiloft over een jaar heeft een eigen ambtenaar tijd nodig om kennis te maken en een tekst te schrijven; bij een bruiloft over twee maanden is die tijd er niet altijd, en een goede gemeentelijke ambtenaar doet het werk net zo degelijk. Wie er toch een wil, zet dat blok apart en checkt eerst de beschikbaarheid, voor de rest van de planning daarop wacht.
Bruidskleding is het onderdeel waar de meeste haast wordt gevoeld en de minste haast nodig is. Een jurk op maat met meerdere pasbeurten past niet in een paar maanden, maar confectie uit voorraad wel, en de meeste winkels die met korte levertijden werken zetten dat gewoon op hun eigen website. Ga er dus van uit dat je uit voorraad koopt, niet dat je iets laat maken, en zoek de winkel op basis van die levertijd. Hetzelfde geldt voor het pak van de bruidegom: confectie met een korte aanpassing is bij vrijwel elke goede kledingzaak binnen een paar weken te regelen.
De trouwkaarten kunnen bij een korte planning grotendeels vervallen als jullie een trouwwebsite gebruiken. Gasten die toch al met weinig voorbereidingstijd te maken hebben, hebben meer aan een link waarop ze direct kunnen laten weten of ze komen dan aan een kaart die eerst nog gedrukt en verstuurd moet worden. Upload de namen uit je Excel-bestand, zet de website open, en laat gasten zelf hun status op uitgenodigd, komt, komt misschien of komt niet zetten. Dat scheelt een stap die bij een lange planning vanzelfsprekend is, maar bij een korte planning tijd kost die er niet is.
De bruidstaart en het entertainment zijn onderdelen die pas laat vastgelegd hoeven worden, ook bij een normale planning al, en bij een snelle planning al helemaal. Een cateraar die de taart erbij levert, of een zelfstandige bakker met een korte levertijd, is met een paar telefoontjes te vinden zodra de datum en het aantal gasten vaststaan. Zet dat blok pas neer als je weet hoeveel mensen er komen; eerder heeft het geen zin, en bij een korte planning is er geen tijd om dingen twee keer te doen.
De kern van snel trouwen is dat je niet de onderdelen los van elkaar plant, maar in de volgorde die van elkaar afhangt. Eerst de gemeente, omdat die de datum vastzet. Dan de locatie, omdat die de datum bevestigt. Dan de ambtenaar, omdat die aan de locatie en datum vastzit. Pas daarna kleding, catering en de rest, omdat die onderdelen wachten op een vaste datum en een geschat aantal gasten, en zonder die twee gegevens is elke keuze die je daarvoor maakt een gok.
Het budget werkt bij een korte planning net zo, maar dan zonder de luxe van sparen over een langere periode. Elke keuze die je in het dossier zet, wordt automatisch een post met de leverancier, de categorie en het bedrag. Bij een bruiloft over een jaar kun je een post spreiden over maandelijkse bedragen; bij een bruiloft over twee maanden is dat vaak niet reëel, en dan zie je in het overzicht meteen wat er als aanbetaling en als restbetaling openstaat, en op welke datum dat verschuldigd is. Dat overzicht is bij een korte planning belangrijker dan bij een lange, want er is geen ruimte om een gemiste betaling stilletjes door te schuiven naar volgende maand.
Een moodboard, een uitgebreid draaiboek met losse tijdvakken voor elk detail, en een weddingplanner die het geheel overneemt, zijn onderdelen die bij een bruiloft over een jaar hun waarde bewijzen doordat er tijd is om ze te laten groeien. Bij een bruiloft binnen een paar maanden is de winst kleiner. Een kort draaiboek met de vaste momenten, ceremonie, ontvangst, diner, is vaak voldoende, en een moodboard is precies zo nuttig als jullie het nodig hebben om aan een leverancier te laten zien wat je bedoelt, niet nuttiger dan dat.
Wie er met twee is aan begonnen, kan bij deze planning het meest winnen met de twee accounts op één dossier. Een korte planning betekent vaak dat beide partners tegelijk bellen, tegelijk regelen en tegelijk moeten weten wat de ander al heeft vastgelegd. Zet daarom vanaf de eerste dag beide namen op het dossier, zodat niemand een leverancier twee keer belt of een post dubbel invult.