Bruidswarenhuis
In de laatste week voor de bruiloft draait het budget niet meer om plannen, maar om afronden. Alles wat aan leveranciers, locatie en diensten is toegezegd, moet nu financieel worden afgesloten. Dat is een ander soort werk dan de weken daarvoor. Je stelt niets meer samen, je bevestigt en je draagt over.
De post die in deze week het vaakst nog openstaat, is de restbetaling. Bij veel onderdelen is de aanbetaling maanden eerder al gedaan, bij het boeken van de trouwlocatie of bij het vastleggen van de fotograaf. Het restant staat daar in het budget als apart bedrag genoteerd, met een eigen datum. Die datum is nu. Loop per blok op de startpagina van het dossier langs of het bedrag bij de restbetaling overeenkomt met wat er op de laatste factuur staat, en of het al is overgemaakt of nog moet.
Bij catering ligt dat vaak scherp, omdat het bedrag pas na de definitieve gastenlijst wordt vastgesteld. Als het aantal gasten in de laatste weken nog is bijgesteld, controleer dan of de post in het budget dat aantal ook weergeeft. Een restbetaling die nog op het oude aantal staat, klopt niet meer, en dat merk je liever nu dan op de dag zelf.
Ook bruidskleding en bruidslingerie hebben vaak een laatste betaling die aan de afhaal- of pasdatum is gekoppeld, niet aan de trouwdag zelf. Die vervalt dus mogelijk al eerder in deze week, niet pas op de vrijdag ervoor. Zet dat bedrag naast de datum die in het budget staat, en niet naast de bruiloftsdatum.
Wat nu niet meer moet gebeuren, is net zo belangrijk als wat wel moet gebeuren. Dit is niet het moment om een blok toe te voegen dat je nog miste, of een nieuwe leverancier te zoeken voor iets dat nog niet ingevuld was. Een ontbrekend onderdeel in deze fase regel je niet meer zelf; je vraagt de weddingplanner, een getuige of een ouder om het over te nemen, of je laat het gewoon weg. Een tafelschikking die nog niet compleet is, wordt deze week niet alsnog uitgedacht. Een leverancier die nog niet reageerde op een eerdere vraag, wordt deze week niet opnieuw benaderd met een nieuwe wens. Alles wat nieuw is, kost tijd om te beoordelen, en die tijd is er niet meer. De vraag is nu telkens: is dit een bevestiging van iets dat al vaststaat, of is dit iets dat nog moet worden bedacht? Alleen het eerste past in deze week.
Overdragen betekent hier concreet dat iemand anders dan het bruidspaar zelf op de dag de laatste handelingen doet. Als de restbetaling aan de trouwauto per bank op de dag zelf moet, is het bruidspaar daar niet de aangewezen persoon voor. Geef dat bedrag, de rekening en de datum door aan wie de rol van getuige of planner heeft, en zet in het dossier bij die post wie dit overneemt. Bij een systeem waarin twee accounts op één dossier toegang hebben, is dat een kwestie van de post markeren zodat de ander weet dat hij openstaat en voor wie.
Niet elke post hoeft deze week aandacht. Wat pas na de bruiloft wordt gefactureerd, zoals nabewerking van foto's of een fotoalbum, staat terecht nog los. Daar hoef je nu niets mee, en het is geen achterstand als die datum nog in de toekomst ligt. Het onderscheid dat telt is niet of een bedrag nog openstaat, maar of de vervaldatum in deze week of eerder ligt. Het budget rekent per post uit wat nog open is; die uitkomst is deze week de enige die je nodig hebt, niet de vraag of er ergens nog iets ontbreekt dat je liever anders had gedaan.
Bij de aanbetalingen is er in deze week meestal weinig meer te doen, want die zijn eerder al voldaan. Waar dat niet zo is, bijvoorbeeld bij een leverancier die pas laat is vastgelegd, geldt dezelfde regel als bij de restbetaling: het bedrag en de datum staan in het budget, en die datum is leidend, niet het gevoel dat er nog tijd is omdat de bruiloft zelf nog een paar dagen weg is.
Wie spaart voor de laatste kosten en de maandelijkse vraag over dat sparen deze maand met nee heeft beantwoord, heeft in het systeem al kunnen aangeven of het gemiste bedrag over de resterende maanden werd verdeeld. In de laatste week heeft dat geen zin meer, er zijn geen resterende maanden. Wat nu ontbreekt aan het spaarbedrag, moet uit iets anders komen, en dat is een gesprek tussen jullie twee, niet iets wat het systeem nog kan herverdelen.
De kluis met offertes en contracten is deze week het rustpunt, niet de bron van nieuwe vragen. Als een bedrag in het budget niet overeenkomt met wat op de factuur staat, is de oorspronkelijke offerte in de kluis het uitgangspunt, niet een nieuw gesprek met de leverancier over wat redelijk zou zijn. Bevestigen betekent hier: nagaan of het klopt volgens wat al vastligt, niet onderhandelen over wat beter zou passen.
De volgorde voor deze week is dus simpel, ook als de hoeveelheid posten dat niet meteen laat zien. Eerst de restbetalingen met een vervaldatum in deze week, gecontroleerd tegen de laatste factuur. Dan de aanbetalingen die nog open staan, als die er zijn. Dan de overdracht van wat op de dag zelf nog moet worden afgehandeld, aan wie dat overneemt. En daarna niets meer toevoegen. Wat er nu nog ontbreekt, wordt deze week niet alsnog compleet gemaakt, het wordt hoogstens doorgegeven aan iemand die er op de dag zelf naar kan kijken.