Bruidswarenhuis
Bij een bruiloft van één dag is de vraag simpel: wie is er, en wanneer. Bij een bruiloft die zich over meerdere dagen uitstrekt, verandert die vraag drie keer. Vrijdagavond misschien alleen de familie en de mensen die ver moeten reizen, zaterdag de grote ceremonie met iedereen, zondagochtend een afsluitend ontbijt met een kleinere groep die blijft slapen. Drie dagdelen, drie gastenlijsten die elkaar overlappen maar niet gelijk zijn. Dat is het eerste dat vastgelegd moet worden, voordat er over locaties of eten wordt nagedacht.
In de gastenlijst van het dossier krijgt elke naam een stand: uitgenodigd, komt, komt misschien, komt niet. Bij een bruiloft van meerdere dagen is die stand niet genoeg, want een gast kan bij het diner op vrijdag aanwezig zijn en zaterdag pas 's middags aansluiten. Praktisch werkt het om per dagdeel een aparte lijst te uploaden, ook als sommige namen daarin terugkomen. Zo blijft zichtbaar dat de vrijdagavond veertig man telt en de zaterdag honderdtwintig, zonder dat je dat uit één lange lijst met opmerkingen moet aflezen. Op de trouwwebsite geven gasten zelf door of ze komen; ook daar is het aan jullie om per onderdeel te vragen of iemand bij het diner is, bij de ceremonie, of bij allebei. Een gast die alleen zaterdag kan, moet dat kunnen aangeven zonder dat het aanvoelt als afzeggen voor de hele bruiloft.
Eén dag heeft één tijdlijn: aankleden, ceremonie, foto's, diner, feest. Een bruiloft van meerdere dagen heeft dat drie keer, en de dagen hangen aan elkaar: wie zaterdagavond laat naar bed gaat, kan zondagochtend niet om acht uur bij het ontbijt worden verwacht. Het draaiboek in het dossier houdt de dag van uur tot uur bij; bij meerdere dagen wordt dat een reeks van draaiboeken die op elkaar moeten aansluiten. De vrijdag eindigt met een tijd waarop de laatste gasten naar hun kamer gaan, de zaterdag begint met een tijd waarop de cateraar voor het ontbijt binnenkomt, en die twee tijden mogen niet te dicht op elkaar liggen. Dat is geen kwestie van meer regels invullen, maar van bewust een ander schema per dag maken, met eigen leveranciers, eigen op- en afbouwtijden en een eigen groep gasten die op dat moment aanwezig is.
Elke keuze die jullie maken wordt vanzelf een post in het budget: de leverancier, waarvoor het bedrag is, in welke categorie het valt. Bij een bruiloft van meerdere dagen loont het om per dagdeel te denken in plaats van per categorie. De catering voor het vrijdagdiner met veertig mensen is een andere post dan de catering voor het zaterdagdiner met honderdtwintig, ook als het dezelfde cateraar is; twee losse blokken op de startpagina houden dat uit elkaar, met eigen aanbetaling en resterend bedrag per post. Dat voorkomt dat er op een gegeven moment één groot cateringbedrag in het budget staat waarvan niemand meer weet welk deel bij welke dag hoort.
Niet alles wordt automatisch duurder door een extra dag. De trouwjurk, de ringen, de fotograaf voor de ceremonie: die posten blijven wat ze waren, want die keuzes worden niet dubbel gemaakt. Wat wel oploopt zijn de posten die met verblijf en aantal gasten samenhangen: overnachtingen, extra maaltijden, eventueel een tweede locatie of een tent die twee nachten blijft staan in plaats van één. Het is de moeite waard om bij het opstellen van het budget die twee soorten posten apart te bekijken, zodat duidelijk is welk deel van de begroting groeit met het aantal dagen en welk deel vast blijft.
Een bruidspaar dat voor het eerst een meerdaagse bruiloft plant, is snel geneigd om voor elke dag een compleet nieuw plan te maken: nieuwe entertainment, nieuwe muziek, een nieuwe trouwambtenaar zelfs. Dat is meestal niet nodig. De ceremonie zelf, met de trouwambtenaar, blijft één blok, ook als de viering zich over meerdere dagen uitstrekt; er is één moment waarop het huwelijk wordt gesloten, de rest is samenzijn eromheen. Ook de trouwkaarten hoeven niet per dag apart: één kaart die vermeldt welke onderdelen op welke dag zijn, werkt voor gasten duidelijker dan drie afzonderlijke uitnodigingen die ze naast elkaar moeten leggen. Alleen waar de invulling van een dagdeel echt anders is, zoals een andere cateraar voor het informele vrijdagdiner dan voor het formele zaterdagdiner, is een los blok nodig. Voor de rest geldt: één blok, met in de omschrijving voor welke dag het geldt.
Een tweede blok toevoegen doe je via de knop op de startpagina, met een keuzelijst en de optie om er zelf iets bij te schrijven als de categorie er niet tussen staat. Zo blijft in één oogopslag te zien welke leverancier bij welke dag hoort, zonder dat de startpagina een lijst wordt waarin de dagen door elkaar lopen.
Dit is het startpunt: welke dagdelen er zijn, wie wanneer komt, en hoe het budget daarop aansluit. Wat er per dag concreet in het draaiboek komt te staan, en hoe je wijzigingen daarin doorvoert als een leverancier een tijd verschuift, is een volgende stap die in het draaiboek zelf wordt uitgewerkt. Begin bij het vastleggen van de dagdelen en de gastenlijsten per dagdeel; de rest van het dossier bouwt daarop verder.