Bruidswarenhuis
Als de trouwdag in het buitenland valt, verdwijnt de gemeente niet uit jullie dossier. Ze verandert van rol. In Nederland is de gemeente de plek waar je trouwt: je doet er aangifte, je trouwt er, klaar. Trouw je in het buitenland, dan is de gemeente niet meer de plek van de plechtigheid, maar de plek waar je achteraf zorgt dat het huwelijk in Nederland telt. Dat heet inschrijving, en dat is een ander proces met andere termijnen dan een gewone aangifte.
Het werkt zo: jullie trouwen volgens de wetten van het land waar de plechtigheid is, met de papieren die dat land eist. Daarna komt de huwelijksakte die jullie daar krijgen, en die akte moet bij een Nederlandse gemeente worden ingeschreven in de registers van de burgerlijke stand. Zonder die inschrijving staat het huwelijk niet in de Nederlandse basisregistratie, ook niet als het in het buitenland volledig geldig is gesloten. Voor de meeste stellen is dat vooral van belang voor de achternaam op paspoort en id-kaart, voor de belasting, en voor zaken als een uittreksel dat in Nederland gebruikt kan worden.
Welke gemeente dat doet, verschilt. Woon je op het moment van inschrijving in Nederland, dan is het meestal de gemeente waar je staat ingeschreven. Woon je op dat moment niet in Nederland, dan loopt de inschrijving via een aangewezen gemeente die dat soort dossiers behandelt voor mensen zonder woonplaats hier. Dat is een andere gemeente dan de meeste stellen verwachten, en het is precies het soort verschil dat pas opvalt als je er middenin zit. Daarom is dit de reden dat de rol van de gemeente op deze pagina zo anders is dan bij een trouwdag die wél in Nederland valt: niet aangifte vooraf, maar inschrijving achteraf, bij een gemeente die niet automatisch die van je eigen woonplaats is.
Wat de akte moet bevatten, verschilt ook per land van herkomst. Sommige gemeenten vragen een gelegaliseerde en beëdigd vertaalde akte, andere accepteren een apostille zonder extra vertaling, weer andere stellen aanvullende eisen aan getuigen die bij de plechtigheid aanwezig waren. Er is geen landelijk vast bedrag aan leges voor deze inschrijving; dat verschilt per gemeente, en ook de behandeltermijn verschilt. Bij de ene gemeente is dat een kwestie van weken, bij de andere langer, afhankelijk van hoeveel aanvullende documenten nodig zijn. Dat is precies waarom we het blok voor de gemeente op de homepage laten meelopen met deze inschrijving, in plaats van met een aangifte die hier niet aan de orde is.
Op de startpagina van jullie dossier staat de gemeente als blok, samen met de andere keuzes zoals de trouwlocatie en de trouwambtenaar. Trouwen jullie in het buitenland, dan vullen jullie in dat blok de gemeente in die de inschrijving gaat doen, niet de plaats van de plechtigheid zelf. Is de plechtigheid in Portugal en de inschrijving straks bij de gemeente waar je woont, dan staat die Nederlandse gemeente in het blok, met de contactgegevens en, als je die al hebt, de naam van de ambtenaar met wie je contact hebt gehad over de vereisten.
Omdat de plechtigheid in het buitenland een ander soort kosten met zich meebrengt dan een Nederlandse aangifte, hoort er in de praktijk vaak een tweede blok bij: een blok voor de buitenlandse trouwlocatie of autoriteit, los van het blok voor de Nederlandse gemeente. Dat zet je zelf naast het bestaande blok, precies zoals je dat ook zou doen bij twee locaties of twee fotografen. Zo blijft in het dossier zichtbaar dat het om twee losse zaken gaat: de plechtigheid ter plaatse, en de erkenning hier.
Elke keuze die je als blok vastlegt, wordt vanzelf een post in het budget, met de gemeente als leverancier en de categorie waarin die post valt. Bij de gemeente-post voor de inschrijving vul je het bedrag in dat de gemeente rekent voor de inschrijving en het uittreksel dat je nodig hebt, de datum waarop dat betaald moet worden, en apart de aanbetaling en de restbetaling als de gemeente met een deel vooraf werkt. Bij veel gemeenten is er geen aanbetaling en betaal je in één keer bij het inleveren van de stukken; vul dan de aanbetaling in op nul en zet het volledige bedrag bij de restbetaling, zodat het systeem klopt met wat er werkelijk gebeurt. Is er wel een voorschot, bijvoorbeeld omdat er een spoedbehandeling wordt aangevraagd tegen extra kosten, dan zet je dat voorschot bij de aanbetaling en het overige bij de restbetaling. Het systeem rekent vervolgens uit wat er op elk moment nog openstaat, ook als de post pas laat in het proces definitief wordt omdat je nog wacht op de apostille uit het andere land.
De post voor de buitenlandse trouwlocatie of autoriteit staat los daarvan, in zijn eigen categorie, met zijn eigen leverancier, bedrag en betaaldata. Zo lopen de kosten van de plechtigheid zelf en de kosten van de erkenning in Nederland niet door elkaar in het overzicht, ook niet als ze uit hetzelfde budget komen.
In het draaiboek komt de inschrijving terug als aparte regel, los van de dag van de plechtigheid. Waar het draaiboek voor een Nederlandse bruiloft vooral om het uur van de dag zelf draait, gaat het bij deze regel om een moment ver daarvoor of ver daarna: wanneer de akte terug moet zijn uit het buitenland, wanneer die vertaald en gelegaliseerd moet zijn, en wanneer de afspraak bij de Nederlandse gemeente moet staan om alles op tijd in te leveren. Een concreet voorbeeld: trouwen jullie in juni in Italië en willen jullie de nieuwe achternaam op tijd op het paspoort voor een reis in september, dan zet je in het draaiboek een regel enkele weken na de trouwdag voor het inleveren van de akte, met daarachter de tijd die de gemeente nodig heeft om te verwerken. Wie dat niet vastlegt en ervan uitgaat dat de inschrijving net zo snel gaat als een gewone adreswijziging, loopt het risico dat de nieuwe naam er bij een geboekte reis nog niet op staat.
Wat er niet nodig is, is een aparte aangifte bij een Nederlandse gemeente voordat je naar het buitenland vertrekt om te trouwen. Die aangifte hoort bij een huwelijk dat in Nederland zelf gesloten wordt; bij een plechtigheid in het buitenland regelt het land van de plechtigheid zijn eigen procedure, en de Nederlandse gemeente komt pas daarna in beeld, voor de inschrijving. Wie toch een blok voor een Nederlandse aangifte aanmaakt naast het blok voor de inschrijving, maakt het dossier onnodig ingewikkeld: één blok voor de gemeente die inschrijft is voor deze situatie voldoende, aangevuld met het blok voor de locatie of autoriteit in het andere land.