Bruidswarenhuis
Je zus wil de muziek regelen. Je beste vriend wil bellen met de cateraar. Je schoonmoeder wil de tafelschikking doen, maar niet je budget zien. Dat is precies waar dit systeem voor is gebouwd: je geeft iemand toegang tot het onderdeel waar hij over gaat, en tot niets anders.
Dat instellen doe je bij de trouwrollen. Daar wijs je iemand een blok toe, bijvoorbeeld muziek of catering, en die persoon krijgt een eigen inlog waarmee hij alleen dat blok ziet en kan bewerken. Hij komt niet in je gastenlijst, niet in je budget, niet in je trouwdagboek. Hij ziet het blok dat hem is toegewezen, met de gids en de leverancier die daarbij horen, en verder niets.
Zonder die scheiding is hulp vragen bij een bruiloft vaak alles-of-niets. Je geeft iemand je inloggegevens, of je stuurt schermafbeeldingen, of je laat hem meekijken op je telefoon terwijl hij toevallig ook je aanbetaling aan de trouwlocatie ziet staan. Dat laatste wil je niet altijd. Misschien is het bedrag pijnlijk, misschien is de afspraak met een leverancier nog niet rond, misschien wil je gewoon dat je vriend zich focust op wat hij doet en niet meedenkt over dingen die niet zijn taak zijn. Met een rol die alleen toegang geeft tot één blok, hoef je daar niet over na te denken. Hij ziet wat hij nodig heeft om zijn taak te doen, en niets waarmee hij zich zorgen kan maken over jullie budget of jullie andere keuzes.
Stel, je getuige biedt aan om de trouwauto uit te zoeken. Je maakt daarvoor het blok trouwauto aan, zoals bij elke keuze in het dossier. Bij dat blok staat een gids met leveranciers, met hun website en telefoonnummer, zodat hij niet zelf hoeft te zoeken. Je geeft hem toegang tot precies dat blok. Hij belt rond, vergelijkt twee aanbieders, en zet de leverancier die jullie kiezen in het blok. Die keuze wordt automatisch een post in het budget, met de naam van de leverancier en de categorie erbij. Jij vult het bedrag en de betaaldatum in, want dat hoort niet bij zijn taak. Hij heeft zijn deel gedaan zonder dat hij ooit heeft gezien wat de jurk kost of wanneer de aanbetaling aan de cateraar moet.
De tafelschikking is gebaseerd op de gastenlijst, en die gastenlijst bouw je op uit de Excel-bestanden die je uploadt. Wil je moeder meedenken over wie naast wie zit, dan geef je haar toegang tot dat onderdeel. Ze ziet de namen en de standen: wie komt, wie komt misschien, wie heeft afgezegd. Ze ziet niet welke fotograaf jullie hebben gekozen of wat de trouwkaarten hebben gekost. Voor haar taak heeft ze dat ook niet nodig. Zonder die scheiding zou je een keuze moeten maken tussen haar helemaal buitensluiten, of haar toegang geven tot het complete dossier inclusief onderdelen die niets met tafels te maken hebben.
Zonder rollen kom je vaak in een tussenvorm terecht die niemand goed uitkomt. Je stuurt losse berichten met wat iemand moet weten, of je laat hem meekijken op een gedeeld scherm, en dan zie je toch dat hij een blik werpt op iets dat niet voor hem was. Of je doet het andere uiterste: je regelt alles zelf, ook de dingen die iemand met liefde had overgenomen, omdat het instellen van gedeelde toegang je te veel gedoe leek. Beide uitkomsten kosten meer tijd dan het toewijzen van één rol aan één blok.
Je hoeft niet voor elke helper een nieuw account met een volledig eigen wachtwoordbeheer op te zetten buiten het systeem om; de rollen zitten al in het dossier. Je hoeft ook niet bang te zijn dat een helper per ongeluk iets aanpast in een ander blok: hij komt daar simpelweg niet in. En je hoeft niet iedereen dezelfde rol te geven. De ene helper krijgt toegang tot muziek, de andere tot catering, en dat kan gelijktijdig naast elkaar bestaan zonder dat ze elkaars werk zien, tenzij je daar zelf voor kiest.
Niet elke taak is groot genoeg voor een eigen rol. Als je zwager aanbiedt om drie keer te bellen met de bloemist omdat hij toevallig die contacten heeft, is een volledige rol instellen meer moeite dan het waard. Dan is het net zo makkelijk om die informatie zelf door te geven en het blok bloemen in eigen beheer te houden. Rollen zijn vooral nuttig bij taken die langer lopen en waarbij iemand echt met het systeem gaat werken: iemand die weken bezig is met het uitzoeken van de trouwlocatie, of die de tafelschikking helemaal opzet aan de hand van de gastenlijst. Voor een eenmalig telefoontje is een rol overkill.
Jullie tweeën, als bruidspaar, hebben elk een eigen account op hetzelfde dossier en zien daarin alles: budget, gastenlijst, moodboard, draaiboek, dagboek, de kluis met offertes. Dat is een ander soort toegang dan de rollen die je aan ouders, getuigen of helpers geeft. Zij zien alleen het onderdeel waarvoor je ze hebt uitgenodigd. Die twee niveaus lopen niet in elkaar over: een helper wordt nooit per ongeluk een derde hoofdaccount, en jullie eigen accounts worden nooit beperkt tot één blok.
Maak eerst het blok aan voor de taak die je wilt uitbesteden, als dat blok nog niet bestaat. Wijs daarna in de trouwrollen die persoon toe aan dat specifieke blok. Vertel hem waar hij kan inloggen en welk onderdeel op hem wacht. De rest van het dossier blijft gewoon zichtbaar voor jullie twee, en verborgen voor hem, tot je besluit dat hij meer moet zien.