Bruidswarenhuis
Bij een grote bruiloft verandert er iets in wat je van een fotograaf vraagt, en dat is niet alleen een hogere prijs voor meer uren. Met vijftig gasten kan één fotograaf overzien wie er is en waar de dag zich afspeelt. Met honderdvijftig gasten, twee locaties en een avondprogramma dat los staat van het diner, is diezelfde persoon voortdurend aan het kiezen wat hij mist. Dat is het eerste waar schaal het werk verandert: niet de lengte van de dag, maar het aantal plekken waar tegelijk iets gebeurt.
De reden dat dit uitgerekend bij de fotograaf zwaarder telt dan bij, zeg, de catering of de trouwauto, is dat een foto niet opnieuw te maken is. Een gemiste hap van de bruidstaart is geen probleem, een gemiste omhelzing tussen de bruid en haar opa die drie maanden later overlijdt, wel. Bij een grote bruiloft met veel familie, veel subgroepen en veel gelijktijdige momenten neemt het aantal van die onherhaalbare seconden toe, terwijl één fotograaf er nog steeds maar één per keer kan vastleggen. Dat is precies waarom stijl hier zwaarder weegt dan het uurtarief: je kiest niet de goedkoopste optie die alles kan fotograferen, je kiest degene wiens manier van kijken bij deze specifieke drukte past, of je kiest voor een tweede fotograaf naast de eerste.
Bij een kleine bruiloft kun je vaak nog achteraf leven met een fotograaf die technisch goed werkt maar een andere toon heeft dan je verwacht had. Bij een grote bruiloft, met honderden foto's die de enige registratie zijn van een dag die niemand kan overdoen, merk je een verkeerde stijlkeuze in elke foto die je later bekijkt. Documentair werk waarbij de fotograaf zich onzichtbaar door de menigte beweegt, verschilt wezenlijk van geregisseerd werk waarbij groepen worden samengeroepen en neergezet. Bij een grote gastenlijst is het verschil tussen die twee benaderingen groter dan bij een kleine, omdat er simpelweg meer te missen of te ensceneren is. Wie dat pas op de dag zelf ontdekt, heeft geen mogelijkheid meer om bij te sturen.
Hoe je die stijl beoordeelt voordat je tekent, staat uitgewerkt op de pagina over hoe je een fotograaf kiest; hier gaat het erom wat er in het systeem gebeurt zodra die keuze eenmaal gemaakt is.
Op de startpagina van jullie dossier staat de fotograaf als een van de blokken. Bij een grote bruiloft is het niet ongewoon dat één blok niet volstaat: een hoofdfotograaf voor de ceremonie en het diner, een tweede voor het avondfeest, of een tweede die specifiek de tweede locatie dekt terwijl de eerste al bezig is met de portretten. Het systeem dwingt geen aantal af. Wie twee fotografen nodig heeft, zet er zelf een tweede blok bij, precies zoals dat ook kan bij twee locaties. Elk blok krijgt zijn eigen leverancier, zijn eigen afspraken en zijn eigen plek in het budget, zodat de twee nooit door elkaar lopen in wat er nog betaald moet worden of wanneer wie moet komen.
Bij de meeste van die blokken hoort een gids met fotografen in Nederland, met hun website en telefoonnummer, zodat je niet blanco begint. Werk je al met iemand, een fotograaf die de familie kent of die je via een eerder feest hebt leren kennen, dan voeg je die handmatig toe aan het blok in plaats van uit de gids te kiezen.
Zodra het blok fotograaf is ingevuld met een naam, wordt dat vanzelf een post in jullie budget: de leverancier staat erbij, de categorie staat erbij, en waarvoor het bedrag is staat erbij. Je vult zelf het totaalbedrag in en de datum waarop dat betaald moet zijn. Bij een grote bruiloft met twee fotografen betekent dit twee afzonderlijke posten, die je nooit hoeft te herleiden uit één gezamenlijke factuur.
Binnen die post geef je apart de aanbetaling op en apart de restbetaling, met elk hun eigen datum. Dat onderscheid is bij een fotograaf vaak groter dan bij andere leveranciers, omdat het eindproduct, de foto's zelf, meestal weken na de dag wordt geleverd. De restbetaling valt dan ook geregeld pas na de bruiloft, terwijl de aanbetaling er allang voor moet zijn. Het systeem rekent uit wat er op elk moment nog openstaat, zodat je niet zelf hoeft bij te houden of de tweede fotograaf al voor de helft betaald is en de eerste al voor driekwart.
De post in het budget is de financiële kant; het draaiboek is waar de fotograaf terugkomt in de tijdlijn van de dag zelf. Bij een grote bruiloft met meerdere locaties of een strak gescheiden ceremonie, diner en feest, is dat draaiboek waar je merkt of je met één of twee fotografen werkt. Loopt de ceremonie op de ene plek en het diner een uur later op een andere, dan zie je in het draaiboek precies of dezelfde fotograaf tijd heeft om te reizen, of dat er een moment is waarop niemand fotografeert omdat de enige fotograaf nog onderweg is. Met een tweede blok voor een tweede fotograaf staat die overlap er niet, en kun je in het draaiboek per uur aflezen wie waar aanwezig is.
Dat draaiboek is ook de plek waar je vastlegt wanneer de portretten gepland staan, wanneer de familiefoto's zijn en hoeveel tijd daarvoor is uitgetrokken, iets dat bij een grote gastenlijst met veel subgroepen, aangetrouwde familie, twee kanten die zelden samen op een foto staan, sneller uitloopt dan gedacht. Wat er precies in de afspraak met de fotograaf zelf hoort te staan, inclusief zulke tijdsblokken, is uitgewerkt op de pagina daarover; in het draaiboek zie je alleen of de tijd die daar is afgesproken, ook past in de rest van de dag.
Niet elke grote bruiloft heeft twee fotografen nodig. Een feest met honderdtwintig gasten op één locatie, met een programma dat in volgorde verloopt in plaats van gelijktijdig op meerdere plekken, is met één ervaren fotograaf vaak net zo goed gedekt als een feest met vijftig gasten. Het is niet de gastenlijst op zichzelf die om een tweede blok vraagt, het is de gelijktijdigheid: twee locaties op hetzelfde moment, een ceremonie die apart van het feest wordt gevierd, of een familie die uit twee delen bestaat die je liever niet allebei op hetzelfde smalle tijdvak van portretten samenperst. Zonder die gelijktijdigheid is een tweede fotograaf een extra post in het budget zonder dat er een moment is dat er echt iets bijgewonnen wordt.
Waar je op let bij het vastleggen van dat moment in de tijd, zowel het boeken als het reserveren van de juiste tijdsblokken op de dag, staat uitgewerkt op de pagina over wanneer je de fotograaf vastlegt. Hier is het genoeg om te weten: bij een grote bruiloft is de vraag niet hoeveel gasten er zijn, maar hoeveel plekken er tegelijk iets doen dat het waard is om vast te leggen. Zet het blok, of de twee blokken, op de home, laat het systeem de posten in het budget aanmaken, en zet de tijden in het draaiboek zodra ze vaststaan.