Bruidswarenhuis
De vraag wat een bruiloft van meerdere dagen kost, is eigenlijk twee vragen. De eerste is welke posten je letterlijk verdubbelt omdat er twee keer gasten, eten en muziek nodig zijn. De tweede is welke posten je maar één keer betaalt, ook als het feest over twee of drie dagdelen loopt. Wie die twee vragen niet uit elkaar houdt, telt te veel op en schrikt van een bedrag dat niet klopt.
Begin daarom niet bij de vraag wat het totaal wordt, maar bij de vraag welk dagdeel welke gasten heeft. Een bruiloft van meerdere dagen bestaat meestal uit een kleiner moment, bijvoorbeeld een ceremonie of een lunch met alleen familie, en een groter moment met alle genodigden erbij. Soms komt er een derde dagdeel bij, zoals een brunch de dag na het feest voor wie van ver komt. Elk van die dagdelen heeft een eigen gastenaantal, en dat aantal bepaalt de grootste kostenpost: de catering. Vijftig mensen bij de lunch en honderdtwintig bij het diner is geen bruiloft met honderdtwintig gasten waar je toevallig ook nog lunch bij doet. Het zijn twee cateringposten, met twee keer een aanbetaling en een restbetaling, en die zet je in het budget dan ook als twee losse posten onder dezelfde categorie, met de datum waarop elk bedrag betaald moet worden.
Wat wel maar één keer wordt, ook bij drie dagdelen, is de trouwlocatie als die op één plek blijft, de trouwkleding, de ringen en meestal ook de trouwauto. Een bruidspaar dat 's ochtends trouwt in het gemeentehuis en 's avonds het feest heeft in een zaal verderop, betaalt de trouwauto niet twee keer; die rijdt eventueel twee ritten op één dag, en dat is één post met één leverancier. Dezelfde logica geldt voor de fotograaf: wie voor beide dagdelen dezelfde fotograaf boekt, heeft één blok met één contactpersoon, ook al werkt die persoon over twee dagen verspreid. Pas als je bewust voor het tweede dagdeel een andere fotograaf neemt, bijvoorbeeld omdat de vaste fotograaf niet beschikbaar is op de brunchdag, zet je daar een tweede blok bij. Dat blok voeg je zelf toe op de startpagina van het dossier, met een eigen gids en een eigen post in het budget.
De post die bij een bruiloft van meerdere dagen het snelst uit de hand loopt, is niet de catering maar de locatie. Sommige locaties verhuren per dagdeel, andere per etmaal, en een tweedaagse bruiloft op een landgoed kan betekenen dat je het terrein een volle nacht huurt, ook als er niemand slaapt. Dat is een bedrag dat per locatie zo verschilt dat we het hier niet noemen; het is wel de eerste vraag die je aan de locatie stelt, voordat je verder plant. Vraag ook of overnachting van gasten in de prijs zit of een losse post is, want dat bepaalt of je een extra blok nodig hebt voor de huwelijksnacht van het bruidspaar zelf en, los daarvan, voor de overnachting van gasten die daar geen standaardblok voor hebben en die je dan zelf toevoegt met de optie anders.
Entertainment en muziek zijn de posten waar mensen het vaakst vergeten dat een dagdeel zonder feest ook stil kan blijven. Bij de lunch met alleen familie is er soms geen dj nodig, terwijl bij het avondfeest wel. Dat betekent dat entertainment als blok gekoppeld blijft aan één dagdeel, en dat je in het budget bij die post kunt zien dat hij alleen voor de avond geldt. Omgekeerd is een ceremonie met een trouwambtenaar meestal maar één keer nodig, ook als je op twee locaties iets viert; het jawoord geef je één keer, en een tweede moment is dan een herhaling zonder ambtenaar, dus zonder extra kosten op die post.
De gastenlijst is bij dit soort bruiloften het onderdeel dat het meeste werk oplevert, niet omdat het systeem het ingewikkeld maakt, maar omdat de werkelijkheid het is. Namen komen uit de Excel-bestanden die je uploadt, en elke gast krijgt een stand: uitgenodigd, komt, komt misschien, komt niet. Bij meerdere dagdelen is het gangbaar om in dat bestand een extra kolom te zetten voor welk dagdeel iemand is uitgenodigd, zodat je bij het invullen van de cateringpost per dagdeel het juiste aantal gasten aanhoudt. Dat is geen functie die het systeem apart aanbiedt; het is een manier om het bestand dat je toch al uploadt zo te ordenen dat de aantallen per dagdeel kloppen voordat je ze in het budget zet.
Waar het bedrag voor een meerdaagse bruiloft in de praktijk het hardst stijgt, is niet in de grote posten maar in de optelling van kleine, dagdeelgebonden dingen: een tweede boeket omdat het bruidsboeket van de ochtend niet fris genoeg meer is voor de avond, een extra pakje voor de bruidegom voor het tweede dagdeel, een tweede rit van de trouwauto die je in eerste instantie over het hoofd zag. Geen van die posten is op zichzelf duur, maar ze staan zelden vooraf op een lijst omdat ze bij een bruiloft van één dag niet bestaan. De enige manier om ze niet te vergeten is ze een voor een als blok toe te voegen zodra je ze tegenkomt, met de optie anders als er geen standaardcategorie voor is, zodat ze ook als losse post in het budget verschijnen in plaats van ergens in een marge te blijven staan.
Het draaiboek is het onderdeel waar het verschil met een bruiloft van één dag het duidelijkst wordt. Een draaiboek voor één dag past op een A4: opstaan, kapper, ceremonie, foto's, diner, feest, klaar. Bij twee of drie dagdelen met wisselende gasten past dat niet meer op één blad, want je houdt niet alleen tijden bij maar ook wie er op welk moment aanwezig is. De lunch om twaalf uur heeft een andere gastenlijst dan het diner om zeven uur, en de brunch de volgende ochtend heeft weer een andere samenstelling, vaak kleiner en met andere logistiek zoals vervoer terug naar het hotel. Het draaiboek in het dossier houdt dat per uur bij, en bij een meerdaagse bruiloft betekent dat in de praktijk een draaiboek dat over twee of drie dagen loopt, met per dagdeel een aparte blok gasten, aparte leveranciers die aan- en afreizen, en aparte tijden voor wanneer de catering moet opdienen of afruimen. Dat is precies waarom het niet meer op één A4 past: niet omdat er meer momenten zijn per dag, maar omdat er meerdere dagen zijn met elk hun eigen versie van diezelfde momenten.
Wat bij dit soort bruiloften juist niet nodig is, is een tweede weddingplanner, een tweede trouwambtenaar of een tweede moodboard per dagdeel. Die posten horen bij het geheel, niet bij het dagdeel, en het toevoegen van een tweede blok is alleen zinvol als er ook werkelijk een tweede leverancier of tweede locatie bij komt. Wie zich afvraagt of alles dubbel moet omdat de bruiloft over meerdere dagen gaat, kan die vraag het beste per blok stellen: verandert de leverancier, verandert de locatie, verandert het gastenaantal. Verandert geen van de drie, dan blijft het één post, ook als het feest zelf over twee dagen wordt uitgesmeerd.