Eten en drinken bij een bruiloft van meerdere dagen

Bij een bruiloft van één dag is er meestal één cateraar en één menu. Bij een bruiloft van twee of drie dagen valt die aanname weg, en dat is precies waar het misgaat als je het net zo aanpakt als een gewone bruiloft. De vrijdagavond met de naaste familie heeft andere gasten dan de zaterdagmiddag met verre neven en collega's, en de zondagbrunch trekt weer een andere groep. Elk van die momenten heeft zijn eigen eetmoment, zijn eigen aantal mensen en vaak ook zijn eigen leverancier.

De volgorde die werkt, begint niet bij het eten maar bij het rooster. Voordat je een cateraar belt, leg je vast welke dagdelen er zijn en wie er bij elk dagdeel wordt verwacht. Vrijdagavond een informeel diner voor twintig man, zaterdag een lunch voor vijftig en een diner voor honderdtwintig, zondagochtend een brunch voor de mensen die logeren: dat zijn drie tot vier losse eetmomenten, niet één bruiloft met een lang menu. Pas als dat rooster er staat, weet je pas wat je aan een cateraar moet vragen, want de vraag "wat kost eten en drinken voor onze bruiloft" heeft bij dit soort bruiloften geen enkel antwoord totdat je weet hoeveel momenten en hoeveel mensen per moment.

In het dossier zet je dat rooster niet als losse notitie maar als losse blokken. Voor elk dagdeel met een eigen catering maak je een apart blok cateraar aan, ook als het uiteindelijk dezelfde leverancier wordt. Dat lijkt dubbel werk, maar het voorkomt een probleem dat bij bruiloften van meerdere dagen vaak misgaat: één cateringpost in het budget waarin drie facturen van drie verschillende momenten samen worden opgeteld, zodat niemand meer kan zien of de vrijdagavond duurder was dan gepland of dat het de zondagbrunch is die uit de hand liep. Met drie blokken staat elke rekening apart, met zijn eigen bedrag, zijn eigen betaaldatum en zijn eigen aanbetaling. Vraagt de cateraar voor het weekend één gecombineerde offerte, dan splits je die zelf uit over de blokken; dat kost tien minuten en bespaart je later een middag puzzelen.

Waar dit type bruiloft echt anders is dan een bruiloft van één dag, is het draaiboek. Bij één dag past het draaiboek op één A4: aankomst, ceremonie, borrel, diner, feest, klaar. Bij twee of drie dagen past dat niet meer, en dat is ook niet erg, want het is geen teken dat het te ingewikkeld wordt. Het betekent alleen dat het draaiboek per dag een eigen blad wordt in plaats van één blad met alles erop. Vrijdag heeft zijn eigen tijdlijn met aankomst, welkomstdrankje en diner. Zaterdag heeft de eigenlijke ceremonie, de lunch daarna, een pauzeblok waarin de cateraar van lunch naar diner wisselt, en het diner zelf. Zondag heeft de brunch en het afscheid. Wie dat op één blad probeert te proppen, mist het detail dat op dag twee juist telt: het moment waarop de bediening van de lunch klaar moet zijn met opruimen voordat de borrel voor het diner begint.

Dat pauzeblok is meteen het punt waar de meeste misverstanden ontstaan. Een cateraar die zaterdagmiddag de lunch verzorgt en zaterdagavond het diner, heeft tussen die twee momenten tijd nodig om de zaal om te bouwen, servies te wisselen en eventueel nieuwe gerechten aan te voeren. Die tijd staat nergens vanzelf; die moet je in het draaiboek zetten als apart onderdeel, met een begin- en eindtijd, net als elk ander programmapunt. Zet je die pauze er niet apart in, dan schuift de borrel voor het diner vanzelf op, en schuift daarmee de rest van de avond mee.

Ook de drank verdient een aparte blik per dagdeel, en niet omdat het ingewikkelder moet worden, maar omdat de behoefte per moment anders is. Een informeel diner op vrijdag met twintig mensen die elkaar goed kennen, vraagt om iets anders dan een groot diner op zaterdag met honderd gasten van wie een deel niet drinkt en een deel vroeg vertrekt. Wie drank per dagdeel afzonderlijk regelt, kan ook per dagdeel een reëel aantal flessen of consumpties inschatten in plaats van één totaal te delen over drie dagen dat toch nergens op slaat. Dat aantal hoeft niet in het systeem zelf te worden uitgerekend; het systeem houdt bij wat je per blok afspreekt en wat dat kost, de berekening van hoeveel flessen wijn voor veertig mensen bij een diner van drie uur nodig zijn, doe je zelf of met de cateraar.

De gastenlijst is bij dit type bruiloft het instrument waarmee je bepaalt wie waar aan tafel zit, in letterlijke zin. Namen komen uit de Excel-bestanden die je uploadt, en elke gast krijgt een stand: uitgenodigd, komt, komt misschien, komt niet. Bij een bruiloft van meerdere dagen is het verstandig om per gast ook vast te leggen welk dagdeel voor hem of haar geldt, want niet iedereen komt bij alles. De verre neef komt alleen zaterdagmiddag, de getuige blijft het hele weekend, de collega's komen alleen voor het feest. Die indeling gebruik je vervolgens om per dagdeel een realistisch aantal aan de cateraar door te geven, en dat aantal is nooit gelijk aan het totaal van de gastenlijst.

Wat bij dit soort bruiloften juist niet nodig is, is één centraal menu dat voor alle dagen en alle gasten hetzelfde moet zijn. Sommige stellen proberen consistentie te brengen door voor elk dagdeel dezelfde stijl van eten te kiezen, terwijl de dagdelen daar niets om vragen. Een informele vrijdagavond met de familie kan prima een eenvoudige maaltijd zijn, terwijl het diner op zaterdag uitgebreider is; dat contrast is geen fout, het is precies waarom je met dagdelen werkt. Evenmin is het nodig om voor elk dagdeel een eigen offerteronde bij drie cateraars te doen; als één leverancier het hele weekend aankan, blijft dat één relatie om te onderhouden, alleen met meerdere facturen.

Wat wel nodig is, is dat je vroeg met de cateraar bespreekt hoeveel personeel er nodig is als er tussen twee eetmomenten maar een paar uur zit. Een cateraar die voor de lunch een team van vier man inzet en voor het diner een team van acht, moet weten of die twee ploegen elkaar aflossen of gedeeltelijk overlappen, en dat raakt weer de kosten die in het budget als aparte post naast de gerechten zelf komen te staan.

Begin dus niet bij het menu, maar bij het rooster van dagdelen en gasten. Zet elk dagdeel als los blok in het dossier, laat het budget die blokken los van elkaar bijhouden, en werk het draaiboek per dag uit op zijn eigen blad zodra duidelijk is hoe laat welke groep gasten arriveert en vertrekt.