Bruidswarenhuis
Bij kinderen op een bruiloft gaat het om twee vragen die niets met elkaar te maken hebben. De eerste is welke rol een kind krijgt: bloemenmeisje, ringendrager, iets bij de ceremonie. De tweede is heel anders, namelijk hoe de rest van de dag eruitziet voor alle kinderen die er zijn, ook degenen die geen rol hebben. Wie alleen naar de eerste vraag kijkt, regelt een jurkje en een kussentje en vergeet dat er om vier uur ’s middags een stuk of tien kinderen tussen de vijf en de twaalf op een feest zitten waar niemand meer naar hen kijkt.
De rol zelf staat los van de rest van het draaiboek. In het dossier is dat een moment tussen de andere momenten van de ceremonie: het kind komt binnen, geeft de ring af, gaat weer zitten. Je zet dat vast bij het blok ceremonie, met de tijd erbij, zodat het niet los in iemands hoofd blijft zitten maar op dezelfde plek staat als de rest van het verloop. Een voorbeeld: als de dochter van de bruid de ringen draagt, staat dat naast het moment van de ringwisseling, niet bij een apart kinderblok. Het hoort bij de ceremonie, niet bij de kinderen als categorie.
Waar het wel apart om vraagt, is het tempo van de rest van de dag. Een borrel van twee uur, een diner van drie gangen en een speech die te lang duurt, dat is voor een volwassene een avond. Voor een kind van zes is het een dag zonder houvast. Daar helpt geen los blokje bloemenmeisje, daar helpt een tijdschema dat rekening houdt met wanneer kinderen eten, wanneer ze naar buiten kunnen en wanneer ze naar bed gaan. Dat zet je niet als aparte kolom in het draaiboek, dat werk je uit als je de tijden van de gewone onderdelen vaststelt: niet tussen twee speeches een half uur stilte laten vallen, het diner niet tot negen uur oprekken als er kinderen van gasten meekomen.
Dit is waar de rollen in het dossier verschil maken. Jullie tweeën zien en beheren het hele dossier: budget, gastenlijst, contracten, alles. Een getuige die met kinderen bezig is, hoeft daar niet doorheen te zoeken en hoeft het budget niet te zien. Je geeft die persoon toegang tot precies het onderdeel waar hij verantwoordelijk voor is, in dit geval het moment in de ceremonie waar het kind een rol heeft, of het deel van het draaiboek rond het diner en de avond. Niet tot de gastenlijst, niet tot de betalingen, niet tot de correspondentie met de trouwlocatie.
Een voorbeeld uit de praktijk: de zus van de bruid neemt de bloemenmeisjes voor haar rekening, van het jurkje tot de instructie vooraf. Je zet haar op een rol die toegang geeft tot dat deel van de ceremonie, met de tijd en de volgorde van dat moment. Zij ziet niet wat de trouwlocatie kost en niet wie er nog moet reageren op de uitnodiging. Ze ziet wat ze nodig heeft om haar taak te doen, en niets daaromheen. Dat is een ander gebruik van dezelfde rollenfunctie dan bij een weddingplanner of een ouder die de catering regelt: hier is het onderdeel klein en tijdgebonden, dus de toegang is dat ook.
Er is geen apart blok voor kinderen als categorie, en dat is geen gemis. De rol van een kind bij de ceremonie hoort bij het blok ceremonie. Een eventuele oppas of kinderopvang tijdens het feest is, als je die inhuurt, een leverancier die je zelf toevoegt via een eigen blok, met een naam, een telefoonnummer en een bedrag zoals elke andere post. Er is geen gids met kinderentertainment of oppasdiensten; wie iemand heeft, voegt die handmatig toe zoals bij elke leverancier die niet in de standaardlijst voorkomt.
Wat er wel misgaat als je dit niet vastlegt, is voorspelbaar. De ringendrager weet niet wanneer hij moet lopen omdat niemand het exact heeft opgeschreven, en degene die hem begeleidt, ontdekt dat pas als de ceremonie al bijna begint. Of het diner loopt uit, er is geen aparte kindermaaltijd besproken met de cateraar, en een kind van vier zit om acht uur nog te wachten op iets te eten terwijl de volwassenen aan de derde gang zitten. Dat laatste is geen kwestie van meer regelen, het is een kwestie van het op tijd met de cateraar afspreken en die afspraak vastleggen bij de post catering, met tijd en aantal, zodat het niet een mondelinge belofte blijft die niemand meer controleert.
Als er kinderen van gasten komen die geen rol hebben, is het enige wat hoeft, dat je bij het opstellen van het draaiboek rekening houdt met hun aanwezigheid: niet te lange stiltes, een duidelijk moment waarop het formele deel overgaat in het informele. Dat vraagt geen extra functie, dat vraagt dat je het draaiboek met die blik doorleest voordat je het vaststelt.
Het werk zit dus in twee stappen. Eerst zet je de rol van het kind op de plek waar die daadwerkelijk gebeurt, in de ceremonie, met tijd en volgorde. Daarna geef je, als iemand anders die rol begeleidt, toegang tot precies dat onderdeel en niet tot de rest van het dossier. Zo weet degene die de bloemenmeisjes klaarmaakt wanneer ze moet komen, zonder dat ze eerst door het hele draaiboek moet zoeken of moet vragen wat er nog meer speelt.