Bruidswarenhuis
Bij kinderen op de bruiloft komen twee dingen samen die niets met elkaar te maken hebben, maar in de praktijk toch op dezelfde middag landen: het geld en het programma. Wie betaalt mee aan de kinderen van de gasten, en wat doen die kinderen tussen de ceremonie en het diner. Dit stuk gaat over allebei, en over waar je dat in het dossier regelt.
Als jullie besluiten dat kinderen gratis mee-eten, of dat er een aparte kinderprijs geldt bij de catering, is dat geen aparte beslissing die je in je hoofd houdt. Het is een aanpassing van de post catering in het budget. Stel dat de cateraar per volwassene vijfentachtig euro rekent en per kind onder de twaalf een vast bedrag van vijfentwintig euro: dan zet je dat als twee regels onder dezelfde leverancier, niet als een schatting die je er later bij optelt. Zodra de gastenlijst vaststaat, weet je hoeveel kinderen er komen en reken je het bedrag om. Wie dat pas een week voor de bruiloft doet, ontdekt vaak dat het aanbetaalde bedrag bij de cateraar allang op het oude aantal is gebaseerd, en dat de restbetaling dus hoger uitvalt dan verwacht.
Sommige bruidsparen kiezen ervoor dat de ouders van de kinderen een deel betalen, bijvoorbeeld de oppas op de avond of een los kinderdiner. Dat zet je niet als aparte afspraak buiten het systeem om, maar als eigen blok: je voegt een blok toe voor de oppas of het kinderprogramma, met een eigen leverancier en een eigen bedrag. Zo staat het gewoon in het budget, met een datum waarop het betaald moet worden, en zie je in één overzicht wat er nog openstaat naast de rest van de kosten.
Het tweede deel is het programma zelf: wat doen kinderen tijdens de borrel, tijdens de speeches, en waar zitten ze tijdens het diner. Dat is meestal niet iets wat het bruidspaar zelf op de dag bijhoudt; dat doet een tante, een oudere neef, of een ingehuurde oppas. Voor precies dat werk bestaan de trouwrollen.
In de trouwrollen geef je iemand toegang tot precies het deel van het dossier waar hij verantwoordelijk voor is, en niet tot de rest. Wie het kinderprogramma op zich neemt, krijgt dus toegang tot het draaiboek voor het onderdeel dat op hen betrekking heeft, en eventueel tot het blok waarin die activiteit staat, zoals entertainment. Diezelfde persoon ziet niet het budget van de fotograaf, niet de correspondentie met de trouwambtenaar, en niet de bedragen die bij de catering horen. Dat is niet uit voorzichtigheid bedacht, het is gewoon zodat iemand die drie uur op een zaterdag met tien kinderen doorbrengt, niet ook nog door een compleet dossier moet zoeken naar het ene stuk dat voor hen bedoeld is.
Een voorbeeld: de nicht die de kinderhoek verzorgt tijdens de borrel, krijgt toegang tot het draaiboek op het moment waar dat onderdeel in staat, met de tijden die daarbij horen: vanaf welk moment de kinderen worden opgevangen, en tot wanneer. Verandert de ceremonie van tijd, dan verschuift dat blok automatisch mee in het draaiboek, en ziet zij de nieuwe tijd zonder dat iemand haar apart moet bellen. Ze ziet niet de tafelschikking, niet de gastenlijst met wie er komt, en niet wat er in de kluis staat aan contracten.
Een bruiloft is gebouwd op de tijd van volwassenen: de ceremonie duurt zo lang als hij duurt, de speeches komen wanneer ze komen, het diner heeft een aantal gangen die serveertijd kosten. Voor een kind van vier is dat een lange dag zonder duidelijk eind. Wie voor kinderen een eigen onderdeel in het draaiboek zet, zoals een kinderprogramma vanaf de borrel tot aan het hoofdgerecht, kan dat onderdeel apart plannen met eigen tijdsblokken die niet gelijklopen met het schema van de rest. Dat is dan een blok in het draaiboek naast de andere onderdelen van de dag, met eigen tijden.
Dat werkt beter dan een mondelinge afspraak die niemand meer precies weet op de dag zelf. Als de oppas alleen weet dat ze "na de ceremonie" moet beginnen, maar de ceremonie loopt twintig minuten uit, staat zij met tien kinderen te wachten zonder dat iemand het doorgeeft. Staat het als vast tijdsblok in het draaiboek, dan ziet zij zelf wanneer het volgende onderdeel begint, en verschuift dat mee als een eerder onderdeel uitloopt.
Niet elke bruiloft met kinderen heeft een apart blok of een aparte rol nodig. Zijn er twee of drie kinderen van de familie, allemaal boven de tien, dan is een los kinderprogramma vaak overbodig: zij zitten mee aan tafel en vervelen zich niet sneller dan de volwassenen. Het heeft dan geen zin om voor hen een apart onderdeel in het draaiboek te maken of iemand toegang te geven tot een rol die niets te doen heeft. Hetzelfde geldt voor het meebetalen: als er twee kinderen komen en de cateraar rekent voor hen evengoed het volle tarief, is een apart budgetonderdeel voor een kindertarief nutteloos. Voeg het pas toe als het aantal kinderen groot genoeg is om apart te begroten, of als er echt een apart programma nodig is om ze bezig te houden.
Wat meestal misgaat, is niet het bedrag zelf, maar het moment waarop het wordt vastgelegd. Bruidsparen weten vaak pas laat, als de gastenlijst is aangevuld met de kinderen van alle uitgenodigde gezinnen, hoeveel kinderen er precies komen. Wordt dat aantal niet teruggekoppeld naar de post catering in het budget, dan blijft daar een schatting staan die niet meer klopt op het moment dat de restbetaling verschuldigd is. Zet daarom, zodra de gastenlijst een redelijk vast beeld geeft van het aantal kinderen, het bedrag in het budget opnieuw vast met de juiste aantallen, in plaats van te wachten tot de factuur van de cateraar binnenkomt.
Het tweede dat vaak misgaat is dat de persoon die het kinderprogramma runt, helemaal geen toegang krijgt tot het dossier en op de dag zelf moet werken met een geprinte planning die niet meer aansluit bij de laatste wijzigingen. Geef die persoon liever een eigen rol met toegang tot het onderdeel in het draaiboek waar het kinderprogramma in staat, zodat wijzigingen op de dag zelf ook bij hen terechtkomen zonder dat iemand ze apart moet informeren.