Bruidswarenhuis
Een trouwauto staat niet los in de dag. Hij is aan zet op precies twee momenten: het ophalen van de bruid, of van beide partners, en de rit naar de locatie. Alles daaromheen — het fotomoment bij het instappen, de tijd die de chauffeur nodig heeft om op tijd voor de deur te staan, de route die hij rijdt — bepaalt hoe laat andere onderdelen van de dag beginnen. Daarom hoort de trouwauto niet alleen bij het blok waarin je hem regelt, maar ook op de regel in het draaiboek waar de tijdlijn van de ochtend staat.
De vraag die aanstaande bruidsparen zichzelf te laat stellen, is niet welke auto, maar hoeveel tijd die auto nodig heeft voordat hij nuttig is. Een chauffeur die om elf uur voor de deur moet staan, moet ergens vandaan komen. Als de garage in Utrecht zit en het ophaaladres in Alkmaar, is er reistijd voor de auto zelf, nog voordat er iemand instapt. Diezelfde auto moet daarna weer naar de ceremonie rijden, en soms van de ceremonie naar het feest. Elke afstand die je niet meerekent, schuift automatisch iets anders op: het klaarmaken, de styling, de fotograaf die op de stoep staat te wachten terwijl de auto nog vijf minuten verwijderd is.
In het dossier zet je de trouwauto als blok op de startpagina, tussen de andere keuzes voor de dag. Zodra dat blok er staat, wordt het vanzelf een post in het budget, met de naam van de leverancier, de categorie waar hij onder valt en het bedrag dat je invult. Je splitst dat bedrag zelf in een aanbetaling en een restbetaling, met voor elk een datum. Zo zie je, los van de planning van de dag zelf, wat er nog open staat en wanneer dat betaald moet zijn. Dat is de administratieve kant. De andere kant, de kant die met de klok te maken heeft, gebeurt in het draaiboek.
Wat in het draaiboek terugkomt is niet de auto als leverancier, maar de auto als tijdstip. Je zet er in hoe laat de chauffeur voorrijdt, hoe laat hij weer wegrijdt en waar naartoe. Een voorbeeld: de auto staat om half elf voor de deur, de rit naar het gemeentehuis duurt twintig minuten, de ceremonie begint om elf uur. Dat betekent dat er tien minuten marge inzit, wat weinig is als de styling net over tijd loopt of als er nog een laatste foto bij de voordeur moet. Zet je de auto om kwart voor elf voor de deur, dan houd je vijftien minuten marge, wat in de praktijk vaak het verschil is tussen op tijd de zaal binnenlopen of net te laat.
Wachttijd is het andere deel van die rekensom, en het is het deel dat het vaakst vergeten wordt. Een chauffeur die om half elf ophaalt, staat meestal niet stil te wachten tot het moment dat hij wegrijdt: hij is er eerder. Diezelfde chauffeur staat na de ceremonie vaak ook te wachten, tussen het moment dat de gasten naar buiten komen voor felicitaties en het moment dat het bruidspaar daadwerkelijk instapt voor de volgende rit. Die wachttijd staat soms wel, en soms niet, in de afspraak met de leverancier. Wat er in de praktijk gebeurt, is dat een bruidspaar denkt aan de rijtijd, maar niet aan de tijd die de auto stilstaat, en dan achteraf verrast is dat er voor die uren ook betaald moet worden. Dat hoort dus in het draaiboek genoteerd te staan als blok tijd, niet alleen als rit.
Een ander voorbeeld: de trouwlocatie en de feestlocatie liggen niet op hetzelfde adres. Tussen de ceremonie en het feest zit een tussenstop, bijvoorbeeld voor een fotomoment op een andere plek. De auto rijdt dan drie keer: naar de ceremonie, naar de fotolocatie, naar het feest. Elke rit heeft een eigen afstand en dus een eigen tijdsduur, en tussen die ritten in staat de auto soms te wachten op het bruidspaar dat nog aan het fotograferen is. Als dat niet in het draaiboek staat, ontdek je het pas op de dag zelf, wanneer de chauffeur vraagt hoe laat hij nu precies verwacht wordt.
Omgekeerd is er ook een moment waarop de trouwauto juist niet de bottleneck is, en dat is goed om te weten voordat je de hele ochtend rond die ene rit plant. Als de ceremonie en het feest op dezelfde locatie zijn, is er maar één rit nodig: het ophalen bij het begin van de dag. Daarna staat de auto er, in veel gevallen zelfs alleen nog voor de foto's, en is er geen reden om de rest van het draaiboek op de auto af te stemmen. Wie op zo'n dag toch drie ritten in de planning zet omdat dat ergens als standaard genoemd wordt, maakt het zichzelf onnodig ingewikkeld. De vraag is niet hoeveel ritten een trouwauto normaal rijdt, maar hoeveel ritten deze dag daadwerkelijk vereist.
De afstand tussen ophaaladres en locatie is dus het eerste dat je invult zodra je weet welke adressen het worden, ook als de auto zelf nog niet vastligt. Die afstand, omgezet in minuten, is de basis waarop de rest van de ochtend rust: hoe laat de styling klaar moet zijn, hoe laat de fotograaf aanwezig moet zijn voor het instapmoment, hoe laat de eerste gasten bij de locatie worden verwacht. Verander je later het ophaaladres, bijvoorbeeld omdat de bruid ergens anders overnacht dan gepland, dan verandert die rekensom mee, en is het aan jullie om dat in het draaiboek bij te werken. Het systeem rekent dat niet automatisch voor je om.
Wat wij hier willen laten zien is niet hoe je een trouwauto kiest of wat die kost — dat staat elders in het dossier uitgewerkt. Deze pagina gaat over het moment waarop die auto in de dag zelf verschijnt: als tijdstip in het draaiboek, gekoppeld aan een afstand die je zelf kent en een wachttijd die je zelf inschat. Wie dat moment leeg laat, merkt het pas als de chauffeur er al staat en niemand weet of hij nu naar de ceremonie rijdt of nog een kwartier wacht.