Bruidswarenhuis
De laatste week is geen week om iets te regelen. Alles wat nog opgezet moest worden, had vorige week al moeten staan. Deze week bel je alleen nog om te bevestigen wat vaststaat, en om over te dragen wie op de dag zelf het aanspreekpunt is. Dat onderscheid is belangrijk, want het bepaalt wat je wel en niet aan de telefoon doet.
Bevestigen betekent: je checkt of de afspraak die in het blok staat nog klopt. Bij de cateraar is dat het aantal gasten, en dat aantal komt niet uit je hoofd maar uit de gastenlijst zoals die er nu bijstaat, met de standen komt, komt niet en komt misschien. Heb je twintig man op komt misschien staan en die zijn inmiddels naar komt niet verplaatst, dan is dat de belangrijkste update die je de cateraar deze week geeft. Niet het aantal dat je drie maanden geleden doorgaf.
Bij de fotograaf bevestig je het tijdstip en de locatie, niet de sfeer of de stijl van de foto's. Die keuzes had je al gemaakt, eventueel met een moodboard erbij om te laten zien wat je bedoelde. Deze week gaat het telefoontje over hoe laat hij of zij er moet zijn, waar precies, en of er iets in het draaiboek is veranderd sinds jullie dat voor het laatst deelden. Is het draaiboek uur voor uur al ingevuld, dan is dat het enige dat je hoeft door te sturen of voor te lezen. Staat er nog iets vaag in, dan vul je dat eerst zelf in voordat je belt, want een fotograaf die zelf moet raden wanneer de ceremonie begint, kan niet bevestigen wat niet vaststaat.
Overdragen is het tweede deel van dit telefoontje, en dat wordt vaak overgeslagen. Overdragen betekent dat je zegt wie er op de dag zelf gebeld wordt als er iets is, en dat dat niet de bruid of de bruidegom is. Heb je een getuige toegang gegeven tot het draaiboek, dan is dit het moment om dat expliciet te maken bij elke leverancier: bij vragen over het tijdschema, bel deze persoon, hier is het nummer. Voor de bruidstaart is dat misschien degene die de locatie inricht, voor de muziek degene die de zaal beheert. Dat hoeft niet voor elk blok dezelfde persoon te zijn, en het hoeft ook niet ingewikkeld te zijn: één naam en één nummer per leverancier is genoeg.
Wat je deze week niet meer doet, is net zo belangrijk als wat je wel doet. Geen leverancier meer toevoegen die er nog niet stond, ook niet als iemand in de familie op het laatste moment met een goed idee komt voor entertainment of een extra fotograaf. Is er een tweede nodig, dan is dat een blok dat weken eerder erbij had moeten komen. Nu nog een nieuwe leverancier zoeken via de keuzelijst en dan meteen willen laten leveren, is vragen om een leverancier die niet weet wat er speelt, tegen een tarief dat niet meer te vergelijken is met wat je voor de rest hebt afgesproken.
Geen wijzigingen meer in wat er besteld is, zeker niet bij bruidskleding, bruidsschoenen of bruidslingerie. Een laatste aanpassing aan de jurk voelt klein, maar de kleermaker plant zijn week niet meer om jullie idee heen. Wil er echt iets anders, dan is de vraag aan de leverancier niet kunt u dit nog aanpassen, maar wat gebeurt er als dit niet meer kan, en kun je daar deze week mee leven.
Geen onderhandelingen meer over de prijs. Die horen bij het moment dat de offerte binnenkwam en in de kluis werd gezet naast het contract. Bel je nu nog over het bedrag, dan gaat dat telefoontje niet meer over overtuigen, maar over het bevestigen van wat er in het budget al als post staat: het totaalbedrag, de aanbetaling die al verrekend is, en de restbetaling die nog open staat met een datum erbij. Klopt die datum nog met wat de leverancier nu zegt, dan hoef je niets te doen. Is er onduidelijkheid over of de restbetaling voor of na de bruiloft moet, dan is dat de enige geldvraag die deze week nog aan de telefoon thuishoort.
Geen nieuwe afspraken over de trouwlocatie of de ceremonie zelf. Waar de trouwambtenaar moet staan, hoe laat die er moet zijn, of er een geluidsinstallatie nodig is voor de muziek: dat lag al vast op het moment dat het draaiboek werd ingevuld. Bel je de trouwambtenaar deze week, dan is dat om te horen of hij of zij de laatste versie van het draaiboek heeft ontvangen, niet om nog iets aan de tekst van de ceremonie te veranderen.
Een concreet voorbeeld maakt het verschil tussen bevestigen en beginnen duidelijk. Stel, de trouwauto is geregeld voor half twee, maar de fotograaf wil om half twee juist beelden maken bij het huis van de bruid. Dat is geen nieuw probleem dat om een nieuwe leverancier vraagt, het is een kwestie van vijftien minuten schuiven in het bestaande schema. Je past het draaiboek aan, stuurt de nieuwe tijd naar de chauffeur en de fotograaf, en klaar. Zoek je in plaats daarvan naar een tweede auto omdat je denkt dat er meer tijd nodig is, dan maak je een nieuw probleem van iets dat met een telefoontje was opgelost.
De volgorde voor deze week is dus vast. Eerst het budget erbij pakken en per leverancier checken of het bedrag, de aanbetaling en de restbetaling nog kloppen met wat er nu wordt gezegd. Dan de gastenlijst erbij pakken voor iedereen die met een aantal werkt, cateraar voorop. Dan het draaiboek erbij pakken en voor elk blok controleren of tijd en locatie nog kloppen. Pas als die drie kloppen, bel je, en dan gaat het telefoontje alleen nog over bevestigen en over wie er op de dag zelf het eerste aanspreekpunt is.
Wat wél nog kan wachten tot de laatste dagen, is het afronden van kleine details die geen leverancier nodig hebben: een laatste blik op de tafelschikking, een aanvulling in het trouwdagboek, iemand die nog moet reageren op de trouwwebsite met een definitief antwoord. Dat soort dingen hoort niet bij het telefoontje naar de leveranciers, en het is prettig om dat ook zo te laten. Het ene gaat over bevestigen bij anderen, het andere over afronden bij jullie zelf. Door die twee niet te vermengen, blijft het overzichtelijk wie je deze week nog spreekt, en waarover je juist niet meer belt.