Bruidswarenhuis
Er komt een moment waarop het paar niet meer alles zelf kan doen. Iemand belt de fotograaf terug, iemand houdt de gastenlijst bij tijdens de laatste weken, iemand zorgt dat de trouwauto op tijd staat. Dat zijn geen taken voor de trouwambtenaar of de weddingplanner, dat zijn taken voor een vriend. En daar zit meteen de vraag die deze pagina beantwoordt: hoe geef je die vriend toegang tot precies dat stukje, zonder dat hij het budget ziet, de kluis met contracten, of de post over de huwelijksnacht.
In het dossier zijn dat de trouwrollen. Je maakt een account aan voor die vriend en je koppelt dat account aan één blok, niet aan het hele dossier. Wijst iemand de gastenlijst toe, dan ziet hij de gastenlijst: wie is uitgenodigd, wie komt, wie komt misschien. Hij ziet niet wat de trouwlocatie kost of wanneer de aanbetaling voor de catering moet worden overgemaakt. Dat onderscheid is niet decoratief. Het bepaalt of je iemand om hulp kunt vragen zonder dat je privacy of overzicht inlevert.
Het alternatief is dat je de vriend gewoon je inloggegevens geeft, of hem toevoegt als tweede accounthouder zoals dat voor de partner bedoeld is. Dat werkt voor twee mensen die samen de hele bruiloft plannen, niet voor een vriend die alleen de muziek regelt. Geef je hem volledige toegang, dan ziet hij ook wat de bruidsjurk heeft gekost, wat er nog openstaat bij de fotograaf, en misschien ook de post over de bruidslingerie. Dat is niet erg omdat het geheim moet blijven, het is erg omdat het niet zijn taak is en hij nu door informatie moet scrollen die niets met zijn rol te maken heeft. Een vriend die alleen naar het blok "muziek" wil kijken om te checken of de DJ al een bevestiging heeft gestuurd, moet daar zonder omweg kunnen komen.
Een voorbeeld: een getuige die de trouwkaarten verstuurt. Die heeft de gastenlijst nodig om adressen te kunnen matchen met namen, en hij moet kunnen zien welke kaart al verstuurd is. Hij heeft niets te zoeken bij de post over de trouwauto of het bedrag dat is afgesproken met de cateraar. Wijs je hem toe aan het blok trouwkaarten en de gastenlijst, dan werkt hij daar zelfstandig, en de rest van het dossier blijft gesloten voor hem. Dat is het verschil tussen hulp vragen en de regie helemaal uit handen geven.
Ouders zijn een ander voorbeeld, en vaak een gevoeliger. Een moeder die meebetaalt aan de trouwlocatie wil misschien zien wat daar openstaat, zonder dat ze meekijkt op elke andere post. Geef je haar toegang tot het blok trouwlocatie, dan ziet ze precies dat deel van het budget: het bedrag, de datum van de restbetaling, de leverancier. De rest van het dossier, van de bruidskleding tot het draaiboek, blijft voor haar dicht. Dat voorkomt een gesprek dat niemand wil voeren over waarom oma's cadeau duurder was dan verwacht terwijl dat op een heel ander blok stond.
Het toewijzen van een rol maakt van een vriend geen planner. Hij krijgt geen overzicht van het hele dossier met een paar velden erbij verborgen, hij krijgt toegang tot het blok zelf, met de bijbehorende gids van leveranciers als die er is, en de budgetpost die bij dat blok hoort. Wil je dat hij ook de kluis met het contract van die leverancier inziet, dan is dat iets wat je apart regelt; standaard hoort daar niet automatisch bij wat er in een ander onderdeel van het dossier staat.
Dit werkt ook de andere kant op. Een vriend die zegt dat hij "wel even helpt met de bruiloft" zonder dat je afspreekt met welk blok, krijgt in de praktijk niets toegewezen en kan dus ook niets bijwerken. Help vragen zonder een taak te koppelen aan een rol levert een goedbedoelende vriend op die niet weet waar hij moet kijken, en een paar dat alsnog alles zelf moet bijhouden. De volgorde is dus: eerst bepalen welk blok die vriend op zich neemt, dan pas de rol instellen. Niet andersom.
Niet elke vriend die een handje helpt, heeft een eigen rol nodig. Een vriend die op de dag zelf de gasten naar hun tafel wijst, heeft de tafelschikking nodig, maar die kun je ook gewoon uitprinten of doorsturen als beeld. Een rol instellen is bedoeld voor wie gedurende de aanloop zelf iets moet kunnen bijwerken: de status van een gast, de bevestiging van een leverancier, een wijziging in een van de blokken. Voor eenmalige hulp op de dag zelf is een rol overbodig, dat is een kwestie van iets doorgeven en niet van toegang regelen.
Hetzelfde geldt voor een vriend die alleen meedenkt. Iemand die zijn mening geeft over het moodboard hoeft geen account te krijgen om dat moodboard te kunnen zien: je laat het gewoon zien, op een scherm of als export. Een rol is voor wie zelf iets moet bijwerken in het dossier, niet voor wie meekijkt of adviseert. Zet je voor elke vriend die een keer meedenkt een rol op, dan houd je meer accounts bij dan taken, en dat is precies het soort administratie waar dit onderdeel juist van af moet helpen.
Het paar bepaalt eerst welk blok een vriend krijgt: de gastenlijst, het draaiboek, een van de blokken zoals muziek of entertainment. Daarna maak je voor die vriend een toegang aan die aan dat blok gekoppeld is. Heeft die vriend twee taken, bijvoorbeeld de gastenlijst en de trouwwebsite omdat die twee met elkaar samenhangen, dan koppel je beide blokken aan zijn toegang. Zo blijft precies zichtbaar wie waarvoor verantwoordelijk is, en kun je bij een vraag van een leverancier of een familielid meteen zien bij wie die vraag moet landen.
Dat overzicht is ook prettig op een ander moment: als het paar zelf even geen tijd heeft, is het duidelijk wie op dat moment welk deel van de bruiloft in de gaten houdt. Niet omdat iemand alles moet controleren, maar omdat de taakverdeling ergens vastligt en niet alleen in een appgroep zit die na de bruiloft toch weer wordt uitgezet.