Wijzigingen doorgeven in Onze keuzes

Een keuze staat op de home als blok: fotograaf, catering, trouwlocatie, en zo verder. Op het moment dat je iets in dat blok verandert, van leverancier wisselt of een keuze intrekt, is de vraag niet of dat mag, maar wat daarmee moet gebeuren in de rest van het dossier. Deze pagina gaat alleen daarover: hoe een wijziging in een blok terechtkomt bij de dingen die van dat blok afhangen.

Een blok is geen los kaartje. Zodra je een leverancier aan een blok koppelt, ontstaat daaruit een post in het budget, met die leverancier, het bedrag en de betaaldata. Wijzig je de leverancier in het blok, dan wijzigt de naam die aan die budgetpost hangt mee. Je past dus één plek aan, het blok, en het budget volgt. Zou je in plaats daarvan alleen het bedrag in het budget aanpassen zonder het blok te wijzigen, dan klopt het bedrag misschien, maar staat er nog de oude leverancier bij vermeld. Voor wie later terugkijkt waarom een post is veranderd, is dat verwarrend. De regel is daarom simpel: de wijziging begint bij het blok, niet bij de budgetregel.

Een voorbeeld. Jullie hadden een cateraar geboekt voor vijfenzestig gasten en die keuze stond als blok op de home, met een bijbehorende post in het budget voor de aanbetaling. Na een verbouwing bij de locatie moet de cateraar wisselen. Je opent het blok, vervangt de leverancier, en de naam in de budgetpost verandert automatisch mee. Wat niet automatisch meeverandert is het bedrag zelf: de nieuwe cateraar heeft een andere prijs, dus die aanbetaling en restbetaling vul je opnieuw in. Het systeem onthoudt niet vanzelf wat de nieuwe afspraak kost, dat vul je in zoals je dat bij elke andere post doet.

Het blok toevoegen werkt op dezelfde manier terug. Stel dat jullie besluiten om, naast de vaste fotograaf, ook een videograaf te boeken. Je zet daarvoor een nieuw blok bij via 'Blok toevoegen', kiest uit de lijst of neemt 'anders' als het er niet bijstaat, en koppelt er een leverancier aan. Vanaf dat moment bestaat er een aparte budgetpost voor de videograaf, los van de fotograaf. Verwijder je een blok weer, dan verdwijnt ook de bijbehorende post uit het budget; er blijft geen leeg regeltje achter dat je vergeet te verwijderen.

Als jullie de trouwlocatie wijzigen, raakt dat meer dan alleen dat ene blok. De trouwauto moet ergens anders aankomen, de trouwambtenaar moet de nieuwe locatie weten, en de gasten die via de trouwwebsite al hadden gezien waar de ceremonie is, moeten het nieuwe adres zien. Het systeem koppelt die blokken niet automatisch aan elkaar: als je de locatie wijzigt, verandert dat niet vanzelf wat er bij het blok trouwauto of trouwambtenaar staat. Dat zijn losse blokken, en elk blok wijzig je apart. Wat wel gebeurt: zodra je de trouwwebsite bijwerkt met het nieuwe adres, zien gasten die daar hun antwoord invullen de juiste locatie. Wie de blokken niet een voor een naloopt na een grote wijziging, loopt het risico dat de trouwauto naar het oude adres rijdt terwijl de rest van het dossier al is bijgewerkt.

De kluis werkt onafhankelijk van de blokken. Daar bewaar je offertes en contracten, en die documenten veranderen niet mee als je een blok wijzigt. Heb je een nieuwe offerte van de vervangende cateraar, dan voeg je die zelf toe aan de kluis; de oude offerte van de vorige cateraar blijft daar ook staan, tenzij je die zelf verwijdert. Voor wie later precies wil nagaan wat er met wie is afgesproken, is het dus verstandig om bij elke gewijzigde keuze ook de kluis even bij te werken, al doet het systeem dat niet automatisch voor je.

Bij een dossier met twee accounts is er nog een praktische kant aan wijzigingen doorgeven. Wijzigt een van jullie een blok, dan ziet de ander diezelfde wijziging zodra die inlogt, zoals ook geldt voor de rest van het dossier dat jullie samen zien. Er is geen apart bericht dat zegt dat er iets is veranderd; wie wil weten of de ander iets heeft aangepast, kijkt op de home naar de blokken en in het budget naar de posten. Voor ouders, getuigen of helpers met toegang tot een specifiek deel geldt hetzelfde: zij zien in hun deel de actuele stand, niet een melding dat er iets is gewijzigd.

Niet elke wijziging is groot genoeg om het hele dossier langs te lopen. Verandert alleen het telefoonnummer van een leverancier, dan pas je dat in het blok aan en is dat verder een kwestie van de juiste gegevens hebben staan; er is geen reden om daarvoor het budget of de kluis te controleren. Andersom, bij een wijziging die het aantal gasten raakt, zoals een kleinere locatie, is het wel de moeite om ook bij de gastenlijst te kijken of de aantallen nog kloppen, iets wat wij verder uitwerken bij [samen met de gastenlijst](/plannen/systeem/onze-keuzes/samen-met-gasten). Het onderscheid tussen die twee gevallen is waar je tijd aan verspilt als je het niet maakt: niet elke aanpassing in een blok vraagt om een ronde langs de rest van het dossier, maar een wijziging die aantallen, data of het adres van de dag raakt, wel.

Wat een gewijzigd blok je uiteindelijk bespaart, is dat je niet apart moet onthouden welke post in het budget bij welke leverancier hoort. Omdat elk blok een post op zichzelf is, met de leverancier, de categorie en de betaaldata erbij, is een blok wijzigen ook het budget wijzigen, in plaats van twee losse dingen die je los van elkaar moet bijhouden en die uiteen kunnen gaan lopen. Dat is het verschil met een spreadsheet waarin je leverancier en bedrag los van elkaar hebt staan: daar moet je zelf onthouden dat een naamswijziging op twee plekken moet worden doorgevoerd. Hier hoeft dat maar op één plek, in het blok zelf, en de rest van het dossier dat op dat blok is gebaseerd, sluit daarbij aan zonder dat je het budget zelf hoeft te herschrijven.